Firmy dostosowują biura do nowych realiów na rynku pracy. Coraz częściej są miejscem spotkań i budowania relacji

Przed wybuchem pandemii odsetek realnie zajętych stanowisk pracy w biurach wynosił w Europie średnio ok. 70 proc., a w 2023 roku była to już tylko nieco połowa. Rola biur ewoluuje w stronę przestrzeni spotkań, pracy zespołowej, budowania relacji, koncentracji, a nawet odpoczynku – wynika z raportu ThinkCo „Przyjazne biura. Przewodnik po budynkach, w których chce się pracować”. W najbliższej przyszłości liczba pojedynczych stanowisk zostanie zredukowana nawet o połowę na rzecz stref sprzyjających pracy zespołowej czy wspierających procesy kreatywne. Dla firm i pracowników coraz większe znaczenie mają też kwestie zrównoważonego rozwoju i ekologii w biurowcach.

– Odpowiednia przestrzeń biurowa jest jednym z kluczowych elementów w budowaniu efektywności firmy i realizowania jej celów biznesowych. Po pierwsze, wspiera zaangażowanie pracowników, co jest ogromnie ważne przy dużej liczbie wyzwań, przed którymi stoją firmy. Po drugie, poprawia komunikację wewnątrzfirmową, a po trzecie, wyzwala kreatywność u pracowników – wskazuje w rozmowie z agencją Newseria Biznes Łukasz Świerczek, członek zarządu Unum Życie. – Nie ma jednej idealnej przestrzeni biurowej dla każdego. Idealna przestrzeń biurowa powinna być przede wszystkim zaprojektowana pod potrzeby konkretnej firmy i oczywiście dobrze wykonana.

Jak wskazuje CBRE, niemal jedna czwarta europejskich firm deklaruje poszukiwanie większego biura w perspektywie trzech lat, głównie ze względu na plany rozwoju biznesu. Prawie 60 proc. z kolei planuje ograniczyć zajmowaną powierzchnię, jednak nie są to duże zmiany, ale raczej dostosowanie przestrzeni do oczekiwań pracowników i trendów na rynku pracy. Pierwszym z nich jest praca hybrydowa.

– W dzisiejszych czasach przy pracy hybrydowej biuro pełni już inne funkcje, to nie tylko stanowiska pracy. Biuro musi zapewniać elastyczność miejsc, zarówno w kontekście przystosowania do charakteru pracy danego pracownika, jak i zapełnienia biura przez pracowników – wyjaśnia członek zarządu Unum Życie.

Według najnowszych danych Eurostatu w skali całej UE spoza biura przez co najmniej połowę tygodnia pracuje średnio 10 proc. wszystkich pracowników, dwukrotnie więcej niż w 2019 roku. Z punktu widzenia zarządzania biurem dużym wyzwaniem jest efektywne wykorzystanie przestrzeni, gdy codziennie zmienia się liczba pracowników. Dlatego też popularnym trendem jest tzw. desk sharing, czyli brak przypisania miejsc do konkretnego pracownika. Jednocześnie korporacje zmniejszają liczbę biurek przeznaczonych do pracy indywidualnej na rzecz stref sprzyjających pracy zespołowej czy wspierających procesy kreatywne. Obok miejsc do współpracy coraz większą wagę przykłada się do przestrzeni społecznych i nieformalnych interakcji między pracownikami. Współczesne biuro powinno sprzyjać komunikacji i wpływać na dobre samopoczucie użytkowników.

– Zaprojektowaliśmy biuro, które zawiera wiele różnych przestrzeni o różnym charakterze pracy. Mamy tradycyjne stanowiska biurowe, mamy miejsca do pracy projektowej i do pracy cichej, tak zwane focus roomy. Ale abstrahując też od tych miejsc, gdzie się pracuje, mamy miejsca, gdzie ludzie mogą się integrować ze sobą, spotykać, postawiliśmy na bardzo duże przestrzenie socjalne, tak zwane work cafe, czyli kuchnio-kawiarnie – wymienia Łukasz Świerczek. – Bardzo istotne dla nas było to, żeby projekt biura sam w sobie był przyjazny, ciepły i odzwierciedlał filozofię naszej firmy i nasze wartości, czyli budowanie spokoju ducha, poczucia bezpieczeństwa, stabilności.

Unum Życie w tym roku obchodzi 25-lecie obecności na polskim rynku i startuje z nową odsłoną komunikacji wizerunkowej. Ewolucyjne zmiany odbywają się pod hasłem „Ty żyjesz, jak lubisz. My ubezpieczamy życie. Twoje życie”. Dopełnieniem obchodów jubileuszu jest zakończona już przeprowadzka warszawskiej centrali oraz dwóch warszawskich oddziałów firmy do nowej siedziby na Woli.

