Komunikaty PR

Wirtualna teczka HR ułatwia życie zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi

2019-06-28  |  14:00
Biuro prasowe

Po osiągnięciu wieku emerytalnego pracownik może zadecydować o kontynuowaniu pracy zawodowej lub o jej przerwaniu – przejściu na emeryturę. Jednak już na etapie kompletowania dokumentów, potrzebnych do uzyskania tego świadczenia, może on napotkać liczne utrudnienia – jak chociażby problem z uzyskaniem ERP-7 lub zaświadczenia o dochodach, z uwagi na zlikwidowanie dawnego miejsca pracy. Gdzie wtedy szukać pomocy i jak pracodawcy mogą, a w obliczu zmieniającego się prawa, powinni wręcz zadbać o dokumentację kadrową? Na te pytania odpowiadają eksperci firmy Iron Mountain.

Dokumenty potrzebne do złożenia wniosku o emeryturę wiele osób musi uzyskać z różnych miejsc pracy. Zdarza się, że niektóre z nich już od lat nie istnieją. A brak pełnego obrazu historii zawodowej, powoduje problemy przy wyliczeniu odpowiedniej wysokości świadczenia. Do pracodawcy należy więc odpowiednie zabezpieczenie dokumentacji kadrowej, aby byli pracownicy, nawet po likwidacji firmy, mogli zdobyć wszelkie niezbędne informacje.

Co jest niezbędne?

Chcąc otrzymać emeryturę, pracownik musi złożyć wniosek wraz z dokumentami poświadczającymi okresy składkowe i nieskładkowe, a także zaświadczenia z obecnego miejsca zatrudnienia. Dobrze jest załączyć wszystko, co może potwierdzić staż pracy. Niezwykle ważne jest również pozyskanie dokumentów potwierdzających wysokość wynagrodzeń w poszczególnych latach kariery zawodowej. W tym celu należy złożyć druk ZUS ERP-7, który wystawiany jest na podstawie listy płac czy karty wynagrodzeń. Należy pamiętać, że jego sporządzenie jest obowiązkiem pracodawcy. Kwota zamieszczona na ERP-7 pomaga określić Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych wysokość świadczeń emerytalno-rentowych, co przyczynia się do uzyskania odpowiedniej emerytury. Niestety, jeśli firma, w której pracowaliśmy, od wielu lat nie istnieje, możemy mieć problem z uzyskaniem tego najważniejszego dokumentu.

Gdzie szukać danych?

Na stronie ZUS znajduje się baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, w której znajdziemy także informacje o tym, gdzie przechowywana jest ich zarchiwizowana dokumentacja kadrowa. Jednym z takich miejsc może być magazyn Iron Mountain – lidera rynku zajmującego się zarządzaniem informacją, archiwizacją i digitalizacją dokumentów dla wielu instytucji i podmiotów z różnych branż. Firma ta pomaga także osobom indywidualnym w odnalezieniu potrzebnych dokumentów i na ich podstawie wystawia druk ERP-7.

„Miesięcznie zwraca się do nas średnio 175 osób, które poszukują danych ze swoich byłych zakładów pracy. Od początku roku złożono u nas prawie 1000 wniosków o wydanie ERP-7, z których udało nam się zrealizować blisko 800. Na wydanie druku ERP-7 mamy ustawowo 8 tygodni, jednak średnio wydajemy takie zaświadczenie w 14 dni. Z naszych szacunków wynika, że czas realizacji może ulec skróceniu do 60% w przypadku pracy na danych zdigitalizowanych, przy założeniu, że nasza firma posiada dostęp zarówno do teczek HR, jak i dokumentacji płacowej w wersji elektronicznej. To istotne, w związku ze zmianami w prawie dotyczącymi możliwości przechowywania danych pracowniczych” – komentuje Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain Polska.

Jak zadbać o dokumenty i pracownika?

