Komunikaty PR

Ochrona danych osobowych w programach wsparcia sprzedaży

2013-10-23  |  12:10
Biuro prasowe
Kontakt
ConTrust
Communication

ul. 1 sierpnia 6A
02-134 Warszawa
contact|contrust.pl| |contact|contrust.pl
+48 22 370 28 87
media.contrust.pl

Rosnąca świadomość społeczeństwa, szybki przepływ informacji, nowe formy aktywności firm w ramach marketingu z jednej strony oraz obowiązujące przepisy prawa z drugiej sprawiają, że zagadnienia związane z danymi osobowymi są jednymi z ważniejszych obecnie obszarów zainteresowania wielu podmiotów. Dlatego też organizacje prowadzące programy lojalnościowe powinny zwracać szczególną uwagę na kwestie ochrony danych uczestników, ponieważ także od ich odpowiedniego zabezpieczenia zależy liczba osób biorących udział w konkretnej akcji. Jak zatem chronić informacje o beneficjentach programu lojalnościowego?

Mówiąc o ochronie danych osobowych w przypadku prowadzenia programów wsparcia sprzedaży należy wyróżnić i wyjaśnić dwa kluczowe pojęcia. Pierwszym jest administrator danych osobowych, którym jest podmiot decydujący o celach i środkach przetwarzania danych osobowych (z reguły będzie to organizator programu wsparcia sprzedaży) i który ponosi pełną odpowiedzialność za administrowanie nimi zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, w tym za ich odpowiednie zabezpieczenie. Drugim pojęciem jest processor, czyli podmiot zewnętrzny przetwarzający dane osobowe na zlecenie organizatora, jedynie w zakresie i celu przez niego określonym. Najczęściej processorami są podmioty, które w ramach oferowanych usług realizują na zasadzie outsourcingu część lub całość obsługi programu wsparcia sprzedaży. Zwykle pełnią one funkcję koordynatora takiego programu i również są zobowiązane do odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych uczestników.

”Lojalność buduje się na zaufaniu, a to w przypadku programów wsparcia sprzedaży związane jest z odpowiednią i zgodną z obowiązującymi przepisami prawa ochroną danych osobowych. Uczestnik akcji motywacyjnej czy lojalnościowej musi mieć pewność, że przekazane przez niego organizatorowi dane są chronione i wykorzystywane tylko dla celów przeprowadzenia akcji, do której przystąpił uczestnik i której regulamin zaakceptował. Jakiekolwiek zaniedbanie w tym zakresie, w szczególności przetwarzanie danych osobowych uczestnika w innym celu (np. marketingowym) lub ich przetwarzanie po zakończeniu konkretnej akcji – bez uzyskania w tym zakresie stosownej zgody uczestnika, może wpłynąć na postrzeganie firmy jako niezbyt rzetelnej. Efektem najczęściej jest utrata klientów oraz ich lojalności, której taki podmiot już nigdy może nie odzyskać” – powiedział Arkadiusz Rochala, Dyrektor Marketingu i Rozwoju, Sodexo Benefits and Rewards Services.

Po pierwsze regulamin

Organizator programu lojalnościowego powinien przygotować regulamin, w którym przedstawione zostaną zasady prowadzonej akcji. W regulaminie organizator podaje również swoje dane, a także wykonuje wobec uczestników obowiązek informacyjny przewidziany przez ustawę o ochronie danych osobowych. Przyjmuje się bowiem, że organizator nie musi uzyskiwać od uczestnika programu lojalnościowego zgody na przetwarzanie jego danych osobowych, o ile będzie przetwarzał je jedynie na potrzeby prowadzenia tego programu.

Lojalność a GIODO

Jeśli dane osobowe uczestników akcji promocyjnych zbierane są jedynie na potrzeby prowadzenia konkretnej akcji, administrator nie musi uzyskiwać zgody na ich przetwarzanie i zgłaszać takiego zbioru danych do GIODO. W takiej sytuacji przyjmuje się bowiem, że przetwarzanie tych danych jest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratora (o ile nie narusza to praw i wolności osoby, której dane dotyczą), a za takie uznaje się marketing bezpośredni własnych produktów lub usług administratora danych. Taki zbiór jest traktowany jako tzw. doraźny zbiór danych osobowych, który musi być jedynie odpowiednio zabezpieczony. Uznanie danego zbioru za doraźny wymaga jednak jego niezwłocznego usunięcia lub poddania anonimizacji danych osobowych zawartych w tym zbiorze po zakończeniu akcji. W przypadku doraźnego zbioru administrator (czyli zwykle organizator) musi wykonać wobec uczestników obowiązek informacyjny, tj. poinformować ich o adresie swojej siedziby i pełnej nazwie (lub miejscu zamieszkania oraz imieniu i nazwisku, jeśli administratorem jest osoba fizyczna), celu zbierania danych, prawie dostępu do treści przekazanych danych i ich poprawiania oraz o dobrowolności ich podania.

