Komunikaty PR

Zniszczyć raz a dobrze

2019-07-19  |  14:23
Biuro prasowe

 

Ochrona wrażliwych danych jest szczególnie istotna w kontekście firm, gromadzących bardzo duże ilości dokumentów, zarówno tych papierowych, jak i cyfrowych, które muszą znajdować się pod ścisłym nadzorem i kontrolą. Niezależnie czy są to faktury, czy też dokumenty osobowe – wszystkie powinny być odpowiednio chronione. Duże archiwa dokumentów generują także dość istotną pozycję kosztową w budżetach firm. Każdy metr kwadratowy biura, na którym przechowywane są teczki, segregatory lub foldery to spory wydatek. W związku z tym przedsiębiorstwa często decydują się na zewnętrzne archiwizowanie lub wręcz niszczenie pewnych dokumentów. Jednak  procesy te, aby były stuprocentowo skuteczne, muszą opierać się o określone założenia. Najlepiej więc powierzyć je profesjonalistom, którzy mają wiedzę, zasoby i doświadczenie, by robić to zgodnie z prawem i w pełni bezpiecznie.  

Kosztowna niedbałość

Zdarzają się sytuacje, w których na wysypiskach śmieci, w kontenerach, czy innych, „otwartych” lokalizacjach, postronne osoby znajdują firmowe dokumenty, zawierające niekiedy poufne informacje, dotyczące zarówno samej firmy, jak i jej pracowników.

Takie sytuacje powstają z reguły w wyniku niewłaściwego zarządzania dokumentami, nieznajomości przepisów lub zwykłego niedbalstwamówi Zbigniew Banaśkiewicz, Kierownik ds. jakości, higieny pracy i bezpieczeństwa w  Iron Mountain Polska - Mogą one doprowadzić do bardzo poważnych konsekwencji – czasem nieupoważnione osoby trafiają na ściśle tajne dane, mogące w istotny sposób zagrozić firmie, a także dokumenty zawierające dane osobowe pracowników. W tym wypadku jest to zwyczajne łamanie przepisów prawa, z obowiązującym od ponad roku RODO na czele.

Niszczenie to norma

Norma ISO 21964, która w 2018 roku zastąpiła normę DIN 66399, została poświęcona właśnie zagadnieniu bezpiecznego i skutecznego niszczenia nośników danych, aby osoby postronne nie miały możliwości odzyskania nawet części informacji w nich zapisanych. Wskazuje ona na pewne standardy, które gwarantują efektywność niszczenia, uniemożliwiając nawet w najmniejszym stopniu odzyskanie jakichkolwiek danych. Norma określa klasy ochrony danych, precyzyjne wymagania dotyczące niszczenia nośników danych, klasyfikuje różnorodne nośniki informacji oraz, co nie mniej ważne, wymagania wobec procesów i infrastruktury, służących do niszczenia.

Norma ISO przyporządkowuje dane do trzech klas, które warunkują późniejsze działania związane z ich niszczeniem. Pierwsza dedykowana jest danym przeznaczonym dla szerokiego grona odbiorców (np. wszystkich pracowników firmy), druga natomiast dla danych, do których wgląd ma ściśle określona grupa osób. W trzeciej znajdują się dane wymagające ścisłej, autoryzowanej kontroli lub te, które obłożone są klauzulą tajności. Według tych trzech kryteriów firmy mogą zarządzać swoimi zasobami informacji. Te same klasy warunkują także późniejsze sposoby ich niszczenia.

Nóż i magnes

Dokumenty firmowe mogą zawierać bardzo wiele informacji, do których nieautoryzowany dostęp może spowodować poważne konsekwencje dla firmy, a także być zwyczajnie niezgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Odpowiednie niszczenie zasobów informacji jest zatem niezbędne w celu ochrony interesów przedsiębiorstwa, jak również jego pracowników. Norma ISO określa także pewne „wymagania”, jakie są stawiane procesom niszczenia dokumentów oraz samym maszynom niszczącym.