Nowa regulacja, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., daje pracodawcom możliwość prowadzenia akt osobowych pracowników wyłącznie w formie elektronicznej (tzw. e-teczki, e-akta). Takie rozwiązanie zdecydowanie ułatwia nie tylko sam proces zarządzania dokumentacją w firmie, ale też późniejszej archiwizacji w momencie ustania stosunku pracy. Iron Mountain od lat pomaga firmom z różnych branż w porządkowaniu dokumentacji. Jedną z możliwości jakie oferuje jest tzw. outsourcing teczki personalnej. To mniej dokumentów w siedzibie firmy, oszczędność czasu dla działów HR, a także bezpieczeństwo i zgodność z RODO. To także łatwy dostęp do dokumentacji online. Firma oferuje szereg rozwiązań, które umożliwiają klientom stałe monitorowanie posiadanych zasobów – przekazanych do magazynu Iron Mountain. Poza podstawową usługą, jaką jest przygotowanie baz zawartości, Iron Mountain oferuje również autorską e-platformę e-Vault.

„e-Vault pozwala kontrolować firmie swoje zasoby dokumentów. Zarówno teczki nieaktywnych pracowników, jak i tych obecnych są w każdym momencie dostępne dla pracodawcy. Dodatkowo system powiadamia o przedawnionych dokumentach czy takich, które ze względu na ustawę o RODO, muszą zostać usunięte. Wtedy, po dyspozycji ze strony klienta, takie dane zostają w bezpieczny sposób zniszczone” – wyjaśnia Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain Polska.

Do tej pory pracodawca miał obowiązek przechowywać informacje o pracowniku przez 50 lat. Nowelizacja ustawy ze stycznia 2019 r. skraca ten czas do jednej dekady. Ciężko już teraz mówić o tym jak wpłynie to na funkcjonowanie firm i z jakimi problemami mogą za jakiś czas borykać się byli pracownicy. Na szczęście, zgodnie z prawem, firma może zatrudnić do obsługi dokumentacji i archiwum podmiot zewnętrzny. Takie rozwiązanie, połączone z digitalizacją teczek personalnych, nie tylko pomoże w odpowiedni sposób zabezpieczyć dokumentację pracowników, ale również pozwoli zaoszczędzić czas Działom Kadr i HR.  

Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.
Ostatnio dodane
komunikaty PR z wybranej przez Ciebie kategorii
Firma Pogromcy jesieni Biuro prasowe
2021-12-03 | 14:45

Pogromcy jesieni

Z jednej strony czarująca feerią kolorów, z drugiej – nieprzewidywalna i smagająca chłodem, wiatrem i wilgocią. Taka już jest nasza jesień – czasem „złota
Firma Jak przyciągnąć klientów w okresie świątecznym?
2021-12-03 | 01:00

Jak przyciągnąć klientów w okresie świątecznym?

Sezon świąteczny to dla większości sklepów – zarówno stacjonarnych, jak i internetowych – czas żniw. Można być pewnym, że w tym roku również klienci
Firma Electrolux z kampanią „Szwedzki sposób na gotowanie bez marnowania”
2021-12-02 | 12:10

Electrolux z kampanią „Szwedzki sposób na gotowanie bez marnowania”

Electrolux wystartował z kampanią pod hasłem „Szwedzki sposób na gotowanie bez marnowania”. W związku z działaniami, marka chce zachęcać swoich konsumentów do

Więcej ważnych informacji

Infrastruktura

Gen. W. Nowak: Powołanie operatora strategicznej sieci bezpieczeństwa może paradoksalnie obniżyć jej odporność na ataki. Ta kwestia wymaga odrębnej ustawy [DEPESZA]

– Ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa ma wiele dobrych elementów, ale paru kwestii tam brakuje, m.in. odniesienia do urządzeń internetu rzeczy (IoT), które będą bardzo istotne w sieci 5G – mówi gen. Włodzimierz Nowak, były pełnomocnik rządu ds. cyberbezpieczeństwa. Jego wątpliwości budzi także pomysł powołania operatora strategicznej sieci bezpieczeństwa. Po pierwsze, tak poważna kwestia powinna zostać uregulowana w odrębnej ustawie. Po drugie, trzeba przeanalizować, czy taki podmiot rzeczywiście przyczyni się do zwiększenia bezpieczeństwa państwa. Zdaniem eksperta może być wręcz odwrotnie.

