Przegląd mediów

luty 2020

Informatyzacja postępowań przed KRS – usprawnienia i nowe problemy

2020-02-21  |  11:57
Przegląd mediów

Z dniem 1 marca 2020 r. wchodzą w życie zmiany w postępowaniu rejestrowym. Od tego dnia wnioski składane przez przedsiębiorców do Krajowego Rejestru Sądowego będą wymagały formy elektronicznej. Nastąpi także pełna informatyzacja postępowań – cała korespondencja z sądem będzie prowadzona elektronicznie. Dzięki temu ma zostać skrócony czas na dokonywanie wpisów. Zmiany mają usprawnić i ułatwić prowadzenie postępowania, jednak dotychczasowe doświadczenia pokazują, że trudno będzie uniknąć także problemów.

Wnioski do KRS tylko drogą elektroniczną

Nowe brzmienie art. 19 ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przewiduje, że wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców składa się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Dotyczy to wszystkich wniosków składanych w postępowaniu rejestrowym przez spółki prawa handlowego ujawniane w KRS.

Dalej przepisy przewidują, że wniosek złożony w innej formie niż za pośrednictwem systemu teleinformatycznego pozostanie bez rozpoznania bez wzywania do uzupełnienia braków. Tym samym przepisy wyłączają inną formę dokonywania wpisów w rejestrze, a więc także dokonywania w nim jakichkolwiek zmian.

Akty notarialne pobierane automatycznie

Także wszystkie dokumenty dostarczane do sądu jako podstawa wpisów będą wymagały formy elektronicznej. Większość z nich będzie podpisana na podobnych zasadach jak wnioski, jednak zostały przewidziane ułatwienia dla aktów notarialnych. W związku z utworzeniem w 2018 r. Centralnego Repozytorium Wypisów Aktów Notarialnych od 1 marca 2020 r., składając wniosek do sądu rejestrowego, wystarczające będzie podanie numeru repozytorium. To zapewni pobranie aktu i włączenie go jako części elektronicznie prowadzonej dokumentacji przedsiębiorcy.

Akty rejestrowe online

Te zmiany wymusiły także przyjęcie nowych regulacji w kodeksie postępowania cywilnego. Wraz z wejściem w życie zmian wszelkie czynności sądu, referendarza sądowego i przewodniczącego będą utrwalane wyłącznie w systemie. Żadne dokumenty nie będą wiec drukowane w celu ich archiwizacji, a tym samym akta przestaną być prowadzone w formie papierowej.

Ma to ułatwić dostęp do akt rejestrowych przedsiębiorców. Formalnie są one w pełni jawne, jednak zapoznanie się z dokumentami nieujawnionymi w KRS (np. z treścią aktów notarialnych czy uchwał będących podstawą wpisów) wymaga udania się do właściwego sądu. Prowadzenie całej dokumentacji w formie elektronicznej zapewni dostęp do wszystkich dokumentów online.

Zmiany działają jednak na przyszłość – dokumenty złożone dotychczas w wersji papierowej nie będą digitalizowane. Aby zatem zapoznać się z pełną historią spółek wpisanych do rejestru na gruncie wcześniejszych regulacji, wciąż konieczna będzie wizyta w sądzie.

Informatyzacja pozwoli uniknąć błędów

Składanie wniosków za pośrednictwem systemu teleinformatycznego ma przyczynić się do ograniczenia wielu popełnianych obecnie błędów. Formularze wypełnione w formie elektronicznej będą od razu weryfikowane w podstawowym zakresie, dzięki czemu nie będzie możliwe np. pominięcie pól obligatoryjnych do wypełnienia.

Błędy nie powinny pojawiać się także przy określaniu osób właściwych do podpisania dokumentów. System, pobierając dane z KRS, będzie wskazywał osoby, które powinny podpisać się pod danym wnioskiem.

Problematyczne podpisy

Nie oznacza to jednak, że podpisy będą prostsze – wręcz przeciwnie. W wielu przypadkach kwestia podpisów może okazać się najbardziej problematyczna. Wskazują na to dotychczasowe doświadczenia związane ze składaniem sprawozdań finansowych w formie elektronicznej.

Wszystkie dokumenty składane do KRS muszą być podpisane przez właściwe osoby kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP. Dla większości przedsiębiorców zwłaszcza ten drugi system jest obecnie dobrze znany, jednak nie dla wszystkich jest on dostępny. Korzystanie z ePUAP-u jest bowiem możliwe jedynie w przypadku osób posiadających polski numer PESEL, którym nie dysponuje większość cudzoziemców niemieszkających na stałe w Polsce, a wchodzących np. w skład zarządu polskich spółek. Dla nich pozostaje podpis elektroniczny, który jednak nie jest systemem darmowym. Poza tym jego założenie wiąże się z załatwieniem pewnych formalności, co może być kolejną uciążliwością.

Poza tym cały system i znajdujące się w nim formularze będą prowadzone w języku polskim. W praktyce oznacza to, że znaczna część zagranicznych przedstawicieli spółek będzie podpisywała się pod formularzami, których samodzielnie nie będzie w stanie zrozumieć.

W końcu problemem może być fakt angażowania poszczególnych osób np. wchodzących w skład zarządów spółek, którzy będą musieli faktycznie uczestniczyć w procesie składania standardowych dokumentów do sądu, gdyż inaczej nie będzie możliwe ich właściwe podpisanie. To oznacza, że nie wystarczy przedstawienie zarządowi wcześniej ustalonych dokumentów w formie papierowej do podpisu, co pozwala znacznie ograniczyć zaangażowanie czasowe kluczowych osób w organizacji, ale konieczne stanie się ich faktyczne uczestniczenie w tym procesie. To zaś może spotkać się z dużym oporem.

