Ekspert: najlepsze praktyki nie mogą odchodzić wraz z ludźmi

Zarządzanie wiedzą w firmach, w tym m.in. gromadzenie tzw. wiedzy cichej, zakorzenionej w doświadczeniach i indywidualnym podejściu pracowników, nigdy nie należało do łatwych zadań. Czas pandemii i nagłe przejście wielu przedsiębiorstw na pracę zdalną dodatkowo utrudniły ten proces, ograniczając chociażby możliwość zespołowego uczenia się zgodnie z podejściem „learning by doing”. Tymczasem to właśnie przepływ wiedzy w organizacji i jej kodyfikacja stanowi istotny zasób służący do obrony lub rozwoju pozycji rynkowej przedsiębiorstwa.

W najlepszej sytuacji znalazły się te firmy, które jeszcze przed wybuchem pandemii zdigitalizowały swoje procesy wdrażając odpowiednie rozwiązania, nie tylko automatyzujące i dokumentujące poszczególne procesy biznesowe, ale też gromadzące informacje o najlepszych praktykach i procedurach działania w konkretnych sytuacjach. Dzięki temu, niezależnie od tego czy organizacje stawały przed wyzwaniem pracy w zespołach rozproszonych czy redukcji zatrudnienia na skalę dotąd niespotykaną, nie musiało to oznaczać przerwania płynności działania firmy, ograniczenia jej wydajności, czy obniżenia poziomu satysfakcji klientów. Innym biznesom pozostało wyciągnąć wniosek, że digitalizacji procesów nie można dłużej odkładać.

- Systemy informatyczne budowane tak, by wspierać obiegi dokumentów i zadań za pomocą komponentów workflow, dbają o to, by właściwe czynności realizowane były przez właściwe osoby, we właściwym czasie. Pilnują przebiegu procesów i pokazują jak na tacy, ile spraw danego typu jest obecnie procesowanych, na czyim biurku utknęły i co musi się wydarzyć, by popchnąć ich realizację do przodu. Dzięki temu, pracownicy nie muszą znać procesu na wylot – wystarczy, że skupiają się na swoich zadaniach, które w dodatku są w tego typu rozwiązaniach mocno automatyzowane – mówi Łukasz Wróbel, wiceprezes i Chief Business Development Officer w firmie WEBCON, będącej wiodącym na polskim rynku dostawcą platformy do digitalizacji i zarządzania procesami biznesowymi.  Warto przy tym zauważyć, że przeniesienie wiedzy o przebiegu procesów biznesowych do systemów IT nie tylko ułatwia poradzenie sobie z sytuacją cięć kadrowych, ale stwarza też solidne fundamenty pod onboarding nowych pracowników.

Już pod koniec 2019 roku analitycy Gartnera podkreślali, że firmy zbyt mocno optymalizujące się pod warunki „tu i teraz” nie będą w stanie elastycznie podejść do wyzwań prowadzenia biznesu w czasach ciągłej zmiany. 2020 rok udowodnił jak bardzo istotny jest rozwój firmy w duchu, jaki Deloitte nazywa adaptable organisation.

- Firmy, które dzięki mądrej strategii cyfryzacji umiały szybko wdrażać w życie nowe produkty, pomysły biznesowe czy sposoby działania, były znacznie lepiej przygotowane na wynikającą z pandemii konieczność przeprofilowania swojej działalności. W zdecydowanie lepszej sytuacji były organizacje, w których IT dobrze współpracuje z biznesem, w tym z działami HR i Culture People, odpowiadając szybko na ich potrzeby. Krótki czas od zgłoszenia potrzeby czy pomysłu do wdrożenia warunkuje skuteczną reakcję na nową rzeczywistość. Jest jednak niemożliwy, jeśli firma nie posiada odpowiedniego zaplecza narzędziowego – wskazuje Łukasz Wróbel. 

Planując digitalizację zarządzania wiedzą, warto przenieść do elastycznych systemów IT nie tylko procesy biznesowe i rozwiązania, ale także dane na temat zasad funkcjonowania firmy i panujących w niej procedur. Ostatni rok pokazał, że możliwość wprowadzania szybkich usprawnień i modyfikacji w zakresie przepływu procesów, gromadzeniu danych i ich analizy może stanowić o jakości podejmowanych decyzji na wszystkich poziomach organizacji, a w efekcie często decydować o być albo nie być biznesu.

- Musimy sobie zadać pytanie, jak szybko jesteśmy w stanie uruchomić projekt informatyczny oraz jak szybko potrafimy wprowadzić zmiany w używanym na co dzień oprogramowaniu. Jeśli czas ten liczymy w miesiącach i tygodniach to znaczy, że nasza organizacja nie jest przygotowana na dzisiejsze realia prowadzenia biznesu – dodaje Łukasz Wróbel.