Transport

Problem smogu powrócił jak bumerang w sezonie grzewczym. Trzy śląskie miasta zwarły szyki, żeby walczyć z nim wspólnie

W Polsce smog zabija kilkunastokrotnie więcej osób, niż ginie ich w wypadkach samochodowych. Głównym winowajcą jest niska emisja ze źródeł komunalnych, a w miastach do problemu przyczynia się też transport drogowy i emitowane przez niego spaliny. Problem smogu i zanieczyszczeń powietrza, który dotyczy całej Polski, niczym w soczewce skupia się na Śląsku i wraca jak bumerang w każdym sezonie grzewczym. Dlatego w ramach kampanii „Oddech dla Polski” trzy miasta z tego województwa – Żywiec, Wodzisław Śląski oraz Tarnowskie Góry – łączą siły, żeby walczyć z nim wspólnie i zaangażować mieszkańców w nawet najdrobniejsze działania na rzecz poprawy jakości powietrza.

Finanse

Nowy start w biznesie. Będzie wsparcie dla przedsiębiorców, którzy musieli zamknąć swoje firmy

Strach przed porażką jest jednym z głównych hamulcowych rozwoju przedsiębiorczości. Jak wynika z badania PARP, 41 proc. osób, które widzą szanse biznesowe w swoim otoczeniu, nie decyduje się na otworzenie własnej firmy z powodu tej obawy. Porażka jest jednak ryzykiem wpisanym w każdy biznes i może stanowić ważną lekcję na przyszłość. Tym, którzy mimo niepowodzenia zdecydowali się wrócić na rynek i ponownie rozpocząć działalność gospodarczą, PARP pomaga w ramach projektu „Nowy start”. O wsparcie, dzięki któremu łatwiejszy będzie powrót na rynek, mogą aplikować mikro-, mali i średni przedsiębiorcy.

Firma

Zamek Królewski na Wawelu przygotowuje się do uruchomienia stałej wystawy nowego Skarbca Koronnego. Od grudnia nowym mecenasem jest PGE Polska Grupa Energetyczna

Inauguracja nowego Skarbca Koronnego oraz zakrojone na szeroką skalę działania edukacyjne dotyczące historii Polski, które będą obejmować m.in. cykle warsztatów, zajęcia z historii, publikacje i konkursy – to najważniejsze przedsięwzięcia, które zrealizuje w przyszłym roku Zamek Królewski na Wawelu dzięki wsparciu PGE Polskiej Grupy Energetycznej. Krakowskie muzeum i największy koncern energetyczny na polskim rynku zawarły właśnie umowę o współpracy. To już kolejny z serii patronatów PGE ukierunkowany na propagowanie kultury i polskiego dziedzictwa historycznego.

Teatr

Warszawska Opera Kameralna po premierze „Castor et Pollux”. Prace nad spektaklem rozpoczęły się jeszcze przed pandemią

Premiera opery „Castor et Pollux” skomponowanej przez Jeana-Philippe’a Rameau była długo oczekiwana. Pierwotnie miała mieć miejsce w marcu 2020 roku. Plany Warszawskiej Opery Kameralnej pokrzyżowała jednak pandemia koronawirusa. Teraz udało się przygotować przedstawienie w międzynarodowym gronie, mimo trudności pandemicznych. – Spektakl zachwyca pięknem głosów i tańców barokowych, a wszystko zostało zrealizowane z ogromną pieczołowitością i atencją do szczegółu. Dzisiaj naprawdę trudno o takie dzieło – mówi Alicja Węgorzewska, śpiewaczka operowa i dyrektor Warszawskiej Opery Kameralnej.