Newsy

Spotkania to codzienność większości polskich menadżerów. Według nich są zbyt czasochłonne i nieefektywne

2019-08-07  |  06:15
Mówi:Sławomir Błaszczak
Funkcja:partner zarządzający
Firma:4Results
  • MP4
  • 74 proc. menadżerów codziennie ma spotkania w małej grupie osób, a 60 proc. przynajmniej raz w tygodniu odbywa zebrania w większym zespole – wynika z badania firmy szkoleniowej 4Results. Zdaniem badanych spotkań jest zbyt dużo i nie są one efektywne, nie kończą się żadnymi budującymi wnioskami. Dodatkowo wielu z nich podkreśla brak zaangażowania uczestników objawiający się m.in. tym, że korzystają w czasie spotkania z telefonów i laptopów.

    Badanie „Spotkania: efektywnie spędzony czas czy stracone godziny?” przeprowadzone wśród blisko 500 menadżerów wskazuje, że 90 proc. z nich ma przynajmniej raz w tygodniu takie spotkania w małej grupie, a 5 na 10 – w większej grupie osób. Do tego dochodzą telekonferencje, które przynajmniej raz na tydzień odbywa połowa menadżerów.

    – Menadżerowie nie oceniają spotkań zbyt wysoko pod kątem efektywności. Mają poczucie, że tych spotkań jest za dużo, zajmują im one bardzo dużo czasu, kiedy mogłyby się odbyć spotkania innego typu. Dużo czasu poświęcamy na spotkania operacyjne, kiedy trzeba w zbyt dużym gronie omówić różne rzeczy. Z kolei brakuje nam czasu na spotkania strategiczne, budujące zespół, albo jeden na jeden, które są kluczowe dla menadżerów – mówi agencji Newseria Biznes Sławomir Błaszczak, partner zarządzający, 4Results.

    Zarządzający najczęściej biorą udział w tzw. operatywkach, czyli krótkich spotkaniach dotyczących bieżącej pracy. Blisko połowa menadżerów spotyka się ze swoim szefem na rozmowę rzadziej niż raz w tygodniu, a 14 proc. – w ogóle. Ponad połowa badanych przyznaje, że uczestniczy w spotkaniach strategicznych rzadziej niż raz na tydzień. Autorzy raportu sugerują, że uporządkowanie siatki spotkań, wprowadzenie ich cykliczności ułatwia zarządzanie i monitorowanie realizacji celów.

    Przed spotkaniem wszyscy jego uczestnicy muszą znać cel i charakter spotkania. Dyskusja powinna być rzeczowa i konstruktywna, a jej uczestnicy aktywni

    Niekoniecznie wiemy, po co się spotykamy. Po prostu są jakieś tematy do omówienia, więc potrzebne jest spotkanie. Ono powinno się kończyć konkretnym produktem: decyzją, ustaleniami, uzgodnieniami – mówi Sławomir Błaszczak.

    Menadżerowie podkreślają, że łatwiej o taki przebieg spotkania w mniejszym gronie, gdy uczestnicy są właściwie dobrani. Zbyt szeroka grupa rozprasza i wprowadza zbędne wątki poboczne.

    Kluczem do sukcesu jest też świadomość roli prowadzącego spotkanie. Lider spotkania powinien być przygotowany, wiedzieć, jak zebranie poprowadzić, umieć słuchać i skłaniać pracowników do dyskusji.

    Badani wskazują na to, że od tego, jak oni są przygotowani, jakie mają kompetencje związane z prowadzeniem tego typu spotkań, zależy efektywność spotkania. Jeśli angażują uczestników, potrafią ich dobrze słuchać, mają dobrze przygotowaną strukturę, jasno pracują z celami, to te umiejętności znacząco wpływają na podniesienie efektywności spotkań – mówi partner zarządzający 4Results.

