Digitalizacja i automatyzacja księgowości – czy przyspieszy po pandemii?

Pojawienie się w Polsce koronawirusa powodującego COVID-19 zmieniło naszą rzeczywistość i otoczenie biznesowe. Większość firm musiało wprowadzić zmiany w swoich organizacjach, by dostosować się do nowych reguł. Istotnie wzrosło znaczenie nie tylko pracy zdalnej czy narzędzi online umożliwiających komunikację, ale także technologii automatyzujących część procesów, eliminujących konieczność bezpośredniego kontaktu między ludźmi i minimalizujących ilość papierowej dokumentacji.

Technologie oparte na chmurze czy sztuczna inteligencja (z ang. artificial intelligence, AI) to pojęcia, które coraz śmielej wkraczają w życie współczesnych księgowych. Rosnąca grupa firm decyduje się na zastępowanie papierowego obiegu dokumentów systemami skanowania i elektronicznego obiegu faktur. Takie programy pozwalają na sprawne zarządzanie dokumentami online, minimalizują ryzyko zgubienia faktur czy rozwiązują problem niedotrzymywania terminów. Ponadto, pozwalają firmą zoptymalizować wydatki, usprawnić pracę, odpowiadać na oczekiwania współczesnego rynku i wyróżnić się na tle konkurencji. Choć inwestycja w innowacje w trudnych czasach może wydawać się złym pomysłem, to takie podejście może się okazać jedyną dobrą drogą. Zwolnione na czas pandemii tempo pracy w końcu przyspieszy, warto więc wykorzystać spokojniejszy okres na optymalizację wszystkich procesów i naprawienie wszelkich nieprawidłowości. Nowe technologie bez wątpienia odgrywają w tych obszarach kluczową rolę.

Automatyzacja procesów

Jak pokazują wyniki badania przeprowadzonego przez firmę EY, aż 41% przedsiębiorców z 45 państw zwiększa inwestycje w rozwiązania automatyzujące czynności, za które do tej pory odpowiedzialni byli ludzie[1]. Są to działania, które podejmują w ramach przygotowania firm do efektywnego funkcjonowania w nowej, powirusowej rzeczywistości.

„Inwestycja w nowe technologie cyfrowe i automatyzacja części procesów staje się siłą napędową strategii rozwoju wielu firm, a pandemia przyspieszyła ten proces. Przedsiębiorstwa chcą rozwijać w swoich organizacjach kulturę innowacyjności, aby szybko dopasowywać się do dynamicznie zmieniającego się rynku i skoncentrować się na wykorzystaniu postępu technologicznego w obszarach, takim jak: blockchain, łączność w chmurze, automatyzacja czy sztuczna inteligencja. Dzięki nowym technologiom z zakresu finansów i księgowości, biura rachunkowe czy działy finansowe w firmach mogą osiągnąć nowy poziom wydajności, zwiększyć bezpieczeństwo danych czy zmniejszyć ryzyko popełniania błędów przez pracowników” – powiedział Mateusz Kalinowski, CEO AiTech i CEO Meritus Systemy Informatyczne.

Elektroniczny obieg faktur

Rynek systemów finansowo-księgowych umożlwiających skanowanie i elektroniczny obiegu faktur „w chmurze” rośnie w siłę. Mnogość ofert z jednej strony może przytłaczać, z drugiej - daje możliwości wyboru. System zarządzania fakturami stanowi centralne miejsce archiwizowania dokumentów i poufnych danych, dlatego decyzja o wyborze danego narzędzia powinna być poprzedzona dogłębną analizą.

Wybrany system powinien zakładać możliwość wprowadzania odpowiednich reguł, które decydują o tym do jakich działów czy osób mają trafić poszczególne dokumenty, co podnosi bezpieczeństwo i poufność przechowywania dokumentacji. Nie mniej istotna jest technologia. Tutaj warto postawić na rozwiązania wykorzystujące narzędzie OCR (z ang. Invoice Opitcal Character Recognition), służące do rozczytywania tekstu z zeskanowanych dokumentów i obrazów, oraz sztuczną inteligencję. Dobrym przykładem jest program skanujfakture.pl, który nie tylko sam odczytuje wszystkie pola na fakturze - wystawcę dokumentu, wartości, stawki VAT, sumy, termin płatności i produkty czy usługi - ale przede wszystkim uczy się na podstawie działań podjętych przez użytkownika. Wszystko za sprawą wykorzystania jednej z najszybciej rozwijających się gałęzi sztucznej inteligencji - głębokiego uczenia (z ang. deep learning). Technologia polega na tworzeniu sieci neuronowych, czyli systemów informatycznych, których budowa i funkcjonowanie przypomina pracę ludzkiego mózgu. Systemy wykorzystujące ten przełomowy proces znacznie ułatwiają przebieg części procesów. Co więcej, mogą je wykonać w całości za użytkownika.

Pandemia koronawirusa pokazała, że nowe technologie w coraz większym stopniu odgrywają kluczową rolę w wielu firmach, także tych zajmujących się prowadzeniem księgowości. Biorąc pod uwagę liczbę coraz bardziej zaawansowanych technologicznie systemów skanowania i elektronicznego obiegu faktur, wniosek jest jeden - digitalizacja i automatyzacja to przyszłość księgowości.

[1] https://www.theguardian.com/world/2020/mar/30/bosses-speed-up-automation-as-virus-keeps-workers-home