Komunikaty PR

92 proc. urzędów nadal ma papierowy system zarządzania dokumentacją

2015-04-27  |  15:00
Biuro prasowe

Prowadzona przez NIK kontrola e-administracji lokalnej wykazała, że jedynie pojedyncze urzędy w Polsce wdrożyły elektroniczny obieg dokumentacji, a w dalszym ciągu, aż w 9 na 10 jednostkach dokumentacja funkcjonuje w tradycyjnej, papierowej formie[1]. Według ekspertów, w strukturze wszystkich wycieków danych, instytucje publiczne stanowią ponad 30 proc. odnotowanych przypadków[2]. Zarówno informatyzacja polskich urzędów, jak i ochrona istniejącej już papierowej dokumentacji nie wygląda najlepiej. W wielu placówkach brakuje podstawowej Polityki Bezpieczeństwa Informacji,  a nieprawidłowości związane z bezpieczeństwem informacji stwierdzono w ponad 80 proc. zbadanych jednostek[3]. Szansą na rozwój e-administracji są fundusze unijne na lata 2014-2020, a jakie szanse na większe bezpieczeństwo mają nasze dokumenty na papierze?

 

„Ostatnimi czasy dużo mówi się w mediach i nie tylko o cyfryzacji społeczeństwa, o projektach e-zdrowie, e-administracja, jednak jak wynika z ostatniej kontroli przeprowadzonej przez Najwyższą Izbę Kontroli, ponad 90 proc. urzędów nadal ma tradycyjny, papierowy system zarządzania dokumentacją. Nikogo nie powinno to dziwić, ponieważ pomimo tego, że informatyzacja w Polsce postępuje, to całkowite wykluczenie papierowego obiegu dokumentów, zwłaszcza w jednostkach tak specyficznych jak urzędy,  jest na chwilę obecną po prostu nierealne. W tym zakresie powinniśmy postawić na synergię działań. Jednoczesne unowocześnianie jednostek administracyjnych pod kątem wykorzystania nowych technologii oraz kompleksowa i przede wszystkim zgodna z obowiązującymi standardami bezpieczeństwa informacji obsługa istniejącej już papierowej dokumentacji jest najrozsądniejszym rozwiązaniem” – komentuje Marcin Sobaniec, ekspert HSM Polska.

Mimo obowiązującej od październiku 2012 normy DIN 66399, wciąż brakuje wiedzy na temat zastosowania elementarnych zasad bezpieczeństwa informacji w codziennym życiu. Norma DIN 66399 (źródło: www.din66399.pl) jest dedykowana osobom odpowiedzialnym za bezpieczeństwo danych w firmie oraz osobom zaangażowanym w proces utylizacji. Określa ona wymagania dla procesów niszczenia oraz poszczególnych jego etapów. Norma definiuje trzy różne metody w zakresie niszczenia nośników danych. Każda z nich wymaga zdefiniowania i udokumentowania organizacji, personelu oraz poszczególnych etapów procesów. Często wyciek poufnych informacji to efekt niewiedzy lub zwykłego niedbalstwa osób, które mają z nimi do czynienia. Dlatego warto edukować pracowników w kwestii bezpieczeństwa danych.

„W wynikach kontroli NIK niepokoić może fakt, że w wielu placówkach brakuje tak podstawowych rozwiązań jak Polityka Bezpieczeństwa Informacji, a w 8 na 10 placówek wykryto nieprawidłowości związane z bezpieczeństwem informacji. Badania ekspertów mówią o tym, że ponad 50 proc. wycieków poufnych danych następuje z winy pracowników[4]. Wynikają one przede wszystkim z niewiedzy i zaniedbań. Edukacja kadr i budowanie świadomości zagrożeń, jakie niesie za sobą ryzyko nieprzestrzegania norm bezpieczeństwa informacji – te dwa czynniki powinny być kluczowym elementem procesu poprawy bezpieczeństwa w polskich urzędach. Powinniśmy także zwrócić uwagę na proces niszczenia dokumentacji zawierającej poufne dane. Najlepiej, jeśli odbywa się on wewnątrz organizacji, wtedy ryzyko wycieku jest zdecydowanie najmniejsze. Wykorzystywane do tego powinny być nowoczesne niszczarki, spełniające normy bezpieczeństwa, w szczególności. DIN66399. Takie niszczarki zapewniają całkowitą utylizację papierowych i cyfrowych nośników danych. Niemożliwe jest ich późniejsze odtworzenie. Natomiast do całego procesu powinna być dedykowana specjalnie przeszkolona osoba” – podsumowuje Marcin Sobaniec, ekspert HSM Polska.

Poufne i tajne dokumenty zapisane na nośnikach optycznych, magnetycznych czy elektronicznych podlegają takiej samej ochronie, jak informacje zapisane na papierze. Z racji ilości zapisanych na nich danych, winny podlegać szczególnej ochronie. Po ich zdezaktualizowaniu należy je zniszczyć za pomocą odpowiedniej, gwarantującej pewność i bezpieczeństwo technologii. Należy także ograniczyć możliwość wypływu tego typu nośników poza struktury organizacji. Niszczenie elektronicznie przechowywanych danych bezpośrednio w miejscu ich powstawania jest najlepszym sposobem zapewnienia bezpieczeństwa. Dzięki temu mamy większą pewność, że wrażliwe informacje nie wyciekną. Trzeba pamiętać o tym, że zlecanie tego zadania podmiotom zewnętrznym zawsze wiąże się z ryzykiem ingerencji osób trzecich.

