Inteligentne systemy do zarządzania firmą wprowadzają innowacje do biznesu. Są coraz powszechniejsze i prostsze w obsłudze

Biznes przechodzi cyfrową transformację. Dla firm ważnym jej elementem są systemy ERP – cyfrowa baza, która ułatwia zarządzanie przedsiębiorstwem. System rejestruje dane z głównych obszarów działalności firmy, m.in. finansów, księgowości, produkcji i obsługi klienta, łącząc je w spójną bazę. Dzięki temu wspomaga m.in. podejmowanie strategicznych decyzji i realizację zadań przez pracowników. Jednymi z najpowszechniej wykorzystywanych są systemy SAP, jednak firma w 2025 r. zakończy wspieranie starszych wersji systemu ERP. Firmy powinny przed tym terminem przejść na nową wersję systemu, pozwalającą wprowadzić do przedsiębiorstwa elementy uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji.

– Najnowsze technologie są już wokół nas i cechują się dużą dostępnością, dlatego firmy muszą z nich korzystać. Jeśli tego nie zrobią, zostaną w tyle za konkurencją, tracąc przychody. Jeśli ziści się najczarniejszy scenariusz zupełnie – wypadną z rynku – podkreśla w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Biznes Janusz Wawrzyniak, automotive solution architect w Hicron.

Cyfrowa transformacja, oparta na technologiach, stała się już dla biznesu koniecznością niezależnie od branży i wielkości firmy. Warunkuje konkurencyjność przedsiębiorstwa i jego pozycję na rynku, umożliwia tworzenie nowych modeli biznesowych i pozwala lepiej odpowiadać na potrzeby klientów. Według raportu IDC („Worldwide Semiannual Digital Transformation Spending Guide”) – firmy na całym świecie dokonują już znaczących inwestycji w technologie i usługi, które umożliwiają cyfrową transformację ich organizacji i modeli biznesowych. W tym roku globalne wydatki na ten cel mają sięgnąć 1,18 bln dol. – co w porównaniu z poprzednim oznacza prawie 18-procentowy wzrost.

– Transformacja cyfrowa zakłada szerokie wykorzystanie nowych technologii, które mogą być zastosowane w celu usprawnienia modeli biznesowych, a nawet znalezienia nowych, by ulepszyć procesy w ramach organizacji czy poszukiwać nowych możliwości generowania przychodów – mówi Janusz Wawrzyniak.

Ważny element transformacji firm w kierunku cyfrowym to systemy ERP (ang. enterprise resources planning), które wspomagają zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. W uproszczeniu jest to pakiet zintegrowanych narzędzi, które rejestrują dane z najważniejszych obszarów działalności firmy, m.in. finansów, księgowości, kadr, produkcji, obsługi klienta czy wsparcia sprzedaży, łącząc je w spójną bazę. To ułatwia podejmowanie strategicznych decyzji i wspomaga zarządzanie przedsiębiorstwem.

Jednym z obecnie najchętniej wykorzystywanych jest SAP S/4HANA, który pozwala prowadzić biznes w czasie rzeczywistym. Firmowe dane są przetwarzane w pamięci RAM, dzięki czemu narzędzie działa szybciej i eliminuje opóźnienia wynikające z przetwarzania dużej ilości danych, które występują w przestarzałych systemach ERP.

– Z perspektywy biznesowej S/4HANA to cyfrowa baza, która jest fundamentem inteligentnego przedsiębiorstwa. Jej wdrożenie może oznaczać naprawdę znaczące zmiany w firmie, jej procesach i modelu biznesowym. Z tej perspektywy można na to spojrzeć jak na organizacyjną rewolucję – mówi Janusz Wawrzyniak.

Główne korzyści z wdrożenia S/4HANA to możliwość wykorzystania w firmie nowych technologii. System pozwala m.in. na automatyzację zadań, dzięki korzystaniu z rozwiązań angażujących uczenie maszynowe oraz sztuczną inteligencję. Ma też wbudowany moduł analiz, który na podstawie gotowych prognoz i symulacji pozwala użytkownikowi na podejmowanie lepszych decyzji w krótszym czasie.

– S/4HANA to łatwość łączenia się z użytkownikami na różnych urządzeniach za pośrednictwem technologii Internet of Things oraz bezproblemowe nawiązywanie połączeń z różnymi sieciami biznesowymi, dzięki czemu możliwa jest kompleksowa digitalizacja wszystkich procesów w firmie – przekonuje ekspert.

Łatwość i wygodę użytkowania skomplikowanego systemu zapewni nowy interfejs użytkownika Fiori, który pozwoli lepiej wykorzystać innowacje wprowadzone w systemie. Interfejs dostępny jest na wszystkich urządzeniach pracowników – komputerach osobistych, tabletach i smartfonach – zapewniając spójne środowisko pracy.

– Dzięki technologii uczenia maszynowego potrafi poprowadzić użytkownika przez system, sugerując mu najlepsze sposoby pracy w SAP. Użytkownik otrzymuje też powiadomienia o zadaniach, które powinny być wykonane w danym czasie – mówi Janusz Wawrzyniak. – Najnowsza wersja interfejsu Fiori 3 wprowadza do środowiska SAP zupełnie nową technologię SAP CoPilot, czyli cyfrowego asystenta, co pozwala na interakcje z użytkownikiem przy użyciu języka naturalnego – dodaje.

Interfejs Fiori pozwala również na łatwe wprowadzanie mobilnych scenariuszy (np. do zarządzania zadaniami w terenie czy automatyzacji sprzedaży). Dzięki temu pracownicy mogą szybko reagować na zadania niezależnie od czasu i miejsca, w którym się znajdują, np. przy pomocy smartfona.

– Fiori zapewnia wysoką jakość obsługi użytkownika, co przynosi faktyczne korzyści dla firmy. Są to korzyści finansowe, wynikające z efektywniejszej pracy użytkowników w nowym interfejsie, oszczędności w zakresie szkoleń oraz zyski związane z pracą na danych w czasie rzeczywistym i terminowym realizowaniem zadań dzięki różnorodnym powiadomieniom. Interfejs nie wymaga żadnych objaśnień i nie sprzyja popełnianiu błędów podczas pracy w systemie SAP. Z drugiej strony mamy korzyści personalne, ponieważ dobry interfejs wpływa na zadowolenie użytkowników i zaangażowanie w pracę oraz wzajemne relacje zarówno wewnątrz firmy, jak i z działem informatycznym – mówi Janusz Wawrzyniak.

SAP do 2025 roku zakończy wspieranie starszych wersji systemu ERP. To oznacza, że firmy, które chcą dalej korzystać z aktualizacji i nowych funkcjonalności, będą musiały wdrożyć S/4HANA przed tym terminem. W przeciwnym wypadku ich oprogramowanie nie będzie wspierane m.in. pod kątem obsługi błędów wynikających ze zmieniającego się ustawodawstwa czy nowych możliwości technologicznych.

– Po 2025 r. klienci nie będą mogli już korzystać z oficjalnej pomocy technicznej SAP ani z aktualizacji zabezpieczeń. Podjęcie decyzji zależy od konkretnych sytuacji, ale zalecany jest scenariusz konwersji na S/4HANA. Oficjalne wsparcie techniczne to jedno, a posiadanie o wiele większej gamy rozwiązań cyfrowych do usprawnienia naszej działalności to drugie – podkreśla ekspert.