Mówi: | Piotr Tomasik |
Funkcja: | dyrektor Biura Sprzedaży Centralnej |
Firma: | KIR SA |
Tempo wdrażania gospodarki bez papieru wciąż mało zadowalające. Rozwiązania paperless są nie tylko bardziej ekologiczne, ale też ekonomiczne
– Rozwiązania paperless pozwalają ograniczyć wiele ryzyk po stronie firmy, chociażby takich jak ryzyko operacyjne, prawne lub reputacyjne – mówi Piotr Tomasik z KIR. To także oszczędność kosztów i benefity ekologiczne. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na ograniczanie papierowych faktur, rachunków czy umów i zastępuje je cyfrowymi odpowiednikami. Ważnym narzędziem w tej zmianie jest e-podpis, czyli elektroniczny podpis kwalifikowany, który gwarantuje bezpieczeństwo cyfrowego dokumentu i ustala tożsamość osoby podpisującej. Takie rozwiązanie zyskuje na popularności, zarówno wśród firm, jak i indywidualnych użytkowników, ale tempo przechodzenia na gospodarkę paperless wciąż jest jednak mało zadowalające.
– Gospodarka paperless to gospodarka zdigitalizowana, z ograniczoną do minimum ilością papieru, tańsza, bardziej efektywna i bardziej ekologiczna – mówi agencji Newseria Biznes Piotr Tomasik, dyrektor Biura Sprzedaży Centralnej w Krajowej Izbie Rozliczeniowej.
Paperless, czyli rezygnacja z papieru na rzecz cyfrowego obiegu dokumentów to trend, który mocno przyspieszył w trakcie pandemii COVID-19. Wyeliminowanie papierowych dokumentów wymaga metody podpisywania, która zastąpi odręczny podpis. Takim narzędziem jest elektroniczny podpis kwalifikowany. To ciąg znaków dołączany do dokumentu, który gwarantuje, że jego treść nie może zostać w sposób nieautoryzowany zmieniona, i potwierdza tożsamość osoby podpisującej. Podpis jest także zabezpieczony kryptograficznie.
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest coraz powszechniej wykorzystywany w obrocie gospodarczym, ponieważ w świetle prawa jest równorzędny z odręcznym podpisem i regulowany przez unijne rozporządzanie eIDAS, dzięki czemu dokument uwierzytelniony takim podpisem jest respektowany we wszystkich krajach członkowskich Unii Europejskiej.
Firmy wykorzystują go m.in. do podpisywania umów cywilnoprawnych, kontraktów, ofert handlowych czy zamówień, także w obrocie międzynarodowym oraz w kontaktach z administracją do sygnowania np. deklaracji ZUS, rozliczeń podatkowych w systemie e-Deklaracje, wymiany dokumentacji z Głównym Urzędem Statystycznym, Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej, Krajowym Rejestrem Sądowym czy organami samorządowymi.
Korzystając z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, można podpisywać dokumenty z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, co jest dla firm sporym udogodnieniem, zwłaszcza w warunkach pracy zdalnej. Jednak podstawową korzyścią tego rozwiązania jest brak konieczności drukowania, kopiowania, wysyłania kurierem czy archiwizowania podpisanych dokumentów, dzięki czemu pracownicy optymalizują swój czas pracy, a firma ogranicza zużycie papieru i innych materiałów biurowych. W efekcie dba o środowisko i notuje wymierne korzyści finansowe.
– Paperless zapewnia firmie szereg korzyści. Przede wszystkim są to korzyści ekologiczne, natomiast one nie zawsze przemawiają do dyrektorów finansowych. Dlatego trzeba też wskazać oszczędności po stronie kosztowej, jak również fakt, że rozwiązania paperless pozwalają minimalizować ryzyka po stronie firmy, chociażby takie jak ryzyko operacyjne, prawne lub reputacyjne – wskazuje dyrektor z KIR.
Kwalifikowany podpis elektroniczny mSzafir jest pierwszym w pełni online’owym rozwiązaniem, co oznacza, że nie wymaga korzystania z karty kryptograficznej i czytnika. Na polskim rynku dostępne są również inne tego typu narzędzia, pozwalające na składanie „zwykłego” e-podpisu. Jednak autoryzacja dokumentów podpisem niekwalifikowanym pod względem prawnym w wielu sytuacjach może nie wystarczyć i partner biznesowy lub urząd mogą odmówić przyjęcia tak podpisanych dokumentów.
Poza usługami wspierającymi cyfryzację obiegu dokumentów KIR dostarcza także narzędzia służące bezpiecznej wymianie informacji, mechanizmy oparte na analizie big data, rozwiązania z zakresu otwartej bankowości i AML.
– Czas i szybkość wdrażania paperless w Polsce wciąż nie są zadowalające. Dlatego naszą misją, jako huba technologicznego, jest dostarczanie narzędzi, które ułatwiają procesy digitalizacji, zarówno w sektorze prywatnym, jak i w administracji publicznej – mówi Piotr Tomasik.
Tegoroczne badanie wykonane na zlecenie KIR i ZBP wskazuje, że zainteresowanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym rośnie także wśród indywidualnych użytkowników – w latach 2018–2022 odsetek korzystających z e-podpisu zwiększył się o 38 proc. Z takiej usługi chciałoby korzystać trzech na pięciu respondentów. Największy potencjał e-podpisu Polacy widzą w przypadku zawierania umów na usługi realizowane za pośrednictwem banków (52 proc.) czy umów z dostawcami usług użyteczności publicznej, takich jak prąd, gaz, woda i śmieci (45 proc.), umów ubezpieczeniowych (42 proc.), telekomunikacyjnych (41 proc.) i medycznych (34 proc.).
Czytaj także
- 2025-04-18: Rzecznik MŚP: Obniżenie składki zdrowotnej to nie jest szczyt marzeń. Ideałem byłby powrót do tego, co było przed Polskim Ładem
- 2025-04-22: Duża zmiana w organizacji pracy w firmach. Elastyczność wśród najważniejszych oczekiwań pracowników
- 2025-04-07: Duże zmiany w globalnym handlu. Polska może stracić nawet 0,43 proc. PKB
- 2025-04-04: Wykluczenie cyfrowe szczególnie dotyka generacji silver. T-Mobile wystartował z darmowymi kursami z obsługi smartfona
- 2025-03-31: W cyfrowym świecie spada umiejętność koncentracji. Uważność można ćwiczyć od najmłodszych lat
- 2025-03-10: Sylwia Bomba: Przez 10 lat odchudzałam się bezskutecznie. Potrafiłam codziennie biegać 15 km albo w ogóle nie jeść
- 2025-02-26: Cyfrowe euro coraz bliżej. Europejski Bank Centralny przygotowuje się do rewolucji w systemie płatności
- 2025-03-05: Nawet 35 proc. Polaków może się zmagać z insulinoopornością. Sygnałami alarmowymi są nagły wzrost wagi ciała, senność i napady głodu
- 2025-02-11: System opieki zdrowotnej w Strefie Gazy jest zdewastowany. Ponowne dostawy pomocy humanitarnej to kropla w morzu potrzeb
- 2025-02-18: Coraz poważniejsza katastrofa humanitarna w Sudanie. Możliwości pomocy ze względu na walki są jednak ograniczone
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Prawo