– Nowoczesne biuro powinno zapewniać możliwość wykonywania pracy bardziej dynamicznej, kolaboracyjnej, w porozumieniu z innymi, czy projektowej, ale także takie miejsca, które zapewniają komfort pracy w ciszy, w skupieniu, bez niekoniecznej interakcji z innymi pracownikami – zauważa przedstawiciel Unum Życie. 

W nowej siedzibie Unum przy ulicy Łuckiej w Warszawie autorsko zaaranżowaną przestrzeń do pracy tworzą m.in. sala multifunkcyjna, dająca możliwość spotkań i prezentacji, centrum treningowe, a także różnorodne przestrzenie sprzyjające pracy indywidualnej, projektowej i zespołowej. W przestrzeni zaprojektowano również touchdowny, czyli miejsca pracy zespołowej i spontanicznych spotkań.

– Biuro musi być ergonomiczne: stanowiska pracy muszą być komfortowe dla pracowników, musi być zapewniona odpowiednio ilość światła dziennego, odpowiednia akustyka, bo przy bardziej otwartym planowaniu przestrzeni hałas jest czymś, co może pracowników dekoncentrować – wymienia Łukasz Świerczek. – Biuro powinno wspierać technologicznie pracowników, kiedy pracujemy hybrydowo i bardzo wiele spotkań odbywa się w trybie online, technologia musi nas w tym wspierać. Zainwestowaliśmy bardzo mocno w wykorzystanie technologii, które wspierają pracę hybrydową.

Z raportu ThinkCo wynika, że pracownikom biurowym najbardziej brakuje przestrzeni do pracy indywidualnej (36 proc. ankietowanych). Według 42 proc. pracowników odpowiedni poziom spokoju w miejscu pracy jest kluczowy. Większość osób potrzebuje średnio 23 min po rozproszeniu, by wrócić do stanu pełnego skupienia. Równie istotne jest odpowiednie nasłonecznienie biur i zapewnienie optymalnej temperatury.

– Pracownicy mogą mieć różne potrzeby, dlatego staramy się o certyfikację „Biura bez barier”. Staraliśmy się zaprojektować biuro w taki sposób, aby udogodnienia w nim znalazły osoby z niepełnosprawnościami ruchowymi czy niedowidzące. Nasze meble zawierają oznaczenia alfabetem Braille’a, wszystkie meble czy lady, które projektowaliśmy, projektowaliśmy w myślach o osobach, które mogą mieć problem z dosięgnięciem do wyższych elementów wyposażenia – wskazuje ekspert.

Coraz ważniejsze dla firm, ale i dla samych pracowników są kwestie ekologiczne związane ze zrównoważonym rozwojem. Jak podaje CBRE, zgodnie z szacunkami Komisji Europejskiej budynki odpowiadają za aż 42 proc. finalnego zużycia energii, 30 proc. zużycia wody oraz 38 proc. emisji gazów cieplarnianych. To generuje ogromne koszty środowiskowe, które firmy chcą ograniczać. Dowodem na to, że budynek zaprojektowany został zgodnie z zasadami zrównoważonego rozwoju, jest certyfikat nadawany w jednym z systemów: BREEAM, DGNB, HQE, LEED lub WELL. Jak wynika z raportu „Zrównoważone certyfikowane budynki 2024” Polskiego Stowarzyszenia Budownictwa Ekologicznego, nowoczesna powierzchnia biurowa w Polsce na koniec 2023 roku wynosiła ponad 13 mln mkw., z czego ponad 95 proc. podlegało już certyfikacji. Tylko w ubiegłym roku w Polsce przybyło ponad 120 certyfikowanych obiektów biurowych. Nowa siedziba Unum ma certyfikaty LEED i WELL.

– Kwestie zrównoważonego rozwoju i ekologii są bardzo istotne w kontekście budowania biur. Z jednej strony mówimy o naszym zaangażowaniu w ten temat jako firmy. Z drugiej strony jest to pewien wyznacznik tego, czy miejsce pracy jest atrakcyjne dla potencjalnego pracownika – mówi Łukasz Świerczek. – To szereg wielu wymagań dotyczących tego, jak budynek jest zaprojektowany, wykonany, jak duży ma wpływ na środowisko i społeczność lokalną, czy jakość powietrza, ilość światła czy materiały wykorzystane do budowy są z recyklingu, poziom akustyki, udogodnienia dla pracowników, odległości do funkcji socjalnych. Lokalizacja była dla nas bardzo istotna w projekcie przeprowadzki, dlatego że chcieliśmy być w sercu miasta, w tym miejscu, które jest dynamiczne, połączone z tkanką miejską, ale także bardzo dobrze skomunikowane dla naszych pracowników.

Według europejskich badań CBRE rośnie znaczenie dojazdu do biura publicznym transportem. W tym roku wskazuje na ten czynnik dziewięć na 10 firm, a jeszcze w 2022 roku był on ważny dla 44 proc. organizacji.