    W ocenie menadżerów stratą czasu są telekonferencje. Częste problemy techniczne, niska jakość lub przerwy w połączeniu, a także brak bezpośredniego kontaktu sprawiają, że uczestnicy tzw. calli są rozproszeni, zajmując się jednocześnie kilkoma sprawami. Jeśli nie ma możliwości bezpośredniego spotkania, lepszy rozwiązaniem wydaje się wideokonferencja, która bardziej angażuje uczestników.

    – Telekonferencja stwarza możliwość ucieczki i zajmowania się innymi tematami, a tylko pozornego uczestniczenia w spotkaniu. To wpływa na obniżenie efektywności tego typu spotkań. Dlatego zalecamy włączanie kamery, nawet jeśli to by miały być krótsze spotkania, ale będą bardziej skuteczne. Wcześniej powinny być określone materiały, z którymi należy się zapoznać, oraz jasno określony cel wideokonferencji – mówi Sławomir Błaszczak.

    Mimo to 60 proc. badanych w ogóle nie bierze udziału w wideokonferencjach.

    Brak zaangażowania i koncentracji uczestników to coś, co najbardziej przeszkadza menadżerom – wskazuje na to co trzeci badany. Co czwarty narzeka na to, że współpracownicy ignorują cel spotkania poprzez korzystanie z telefonów i komputerów w jego trakcie.

    Czytaj także

    Kalendarium

    Więcej ważnych informacji

    Kongres MOVE

    Jedynka Newserii

    Jedynka Newserii

    Infrastruktura

    Zorganizowane grupy cyberprzestępcze sięgają po coraz bardziej zaawansowane narzędzia sztucznej inteligencji. Często celem ataków jest infrastruktura krytyczna

    Rozwój cyberprzestępczości postępuje w kierunku budowania powiązań o charakterze mafijnym i wykorzystywania zaawansowanych technologicznie rozwiązań, po jakie sięgają służby specjalne. Coraz częściej służy do tego także sztuczna inteligencja, która przyniosła ze sobą szereg nowych zagrożeń. Choć w ślad za technologicznym zaawansowaniem cyberprzestępców rozwijają się też narzędzia zapobiegające atakom, to wciąż najsłabszym ogniwem jest człowiek. Atrakcyjnym celem ataków dla hakerów są jednostki publiczne, infrastruktura krytyczna i samorządy, również te małe, którym brakuje zasobów finansowych i kadrowych, by zapewnić wystarczającą ochronę. 

    Handel

    Polacy jedzą coraz mniej jaj. Częściej sięgają po te z chowu alternatywnego, za które są skłonni zapłacić więcej

    Od 10 lat sukcesywnie rośnie udział alternatywnych systemów chowu kur niosek. Pochodzi z nich już co trzecie opakowanie jaj, choć nadal w klatkach żyje ponad 37 mln kur. Stopniowe zmiany w hodowli to skutek większej świadomości konsumentów, za którymi podąża branża HoReCa. Są oni gotowi nawet zapłacić więcej za jajka, które pochodzą z chowu nieklatkowego.

    Problemy społeczne

    Docenianie przez szefa jest równie ważne dla pracowników, co atrakcyjne wynagrodzenie i obowiązki. Kluczową rolę odgrywa komunikacja między liderem a zespołem

    Niemal co czwarty pracownik chciałby, by jego przełożony częściej go doceniał. Blisko połowa jest gotowa odejść z pracy z powodu szefa, nawet mimo zadowolenia z firmy i zarobków – wynika z badania „Lider w oczach pracowników” zrealizowanego dla Pluxee. – Liderzy pełnią kluczową rolę w budowaniu zespołu – są też coraz lepsi w rozumieniu tego, że niezbędna jest wizja i cel, do którego można angażować ludzi – ocenia Monika Reszko, psycholożka biznesu.

    Partner serwisu

    Instytut Monitorowania Mediów

    Szkolenia

    Akademia Newserii

    Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.