Newsy

Dobrze zorganizowana przeprowadzka do nowej siedziby nie zaburzy pracy przedsiębiorstwa. Potrzeba na to co najmniej 8–12 miesięcy

2017-09-27  |  06:30
Mówi:Kajetan Michalski, senior property broker, Nuvalu Polska

Monika Szawernowska, prezes zarządu, Concept Space

  • MP4
  • Wybór odpowiedniej przestrzeni na biuro firmy i jej właściwe zaaranżowanie decydują o komforcie pracy, samopoczuciu, a w rezultacie – o zaangażowaniu i lojalności pracowników. Sam wybór to jednak nie wszystko. Eksperci zauważają, że ważne jest także sprawne zorganizowanie przeprowadzki, począwszy od rozpoczęcia poszukiwania nowej lokalizacji, a skończywszy na dostosowaniu wnętrza do potrzeb firmy. Na cały ten proces potrzeba co najmniej 8–12 miesięcy.

    – Podczas procesu zmiany biura kluczową rolę gra czas – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Kajetan Michalski, senior property broker w firmie Nuvalu Polska, specjalizującej się w doradztwie przy szukaniu, wyborze i aranżowaniu pomieszczeń komercyjnych. – Założenia, pomysły i wizja nie są tak ważne jak czas, ponieważ 8–12 miesięcy przed końcem danej umowy najmu to najkrótszy czas, który pozwala na wykonanie całego procesu racjonalnie i z korzyścią dla najemcy. To jest czas, w którym poszukujemy na rynku najlepszej oferty dla danego klienta. To wcale nie znaczy najtańszej, ale takiej, która spełnia wszystkie jego wymagania i jednocześnie jest korzystna finansowo.

    Według danych firmy Colliers International na koniec I połowy 2017 roku na dziewięciu głównych rynkach w Polsce działało niemal 9,3 mln mkw. powierzchni biur. Tylko w ciągu wspomnianych sześciu miesięcy oddano do użytku 300 tys. mkw. nowych powierzchni biurowych, w tym 130 tys. mkw. w Warszawie. W budowie jest 1,7 mln mkw. powierzchni, z czego 40 proc. w stolicy. Kraków, Wrocław i Łódź to kolejne po Warszawie miasta, w których przybywa najwięcej nowoczesnych wnętrz komercyjnych. Firmy korzystają z tej podaży i chętnie zmieniają siedziby na bardziej nowoczesne. Nie zawsze jednak w przemyślany sposób.

    – Czynnikiem numer dwa jest partner do takiego działania. Naturalne jest to, że dany office manager czy dyrektor biura nie zna się na wszystkim i potrzebuje w tym pomocy. Na samym końcu, aby wszystkie zaplanowane etapy szły zgodnie z planem, ważne jest, aby mieć ogólną strategię tego procesu chociażby w formie harmonogramu i podążać wytyczonymi krokami, zamykać dane etapy – podpowiada Michalski.

    Także sprawność samego procesu fizycznej przeprowadzki zależy od organizacji: zamiast np. dwóch pełnych dni, w czasie których firma praktycznie zmuszona jest zawiesić działalność, Nuvalu poleca przeprowadzkę trwającą po sześć godzin w ciągu trzech weekendów, przy czym najpierw przenosi się bierne składniki mienia, a na końcu same miejsca pracy. Najważniejsze jednak jest przemyślenie organizacji przestrzeni pod kątem potrzeb pracowników i ich zadań.

    – Z naszej perspektywy obecnie wszystkim aranżacjom przyświeca wytypowanie stref socjalnych. Kładzie się duży nacisk na to, aby zapewnić jak największy komfort pracownikowi podczas kilkugodzinnego dnia pracy, wyposażając te strefy w najróżniejsze elementy typu meble, siedziska, sprzęt do wypoczynku czy do grania, np. PlayStation, bilard, piłkarzyki – informuje Monika Szawernowska, prezes zarządu Concept Space. – Najważniejszym elementem jest przeniesienie wszystkich pozytywnych elementów z obecnego biura i zastosowanie ich w nowym, ale też wyrzucenie wszystkiego, co w starym biurze nam się nie podoba, co się nie sprawdziło.

    Dobry projekt nie powinien zatem być wytworem fantazji czy ekstrawagancji architekta, lecz skutkiem realnych potrzeb najemcy, który musi projektanta o nich poinformować zanim ten przystąpi do aranżowania wnętrza. W zależności od specyfiki pracy różny jest bowiem podział przestrzeni na mniejsze powierzchnie, rodzaj oświetlenia, kolorystyka, elementy wykończenia czy izolacja od hałasu.

