E-Doręczenia stają się podstawowym kanałem kontaktu z urzędami. Kończy się okres przejściowy we wdrażaniu tej usługi

Od nowego roku system e-Doręczeń stanie się głównym środkiem elektronicznej komunikacji z administracją publiczną. Oznacza to m.in. koniec równoważności Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej z e-Doręczeniami i przeniesienie co do zasady obsługi pism ogólnych do nowego systemu. Do tej pory w systemie założono ponad 2 mln adresów.

– Z końcem 2025 roku kończy się okres przejściowy wdrażania systemu doręczeń elektronicznych, a od 1 stycznia 2026 roku głównym środkiem komunikacji elektronicznej będą e-Doręczenia. To również kończy okres równoważności systemu ePUAP z e-Doręczeniami. Wszystkie pisma ogólne, które były do tej pory obsługiwane przez ten system, będą teraz obsługiwane w ramach e-Doręczeń – informuje w wywiadzie dla agencji Newseria Radosław Maćkiewicz, dyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki (COI), który odpowiada za stworzenie i utrzymanie centralnych elementów tego systemu.

Z danych Poczty Polskiej, która jako operator wyznaczony odpowiada za bieżącą obsługę usługi doręczeń elektronicznych (w tym wysyłkę i odbiór korespondencji), wynika, że liczba założonych dotychczas skrzynek do e-Doręczeń przekracza już 2 mln. 75 proc. z nich utworzono w tym roku. Od 1 stycznia 2025 roku obowiązek stosowania doręczeń elektronicznych mają m.in. adwokaci, radcowie prawni, doradcy restrukturyzacyjni, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Narodowy Fundusz Zdrowia oraz jednostki samorządu terytorialnego. Od początku 2026 roku e-Doręczenia staną się podstawowym kanałem komunikacji dla podmiotów publicznych, więc każdy, kto będzie chciał złożyć do urzędu elektroniczny wniosek lub pismo, powinien posiadać aktywny adres do e-Doręczeń (ADE). Korespondencja elektroniczna przez ePUAP od 1 stycznia 2026 roku będzie skuteczna jedynie w przypadkach, gdy wskazują na to przepisy szczególne.  

– Poczta Polska, jako operator wyznaczony, w 2025 roku obsłużyła około 40 mln przesyłek elektronicznych w systemie e-Doręczeń. Ponad 55 proc. podmiotów publicznych posiada już skrzynki do doręczeń elektronicznych. To są podmioty publiczne, które do tej pory korzystały także aktywnie z systemu ePUAP. Można więc powiedzieć, że 100 proc. podmiotów publicznych, które korzystały z systemów teleinformatycznych, posiada adres doręczeń elektronicznych i może korzystać z systemu e-Doręczeń – tłumaczy Radosław Maćkiewicz.

Jak w listopadzie br. informowała Poczta Polska, spośród prawie 40 mln przesyłek nadanych za pośrednictwem systemu 12 mln to listy polecone, a blisko 27 mln – przesyłki hybrydowe.

Utworzenie w Polsce usługi e-Doręczeń odbyło się zgodnie z wymogami unijnego rozporządzenia eIDAS, które reguluje kwestie związane z identyfikacją elektroniczną i usługi zaufania w transakcjach elektronicznych. Oznacza to, że polski system działa według wysokich standardów bezpieczeństwa, a dane użytkowników są dobrze chronione. Dyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki przekonuje, że warto założyć adres elektroniczny. Argumentami, które mają za tym przemawiać, oprócz bezpieczeństwa korespondencji, są też kwestie takie jak zdalny dostęp do korespondencji z dowolnego miejsca czy jej łatwe archiwizowanie.

– Adres do doręczeń elektronicznych zakłada się bardzo szybko. Zajmuje to pewnie minutę, dwie – podkreśla ekspert.

Rejestracja wymaga zalogowania się do e-usługi profilem zaufanym, e-dowodem osobistym, bankowością mobilną, aplikacją mObywatel lub poprzez eID. Następnie należy wypełnić formularz, sprawdzić poprawność uzupełnionych danych i podpisać go elektronicznie. Po chwili użytkownik otrzymuje potwierdzenie złożenia wniosku. Założenie adresu do e-Doręczeń jest bezpłatne. Przesłanie przez obywatela pisma do odbiorcy będącego podmiotem publicznym również jest darmowe. Jeśli chce napisać do innego obywatela, firmy lub przedstawiciela zawodu zaufania publicznego, to koszt nadania takiej korespondencji trzeba sprawdzić w cenniku operatora.

Jak podkreśla ekspert, usługa e-Doręczeń jest dopracowywana, by jej funkcjonalność jak najlepiej odpowiadała potrzebom użytkowników.

– E-Doręczenia zapewniają przede wszystkim większe możliwości techniczne. Dla obywateli są to chociażby większe rozmiary załączników, natomiast dla podmiotów publicznych większe możliwości integracji z innymi systemami teleinformatycznymi. Poczta zwiększa pojemność skrzynek do doręczeń i możliwości przetwarzania równoległego do różnych podmiotów publicznych. Efektywność działań jest ciągle zwiększana – zapewnia dyrektor COI.

Harmonogram wdrażania e-Doręczeń jest zaplanowany do 1 października 2029 roku. Wówczas obowiązek stosowania takiego kanału komunikacji będą miały sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna, jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe (w zakresie publicznej usługi hybrydowej).