Jeśli po zakończeniu konkretnej akcji promocyjnej administrator chce dalej przetwarzać zebrane dane, posiadany przez niego zbiór nie jest już uznawany za doraźny i w konsekwencji baza taka podlega zgłoszeniu do GIODO, a od osób, których dane zawarte są w takim zbiorze, konieczne będzie uzyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych.

„Jeśli podmiot zdecyduje się na dalsze (tj. po zakończeniu akcji promocyjnej) przetwarzanie danych osobowych, może np. rozsyłać do uczestników informacje handlowe dotyczące firmy, produktów i usług, pod warunkiem że uzyska od uczestników zakończonej akcji promocyjnej wyraźną zgodę na przetwarzanie ich danych w celach marketingowych oraz odrębną, wyraźną zgodę na przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną” – wyjaśnia Małgorzata Czerwińska – radca prawny z Kancelarii Prawnej Traple, Konarski, Podrecki i Wspólnicy.

Bezpieczna lojalność internetowa

Przeważająca część realizowanych aktualnie programów lojalnościowych prowadzona jest przy użyciu platform dostępnych online, które umożliwiają kompleksowe zarządzanie całym projektem. Ich wykorzystanie niesie jednak ze sobą dodatkową odpowiedzialność organizatora, który musi zapewnić ochronę danych osobowych zarejestrowanych uczestników. Spoczywa na nim zatem obowiązek odpowiedniego ich zabezpieczenia, tak by nie wydostały się poza system. Poza tym jeśli postanawia zbierać tzw. informacje trackingowe (śledzenia) przy użyciu plików cookies, powinien poinformować o tym beneficjentów. Uczestnikowi przysługuje prawo do kontroli zakresu przetwarzania jego danych osobowych. Jeśli więc uczestnik nie jest pewny czy jego dane są odpowiednio chronione lub też organizator dopuścił się jakichkolwiek uchybień, może zgłosić odpowiedni wniosek do administratora danych (np. żądając od niego informacji o celu, zakresie i sposobie przetwarzania danych osobowych). Jeśli w ciągu 30 dni zgłaszający nie otrzyma odpowiedzi, może zwrócić się do GIODO, z wnioskiem o nakazanie dopełnienia określonych obowiązków.

Ochrona danych osobowych w przypadku programów wsparcia sprzedaży jest kwestią niezwykle istotną zarówno z punktu widzenia organizatora jak również uczestników akcji. Od ich odpowiedniego zabezpieczenia, profesjonalizmu na każdym etapie – w tym także procesu rejestracji – zależy liczba uczestników, którzy wezmą udział w programie, a tym samym powodzenie całej akcji. Warto zatem zadbać o zgodną z prawem ochronę informacji o beneficjentach, wykorzystanie odpowiednich zabezpieczeń systemowych i oprogramowania, tak by zbudowane przez organizatora zaufanie przełożyło się na trwałą lojalność klientów.  

Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.
Ostatnio dodane
komunikaty PR z wybranej przez Ciebie kategorii
Firma Prezes Zarządu TIM SA w finale konkursu EY Przedsiębiorca Roku Biuro prasowe
2021-01-13 | 13:20

Prezes Zarządu TIM SA w finale konkursu EY Przedsiębiorca Roku

Krzysztof Folta, Prezes Zarządu i jeden z założycieli TIM SA, znalazł się w gronie 15 osób walczących o tytuł Przedsiębiorcy Roku w konkursie organizowanym w Polsce od 2003 roku
Firma Zimowy sezon przeziębieniowy 2021 również z kampanią radiową „Weź dziś Cerutin®”
2021-01-13 | 01:00