Rząd zapowiada nową strategię wspierającą polski kapitał. Rodzimym firmom przyda się promocja ze strony instytucji państwowych
Premier Donald Tusk podczas otwarcia wiosennej odsłony Europejskiego Forum Nowych Idei zapowiedział nową politykę gospodarczą, opartą na odbudowie i repolonizacji krajowej gospodarki. Przy wyborze wykonawców w państwowych inwestycjach mają być promowane polskie firmy, a zadaniem administracji ma być dbanie o interes narodowy. – Wydaje mi się, że powinniśmy jednak przede wszystkim patrzeć na to, kto i jak skutecznie będzie wspierał polskie firmy, inwestycje, bo to jest to, czego potrzebujemy – ocenia dr Henryka Bochniarz, przewodnicząca Rady Głównej Konfederacji Lewiatan.
Finanse
Członek RPP spodziewa się obniżki stóp procentowych już w maju, może nawet o 50 pb. Potem dyskusja o kolejnej obniżce możliwa w lipcu

Nie najlepsze dane z gospodarki w I kwartale roku oraz inflacja o połowę niższa niż w chwili ostatniej obniżki stóp – to zdaniem Ludwika Koteckiego, członka RPP, wystarczająco mocne powody przemawiające za cięciem kosztu pieniądza już na majowym posiedzeniu. W grze może być nawet 50 punktów bazowych na początek, a do końca roku dwa razy tyle. Podwyższona niepewność w globalnej gospodarce spowodowana polityką administracji w Waszyngtonie to dodatkowy czynnik, który powinien wesprzeć decyzję o poluzowaniu polityki pieniężnej.
Prawo
Trwają prace nad nową ustawą o Rzeczniku MŚP. Urząd zyska nowe kompetencje

Zgodnie z procedowaną ustawą Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców stanie się Rzecznikiem Praw Przedsiębiorców i zyska nowe uprawnienia. Wśród nich najważniejsze to możliwość reprezentowania wszystkich przedsiębiorstw, niezależnie od ich wielkości, i rolników, a także inicjatywa ustawodawcza. Ustawą w kolejnych tygodniach ma się zająć rząd.
Partner serwisu
Szkolenia

Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.