Firmy przekonały się do chmury, e-teczek pracowniczych i odczytu dokumentów

O 156% wzrosła liczba wprowadzanych do systemu elektronicznych dokumentów kadrowych, o 47% liczba wystawionych e-faktur sprzedażowych, a o 30% – odczytanych stron dokumentów. SaldeoSMART podsumowuje rok 2019, porównując aktywność użytkowników swojego rozwiązania dla księgowych i biur rachunkowych w latach 2018 i 2019.

Ponad 17,5 mln – tyle stron dokumentów przetworzyli za pomocą systemu SaldeoSMART jego użytkownicy w 2019 roku. Wystawili też blisko 940 tys. faktur sprzedażowych. Odczytali 62 tys. wyciągów bankowych. Wysłali do swoich klientów niemal 76 tys. rozliczeń księgowych i dodali do systemu 66 tys. dokumentów kadrowych, czyli o 156% więcej niż w 2018 r.

Co ciekawe, jeszcze w 2015 roku użytkownicy przetworzyli niecałe 2 mln stron dokumentów. To oznacza, że w ciągu 5 lat odczytywanie, czyli automatyczne wprowadzanie dokumentów do programów księgowych zamiast ręcznego ich przepisywania, stało się podstawą pracy księgowych i biur rachunkowych. Wpływ na to miała na pewno także możliwość dodawania dokumentów przez udostępnioną w 2019 roku aplikację mobilną. Ale to niejedyna zmiana.

- Porównując dwa ostatnie lata, widzimy wyraźny wzrost zainteresowania prowadzeniem akt pracowniczych w formie elektronicznej. E-teczki to kilka bardzo pożądanych benefitów. Po pierwsze, pracodawcy i kadrowi mają wszystkie dokumenty zawsze w jednym miejscu. Po drugie, czas archiwizacji takich dokumentów wynosi 10 lat, jest zatem znacznie krótszy niż w przypadku papierowych akt. Po trzecie, mają do nich dostęp także pracownicy – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE, producenta systemu SaldeoSMART.

W polskim biznesie utrzymuje się trend elektronicznej organizacji pracy z dokumentami, zarówno w firmach, jak i w biurach rachunkowych. Obieg dokumentów to rozwiązanie nie tylko dla dużych, ale coraz częściej także dla mikro i małych przedsiębiorstw. Na koniec 2019 roku z tej funkcjonalności systemu SaldeoSMART korzystało ponad 60% więcej przedsiębiorstw niż rok wcześniej. Coraz częściej interesują się nią również biura rachunkowe. 

- W 2018 obieg dokumentów w biurach rachunkowych stanowił 20% wszystkich wdrożeń tego pakietu, a w 2019 już 32%. To pokazuje jasno, że już nie tylko przedsiębiorstwa, ale także samodzielne biura odczuwają potrzebę zaoferowania takiej opcji swoim klientom lub uporządkowania własnej pracy nad dokumentami – wyjaśnia Krzysztof Wojtas.

Rośnie zaufanie do chmury i zewnętrznych specjalistów

Przedsiębiorcy coraz bardziej ufają także chmurze. W ostatnich dwóch latach wyraźnie spadła liczba lokalnych instalacji oprogramowania.

- To dobry znak – zauważa Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART. – Firmy przestają myśleć, że system jest bezpieczny tylko wtedy, gdy znajduje się na ich serwerach, niemal pod kluczem. W rzeczywistości skorzystanie z profesjonalnych rozwiązań online, takich jak SaldeoSMART, gwarantuje stałe aktualizacje i ciągłe dostosowywanie aplikacji do najnowszych standardów bezpieczeństwa. Co ważne dla naszych klientów, system, który im udostępniamy online, fizycznie jest umieszczony na naszych serwerach. Mają więc pewność, że o jego bezpieczeństwo dba firma, którą znają.

Z SaldeoSMART korzysta dziś ponad 80 tys. firm. To ponad 35% więcej niż na koniec 2018 roku. Użytkownicy systemu są aktywni i chętnie zgłaszają swoje potrzeby do Biura Obsługi Klienta. W 2019 roku BOK przyjął 9,5 tys. zgłoszeń, czyli około 38 dziennie.

- Tworzenie oprogramowania IT to nieustająca praca – ta programistyczna, związana z wprowadzaniem na rynek nowych wersji systemów czy nowych funkcjonalności, ich testowaniem i aktualizowaniem, oraz doradcza. Użytkowników nie można pozostawić samych sobie. Przeciwnie, trzeba ich wspierać w codziennej pracy, tłumaczyć, odpowiadać na pytania. Naszym zadaniem jako producenta nie jest wcale dostarczenie systemu, ale edukowanie i pokazywanie, jak optymalnie i wydajnie pracować z wykorzystaniem narzędzia, które im dajemy. Taka pomoc jest dla nich ważna i cenna – podsumowuje Krzysztof Wojtas.

W 2019 roku krakowska spółka wprowadziła do swojej oferty pakiet Moja Firma, skierowany do małych przedsiębiorstw, oraz Panel Kontrahenta dla mikro firm, służący jako kanał odbioru faktur wystawianych w SaldeoSMART. W jej portfolio pojawiło się także rozwiązanie dla biur rachunkowych – Zarządzanie Biurem.

Zespół programistyczny firmy zrealizował 1146 zadań. Jego aktywność jest duża od początku istnienia produktu, bowiem spółka stawia na ciągły rozwój swojego systemu, aby na bieżąco proponować użytkownikom nowości dopasowane do ich potrzeb.