    – Dobre biuro to takie, które nie ma za dużo krzykliwych elementów. One na początku są fajne i przyjazne dla oka, natomiast spędzenie ośmiu godzin w bardzo kolorowej przestrzeni powoduje, że nie jesteśmy w stanie się skupić – przestrzega Szawernowska. – Duża część naszych klientów chce mieć biura loftowe, z otwartym sufitem. Jednak jeśli w starym budynku nie dopilnujemy tego w trakcie prac budowlanych, może się okazać, że później praca bez sufitu podwieszonego jest bardzo uciążliwa, bo jest bardzo głośno.

    Kolejnym elementem jest kwestia perspektywy rozwoju firmy. Jeśli w ciągu kolejnych kilku lat przedsiębiorstwo rozwinie się na tyle, że zwiększy liczbę pracowników, liczbę działów, wchłonie inną firmę, rozbuduje portfolio usług, to przestrzeń biurowa powinna to uwzględniać. Dlatego lepiej jest zdecydować się na ruchome ścianki – parawany niż na ściany z płyty gipsowo-kartonowej, które choć lekkie, są jednak nieprzesuwne.

    – Niedobry projekt nie będzie zwracał uwagi na te elementy, a będzie trochę pokazówką, czymś, czym można się pochwalić na początku. Jednak po pół roku ludzie zaczynają myśleć już o tym, że chcieliby mieć komfort wokół swojego stanowiska pracy, dobrą salę konferencyjną, która będzie spełniała warunki akustyczne, dobre doświetlenie, fajną wykładzinę, która będzie przez 5 lat najmu wyglądała tak samo. Na te wszystkie elementy naprawdę trzeba zwracać uwagę – reasumuje prezes Concept Space.

    Czytaj także

    Kalendarium

    Więcej ważnych informacji

    Kongres MOVE

    Jedynka Newserii

    Jedynka Newserii

    Infrastruktura

    Sektor ochrony zdrowia odpowiada za większe emisje CO2 niż lotnictwo. Zielone zmiany wymagają drastycznego przyspieszenia

    Sektor ochrony zdrowia ponosi znaczące konsekwencje wynikające z rosnącej liczby ekstremalnych zjawisk klimatycznych, ale też poważnego zanieczyszczenia powietrza, a koszty z tym związane będą rosły. Z drugiej strony sam sektor też się przyczynia do zmian klimatycznych – odpowiada za 4 proc. emisji CO2, czym wyprzedza takie branże jak żegluga czy lotnictwo. O potrzebie przyspieszenia zielonych zmian w ochronie zdrowia coraz więcej się mówi, ale to wymaga konkretnych działań. Temu ma służyć powołana właśnie do życia Zielona Koalicja dla Zdrowia, w której uczestniczy prawie 30 podmiotów i której patronuje m.in. Narodowy Fundusz Zdrowia.

    Ochrona środowiska

    Nowa kadencja samorządów pod znakiem działań energetycznych i klimatycznych. 15 mld euro z UE może przyspieszyć zmiany w tym zakresie

    Do wyborów samorządowych pozostał nieco ponad tydzień. Jak pokazuje nowy raport Fundacji Instytut na rzecz Ekorozwoju, na samorządowców nadchodzącej kadencji będzie czekać wiele wyzwań związanych z energetyką i polityką klimatyczną, które wynikają zarówno z regulacji UE, jak i oczekiwań społecznych. Jednak w praktyce możliwości aktywnego działania samorządów w tym obszarze są tak szerokie, jak umożliwiają im to regulacje prawne. – Tutaj pewnych rozwiązań po prostu nie ma albo są w dość dokuczliwy sposób szczegółowe i stwarzają samorządom duże trudności. Dlatego potrzebna jest interwencja rządu, żeby umożliwić samorządom aktywne działania – ocenia dr Wojciech Szymalski, prezes Fundacji Instytut na rzecz Ekorozwoju.

    Prawo

    Postęp technologiczny rewolucjonizuje pracę specjalistów ds. finansów. Stają się strategicznymi doradcami biznesu

    Częste zmiany regulacyjne i postęp technologiczny wymuszają na specjalistach ds. finansów ciągłe nabywanie nowych kompetencji, doszkalanie i uaktualnianie swojej wiedzy. Ci, którzy potrafią się dostosować do szybkich zmian i wesprzeć swoimi umiejętnościami rozwój biznesu, mogą jednak liczyć na większe możliwości rozwoju kariery. – Finanse operują w świecie, który coraz szybciej się zmienia. To powoduje, że w przyszłości ludzie z obszaru finansów będą musieli poświęcać dużo więcej energii na to, żeby dotrzymać tempa – mówi Kuba Neneman, head of finance.ai, commercial data science manager w Shellu.

    Partner serwisu

    Instytut Monitorowania Mediów

    Szkolenia

    Akademia Newserii

    Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.