Zimowy sezon przeziębieniowy 2021 również z kampanią radiową „Weź dziś Cerutin®”

Emitowana od jesieni reklama „Weź dziś Cerutin®”, skutecznie zachęcała do sięgnięcia po popularny lek stosowany w zapobieganiu przeziębieniom oraz łagodzeniu objawów
Firma Ruszyła XXIV edycja Konkursu „Dobroczyńca Roku”
2021-01-12 | 13:00

Ruszyła XXIV edycja Konkursu „Dobroczyńca Roku”

W Polsce jest wiele firm, które samodzielnie lub we współpracy z organizacjami pozarządowymi, realizują wartościowe projekty społeczne, angażując się przy tym całym sercem.

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Farmacja

Dostawy szczepionek do państw UE ruszą pełną parą w II kwartale. Wtedy może pojawić się problem z wydolnością systemu szczepień

Komisja Europejska zakontraktowała do tej pory w sumie 2,3 mld dawek szczepionek na COVID-19 od sześciu firm farmaceutycznych. Jeżeli rozmowy z dwoma kolejnymi zakończą się podpisaniem umów, ta liczba jeszcze wzrośnie. – UE już w tej chwili ma dużo więcej dawek, niż sama potrzebuje – mówi dyrektor Przedstawicielstwa KE w Polsce, dr Marek Prawda. Dostawy mają ruszyć w pełni w II kwartale br., ale niektóre kraje się niecierpliwią i prowadzą z producentami indywidualne rozmowy dotyczące zakupu dodatkowych szczepionek. Jak podkreśla ekspert, te negocjacje nie mogą w żaden sposób ograniczać wywiązywania się z dostaw  w ramach unijnego programu.

Problemy społeczne

Na Podhalu kryzys z branży turystycznej rozlewa się na inne branże. Część przedsiębiorców zamierza działać mimo obostrzeń

2020 rok był bardzo trudny dla przedsiębiorców turystycznych na Podhalu. Tatry mogło odwiedzić o 40 proc. turystów mniej niż przed rokiem, a największą bolączką jest zamknięcie turystyki w sezonie zimowym. Rządowe tarcze nie obejmą wszystkich poszkodowanych, co powoduje, że kryzys zaczyna się już rozlewać na inne branże. – Doszliśmy do takiego momentu, gdzie jest tylko frustracja, bunt i nieposłuszeństwo. Może się okazać, że faktycznie część biznesów otworzy się mimo obostrzeń – mówi Agata Wojtowicz, prezes Tatrzańskiej Izby Gospodarczej.

Finanse

Fundusze liczą na okazje do inwestowania w branżach dotkniętych kryzysem. Ich aktywność rośnie, ale prawie połowa spodziewa się mniejszych budżetów na inwestycje

90 proc. funduszy aktywnych w Polsce, pomimo pandemii i kryzysu, dobrze ocenia swoją obecną sytuację. 66 proc. określą ją jako stabilną, a 24 proc. spodziewa się poprawy – wynika z badania „Barometr branży Private Equity i Venture Capital”. W 2021 rok wchodzą z ostrożnym optymizmem. – Inwestorzy oceniają, że ten rok będzie szansą na zakup spółek po dobrych cenach, które zostały skorygowane podczas pandemii, albo na sprzedaż firm, które nie zostały dotknięte kryzysem – informuje Piotr Dalak z JP Weber, współautor raportu.

Problemy społeczne

Jurek Owsiak: 29. Finał WOŚP gotowy pod względem organizacyjnym i sanitarnym. Na zbiórkach i aukcjach internetowych uzbierano już ponad 10 mln zł

Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy gotowa do 29. finału, nietypowego ze względu na pandemię i obowiązujące obostrzenia. Tegoroczna akcja charytatywna to już blisko 8 tys. puszek stacjonarnych, 12 tys. eSkarbonek, prawie 1,4 tys. sztabów oraz rzesza wolontariuszy. – Liczymy się z tym, że w czasie pandemii zebranych pieniędzy może być dużo mniej. Ale zbiórka już trwa i o dziwo jednego dnia potrafi przybyć na naszym koncie ponad milion złotych. W tych czasach to nieprawdopodobna suma – mówi Jurek Owsiak, pomysłodawca i prezes Fundacji WOŚP. Finał rozpocznie się w sobotę 30 stycznia wieczorem.