 


[1] Najwyższa  Izba Kontroli

[2] Global Data Leakage Report

[3] Najwyższa  Izba Kontroli

[4] Global Data Leakage Report

Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.
Ostatnio dodane
komunikaty PR z wybranej przez Ciebie kategorii
Samorządy Miejskie kasy świecą pustkami przez pandemie. Potrzeba zawieszenia Janosikowego Biuro prasowe
2020-03-27 | 09:50

Miejskie kasy świecą pustkami przez pandemie. Potrzeba zawieszenia Janosikowego

Kryzys związany z pandemią COVID-19 sprawia, że przychody samorządów topnieją z minuty na minutę. Tymczasem gminy, powiaty i województwa, bez względu na globalną
Samorządy Prądnik Biały – dzielnica lokalnych patriotów
2020-03-26 | 17:45

Prądnik Biały – dzielnica lokalnych patriotów

Czy w dzisiejszych czasach istnieje jeszcze coś takiego jak lokalny patriotyzm? Czy mieszkańcy dużych miast identyfikują się ze swoim najbliższym otoczeniem? Odczuwają taką potrzebę, a
Samorządy BRAK ZDJĘCIA
2020-01-08 | 13:35

W obiektywie Strażników energii - konkurs dla gdyńskich podstawówek

GDYNIA i DALKIA partnerami projektu edukacji energetycznej dla uczniów   „W obiektywie Strażników energii” – konkurs dla gdyńskich podstawówek na najciekawszy  film promujący akcję

Więcej ważnych informacji

Bankowość

W czasie pandemii co trzeci Polak zwiększył liczbę płatności online. Rosną obawy o bezpieczeństwo takich transakcji

Stan epidemii sprawia, że Polacy boją się zarówno o swoje zdrowie, jak i finanse. 2/3 rodaków obawia się, że sytuacja negatywnie odbije się na ich domowym budżecie – wynika z badania przeprowadzonego na zlecenie Biura Informacji Kredytowej. Zdaniem 40 proc. badanych zawirowania związane z koronawirusem mogą  także spowodować zmniejszenie bezpieczeństwa transakcji płatniczych w sieci. A tych w ostatnim czasie przybywa, szczególnie w związku z częstszymi zakupami produktów spożywczych online. Pozytywne jest to, że ponad połowa Polaków już podjęła albo zamierza podjąć działania zwiększające bezpieczeństwo haseł dostępu do kont bankowych czy poczty mailowej.

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Komunikat

Ważne informacje dla dziennikarzy radiowych

Dziennikarze radiowi mają możliwość pobierania oryginalnego klipu dźwiękowego oraz  z lektorem w przypadku materiałów, w których ekspertami są obcokrajowcy.

Zapraszamy do kontaktu media|newseria.pl?subject=Kontakt%20dla%20medi%C3%B3w| style="background-color: rgb(255, 255, 255);"|media|newseria.pl 

Edukacja

[DEPESZA] Zdalne lekcje są dla nauczycieli testem cyfrowych kompetencji. Mogą też unowocześnić model nauczania

Blisko 70 proc. uczniów już w ubiegłym tygodniu uczestniczyło w lekcjach online, a 92 proc. z nich miało zadawane prace domowe – wynika z badania przeprowadzonego przez Brainly. Jednak połowie uczniów brakuje kontaktów z nauczycielami. Jak ocenia dyrektor Instytutu Badań Edukacyjnych, Piotr Stankiewicz, przymusowe zdalne lekcje będą testem cyfrowych kompetencji nauczycieli, ale stworzą również szansę na zmianę dotychczasowego, archaicznego modelu nauczania. – Od dawna mówi się o konieczności przejścia na bardziej angażujący model, w którym nauczyciel nie naucza, ale wspiera dziecko w poznawaniu świata, rozbudza jego pasje, pomaga kształtować kompetencje i samodzielnie się kształcić – podkreśla ekspert.

Jak korzystać z materiałów Newserii?

Ważne informacje dla dziennikarzy i mediów

Wszystkie materiały publikowane w serwisach agencji informacyjnej Newseria przeznaczone są do bezpłatnej dystrybucji poprzez serwisy internetowe, stacje radiowe i telewizje, wydawców prasy oraz aplikacje pełniące funkcję agregatorów newsów. 

Szczegóły dotyczące warunków współpracy znajdują się tutaj.

Handel

W najbliższych dniach przedsiębiorcy będą decydować o utrzymaniu lub cięciu etatów. Największa fala upadłości spodziewana jest latem

W kolejnych dniach przedsiębiorcy muszą zdecydować, czy stać ich na przedłużanie umów z pracownikami. W skali najbliższego miesiąca zagrożone są setki tysięcy miejsc pracy – zauważa Związek Przedsiębiorców i Pracodawców. Cięć etatów można spodziewać się zwłaszcza w branżach najbardziej zagrożonych bankructwem, czyli m.in. w handlu, gastronomii czy turystyce. Wiele firm już w tej chwili ma ogromne problemy z płynnością, ale największej fali upadłości można spodziewać się na przełomie lata i jesieni – prognozują eksperci kancelarii Zimmerman i Wspólnicy.