Norma wprowadza siedem poziomów bezpieczeństwa – od P1 do P7, w ramach których niszczone są odpowiednie rodzaje dokumentówmówi Zbigniew Banaśkiewicz z Iron Mountain - Poziom P1 jest przeznaczony dla dokumentów tzw. niskiego ryzyka. Dokumenty są rozdrabniane na paski o szerokości mniejszej niż 12 mm oraz powierzchni mniejszej niż 2000 mm2. Najwyższy poziom – P7 jest z kolei przeznaczony dla dokumentów ściśle tajnych – ich ścinki mają szerokość mniejszą niż 1 mm, a ich powierzchnia nie przekracza 5 mm2. Analogiczne poziomy zostały określone dla innego rodzaju nośników danych – nośników magnetycznych, elektronicznych, optycznych, czy klisz lub mikrofilmów. Magnetyczne nośniki danych poddaje się przed fizycznym zniszczeniem rozmagnesowaniu, które w sposób trwały usuwa z nich wszelkie dane – dodaje Zbigniew Banaśkiewicz.

Potwierdzenie zniszczenia

Przy wyborze firmy, której zlecamy zniszczenie danych, warto zwrócić uwagę czy przedłoży nam stosowne dokumenty poświadczające przeprowadzenie procesu. Jako firma specjalizująca się w zarządzaniu informacją, Iron Mountain sprawuje nadzór nad niszczeniem dokumentacji na podstawie Karty Przekazania Odpadu, którą wypełnia klient oraz wydaje protokół zniszczenia wskazanych dokumentów.

Jest to niezwykle istotne w kontekście wewnętrznej kontroli przepływu dokumentów. Zaświadczenie stanowi również dowód na rzetelne przeprowadzenie procesu niszczenia w przypadku zewnętrznego audytu wyjaśnia Zbigniew Banaśkiewicz z Iron Mountain Polska.

Przestrzeganie zasad i norm takich jak ISO 21964 gwarantuje bezpieczeństwo w zarządzaniu danymi oraz ich skutecznym niszczeniu. Iron Mountain w ramach swoich usług oferuje zestaw kompleksowych rozwiązań obejmujących odebranie od klienta dokumentów, bezpieczny, nadzorowany i monitorowany transport, a także skuteczne i zgodne z obowiązującymi normami niszczenie. W ramach danego zlecenia klient może wziąć udział w procesie niszczenia lub poprosić o jego nagranie. Dzięki temu wszystkie działania prowadzone są w sposób transparentny, a klient ma pewność, iż dane, które postanowił usunąć, zostały faktycznie zniszczone.

Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.
Ostatnio dodane
komunikaty PR z wybranej przez Ciebie kategorii
Firma Brodziki Teos Radaway nagrodzone w konkursie Dobry Design 2020 Biuro prasowe
2019-12-09 | 08:00

Brodziki Teos Radaway nagrodzone w konkursie Dobry Design 2020

W tegorocznej edycji konkursu Dobry Design 2020 Radaway otrzymał główną nagrodę w kategorii „Przestrzeń Łazienki” za brodziki Teos. Produkty zostały docenione za
Firma Wawel ze specjalną świąteczną ofertą B2B
2019-12-05 | 12:34

Wawel ze specjalną świąteczną ofertą B2B

Marka Wawel wystartowała właśnie ze specjalną ofertą świąteczną B2B dla klientów, firm oraz pracowników. Oferta bogata jest w szeroki wachlarz spersonalizowanych
Firma Transcom zauważa potencjał rekrutacyjny w miastach średniej wielkości
2019-12-03 | 15:00

Transcom zauważa potencjał rekrutacyjny w miastach średniej wielkości

Po otwarciu swoich oddziałów w miastach wojewódzkich, takich jak Gdańsk, Białystok czy Olsztyn, Transcom zaczął eksplorować także miasta średniej wielkości, w których

Więcej ważnych informacji

Komunikat

Ważne informacje dla dziennikarzy radiowych

Dziennikarze radiowi mają możliwość pobierania oryginalnego klipu dźwiękowego oraz  z lektorem w przypadku materiałów, w których ekspertami są obcokrajowcy.