Krok w dobrym kierunku, ale pozostają zastrzeżenia

W wielu przypadkach pomocne może okazać się ustanawianie pełnomocników. Jednak także to wymaga podjęcia dodatkowych czynności. I choć problemy mogą wydawać się mało znaczące, praktyka pokazuje, że tego rodzaju usprawnienia skutecznie utrudniają bieżącą działalność niektórym, zwłaszcza największym podmiotom z zagranicznym kapitałem.

Problemem może okazać się także sam system. Dotychczasowe próby zinformatyzowania postępowań wykazały nieprzygotowanie organów państwa, które udostępniają wadliwe i często trudne w obsłudze systemy. Błędów należy spodziewać się głównie na początku obowiązywania regulacji, ale to może wystarczyć do wprowadzenia sporego zamieszania związanego nawet z najbardziej standardowymi wnioskami do KRS.

Obok szeregu zastrzeżeń trzeba jednak podkreślić, że informatyzacja postępowań to krok w dobrym kierunku. Wszechobecny papier już dawno stał się archaizmem, generującym jedynie dodatkowe koszty przy obsłudze postępowań. Nie oznacza to jednak, że w niektórych okolicznościach lepsze okazuje się wrogiem dobrego.

Autor: radca prawny Robert Nogacki

Kancelaria Prawna Skarbiec specjalizuje się w ochronie majątku, doradztwie strategicznym dla przedsiębiorców oraz zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi.

 

 

Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.

Informacje z dnia: 21 lutego

Medium

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Infrastruktura

Nowy zbiornik przeciwpowodziowy w Raciborzu zabezpieczy przed żywiołem 2,5 mln osób z południa Polski. Tego typu inwestycji będzie coraz więcej

W Raciborzu oddano właśnie do użytku zbiornik przeciwpowodziowy, który ochroni przed żywiołem przeszło 2,5 mln mieszkańców południa Polski. To największa jak dotąd inwestycja hydrotechniczna w kraju. Na budowie obiektu przez dwa i pół roku pracowało ponad 1 tys. osób i kilka tysięcy jednostek sprzętu. Realizacja inwestycji nie była łatwa m.in. ze względu na powódź i pandemię. Coraz większe problemy z suszą i gwałtownymi opadami sprawiają, że Polska będzie realizować coraz więcej inwestycji hydrotechnicznych, a giełdowy Budimex, wykonawca zbiornika w Raciborzu, widzi w nich rynkową szansę.

Przemysł

Firmy produkcyjne walczą z kryzysem i brakiem zamówień. 30 proc. musiało zredukować zatrudnienie

71 proc. firm produkcyjnych zapowiedziało, że nie planuje zwiększać zatrudnienia w najbliższych miesiącach, a prawie 30 proc. musiało już zredukować liczbę pracowników – wynika z badania Trenkwalder. Takie wyniki nie dziwią, gdy spojrzymy na dane o produkcji przemysłowej, która w kwietniu była o ponad 24 proc., a w maju o 17 proc. niższa niż przed rokiem. Trudna sytuacja jest np. w branży motoryzacyjnej, gdzie 39 proc. firm przeprowadziło zwolnienia, a 61 proc. obcięło wynagrodzenia. Jej poprawa potrwa co najmniej półtora roku.

Jak korzystać z materiałów Newserii?

Ważne informacje dla dziennikarzy i mediów

Wszystkie materiały publikowane w serwisach agencji informacyjnej Newseria przeznaczone są do bezpłatnej dystrybucji poprzez serwisy internetowe, stacje radiowe i telewizje, wydawców prasy oraz aplikacje pełniące funkcję agregatorów newsów. 

Szczegóły dotyczące warunków współpracy znajdują się tutaj.

Prawo

Ministerstwo Rozwoju chce poprawić sytuację mieszkaniową w Polsce. Powstaną społeczne agencje najmu

Proponowana przez Ministerstwo Rozwoju zmiana przepisów ma poprawić sytuację mieszkaniową w Polsce. Wśród pomysłów resortu jest wprowadzenie społecznych agencji najmu, ulgi na urządzenie się i dopłaty do czynszu. Istotne znaczenie może mieć zwłaszcza ten pierwszy postulat. Społeczne agencje najmu docelowo mają pomóc tym, którzy mają za wysokie dochody na mieszkanie komunalne, ale niewystarczające na najem na wolnym rynku, a osoby te stanowią nawet 40 proc. społeczeństwa.

Handel

Przez pandemię wydawcy stracili od 50 do nawet 80 proc. przychodów z reklam. Branża liczy na zerowy VAT na prasę

Dziennik „The Los Angeles Times” już w kwietniu informował, że stracił ponad 1/3 swoich dochodów z reklam. O załamaniu wpływów z ich sprzedaży pisał też brytyjski „The Economist” i inne światowe dzienniki. Problemy nie ominęły również polskiego rynku: w trakcie lockdownu sprzedaż drukowanych gazet i magazynów spadła, a utrata wpływów reklamowych sięgnęła od około 50 proc. do nawet 80 proc. w przypadku prasy lokalnej. To spowodowało, że wydawcy nie uniknęli zamykania tytułów, obniżek pensji i zwalniania pracowników. Spadek przychodów znacząco przełoży się na ich sytuację finansową i wyniki po II kwartale. Branża apeluje o specjalne, sektorowe wsparcie – przede wszystkim zerowy VAT na prasę, który został już zapowiedziany w odniesieniu do książek.