Zapraszamy do kontaktu media|newseria.pl?subject=Kontakt%20dla%20medi%C3%B3w| style="background-color: rgb(255, 255, 255);"|media|newseria.pl 

Jak korzystać z materiałów Newserii?

Ważne informacje dla dziennikarzy i mediów

Wszystkie materiały publikowane w serwisach agencji informacyjnej Newseria przeznaczone są do bezpłatnej dystrybucji poprzez serwisy internetowe, stacje radiowe i telewizje, wydawców prasy oraz aplikacje pełniące funkcję agregatorów newsów. 

Szczegóły dotyczące warunków współpracy znajdują się tutaj.

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Bankowość

Wzrasta poziom oszczędności Polaków. Nadal odkładamy jednak dużo mniej niż Czesi czy Niemcy

Oszczędności Polaków rosną, obecnie posiada je już blisko 70 proc. To głównie efekt dobrej koniunktury w gospodarce, wzrostu wynagrodzeń i rządowych programów socjalnych jak choćby 500+. Jednak w dalszym ciągu stopa oszczędności, czyli relacja odkładanej kwoty do wysokości wynagrodzeń brutto, jest w Polsce bardzo niska i wynosi 2,5 proc. Dla porównania, w sąsiednich Czechach jest dwukrotnie większa. – Niższe oszczędności to przede wszystkim wina konsumpcjonizmu i błędnego przekonania, że dobra koniunktura będzie trwać cały czas – wskazuje dr Joanna Wieprow z wrocławskiej WSB.

Transport

Segment przesyłek międzynarodowych notuje rekordowy wzrost. Przed świętami Polacy wysyłają do bliskich za granicą dwa razy więcej paczek

W ostatnich latach segment przesyłek międzynarodowych notuje wzrost sięgający aż 40 proc. rocznie. To efekt rosnącej popularności polskich e-sklepów wśród klientów z zagranicy, ale także rosnącej liczby przesyłek od klientów indywidualnych w Polsce, którzy – zwłaszcza w okresie przedświątecznym – chętnie wysyłają paczki do bliskich mieszkających w innych krajach UE. W tym roku DHL uruchomił narzędzie, które pozwala nadać taką paczkę online, przy pomocy telefonu bądź komputera. Operator podkreśla, że w ostatnim roku zanotował aż 70-proc. wzrost przesyłek nadawanych tym kanałem.

CES Las Vegas 2020

Transport

Małe auta na prąd mogą podbić polskie miasta. Pomogą dopłaty od państwa

Użytkowanie małych samochodów elektrycznych nie powoduje pogorszenia jakości powietrza, a dzięki niewielkim rozmiarom ułatwiają one poruszanie się po wąskich ulicach miast. Dlatego miejskie samochody na prąd są coraz częściej brane pod uwagę przy wyborach konsumentów, ale też stawiają na nie niektóre koncerny motoryzacyjne. MINI – brytyjska marka wyspecjalizowana w miejskiej mobilności segmentu premium – w marcu wypuści na rynek swoje pierwsze w pełni elektryczne auto. Marka pracuje nad tym, żeby w Polsce zarówno producenci flotowi, jak i indywidualni mogli przy jego zakupie skorzystać z rządowej dopłaty.

Handel

Co trzeci Polak kupi świąteczne prezenty w internecie. Zdecydowana większość wybierze płatność online

Chociaż to w sklepach stacjonarnych wydamy większość świątecznych budżetów, to udział zakupów online rośnie z roku na rok o ok. 5 proc. – wynika z badania Deloitte nt. gwiazdkowych wydatków. Co trzeci badany zamierza kupić prezenty przez internet, płacąc głównie kartą lub cyfrowymi portfelami. W tym roku mogą paść kolejne rekordy transakcyjne, co pokazał już ruch w e-sklepach podczas Black Friday. W systemie Paybynet średnia płatność wynosiła tego dnia 225 zł, czyli o 19 proc. więcej niż w październiku, a łączna wartość transakcji była prawie o połowę większa niż przed rokiem.