Jak zarządzać pracownikami podczas pracy zdalnej

Amy Barzdukas Executive Vice President and Chief Marketing Officer

Praca zdalna, do której część z nas szybko musiała się zaadaptować, zaskoczyła wszystkich. Jeszcze do niedawna pracowaliśmy w biurze, kontaktując się z zespołem twarzą w twarz, przyzwyczajeni do cyklicznych spotkań stacjonarnych. Dziś, kiedy nie jest to możliwe, jesteśmy rozproszeni po swoich kuchniach, sypialniach czy salonach, które aktualnie pełnią funkcję miejsca pracy. Nowa rzeczywistość stanowi wyzwanie nie tylko dla pracowników, ale także dla menadżerów. Jak więc skutecznie zarządzać zespołem w tych nowych i nieznanych do tej pory okolicznościach?

Firma Poly od lat stawia na pracę zdalną, przez co jej pracownicy są przyzwyczajeni do pracy z innego miejsca niż biuro. Zapytaliśmy więc kilku z nich, czego nauczyli się na przez ten czas i jakie wskazówki mogą dać osobom, które w tej sytuacji znajdują się po raz pierwszy.

Priorytetem jest komunikacja

Przeprowadzając spotkanie w trybie zdalnym nie ograniczamy się jedynie do dźwięku – korzystamy również z narzędzi wideokonferencji. Dlaczego? Ponieważ jesteśmy stworzeniami wizualnymi. Czytamy z mowy ciała, która stanowi uzupełnienie w rozumieniu całego komunikatu. W rzeczywistości neurobiologia pokazuje, że obraz wzmacnia przekaz i przyczynia się do produktywniejszych dyskusji.

Nie zapominajmy jednak o innych narzędziach komunikacji, które są równie ważne, jak wideokonferencja. Aby być na bieżąco, korzystamy z komunikatorów tekstowych i poczty elektronicznej. Nie zawsze możemy jednak prowadzić synchroniczne rozmowy, więc wykorzystujmy wszystkie akcesoria, jakie mamy do dyspozycji.

Stała komunikacja z zespołem jest bardzo ważna. Warto postarać się, aby praca zdalna pod tym względem, w niczym nie różniła się od tej w biurze. Gdy mijamy się na korytarzu zawsze wymieniamy powitania, nie rezygnujmy więc z tego zwyczaju podczas komunikacji zdalnej. Spróbuj znaleźć sposób na cyfrowe powitanie ludzi, tak aby każdy czuł się widoczny i istotny. Dobrym rozwiązaniem jest ustawienie alarmu lub powiadomienia, które przypomni o codziennym przywitaniu się z pracownikami. Możesz również zaplanować regularne wideo czaty. Będzie to dobra okazja do przekazania wyników, podsumowania aktualnych dokonań oraz podziękowania zespołowi za jego pracę.

Mój zespół i ja jesteśmy cały czas na bieżąco – używamy do tego Microsoft Teams – gdzie przekazujemy sobie wiadomości i dzielimy się najnowszymi informacjami, zarówno newsami z biznesu jak również tymi z życia prywatnego – deklaruje jeden z pracowników Poly.

Poproś o informację zwrotną od Twojego zespołu

Kiedy zdalnie zarządzasz pracą innych, widzisz ich tylko wtedy gdy nawiążecie połączenie wideo. Nie jesteś świadomy tego, jak inni pracownicy komunikują się między sobą. Zadbaj o to, aby w zespole panowała przyjazna atmosfera i dobra komunikacja. Informacje zwrotne od zespołu pomogą spojrzeć na zarządzanie całościowo, a będąc na bieżąco – będziesz mógł reagować od razu, gdy coś zacznie szwankować.

 Przekaż informację zwrotną zespołowi

Czasami wydaje się to być trochę wymuszone lub zwyczajnie niepotrzebne, ale przekazywanie informacji zwrotnych i sugestii współpracownikom jest teraz o wiele bardziej istotne niż kiedykolwiek. Szczególnie gdy mowa o pracy z domu. Nie ma potrzeby zwlekania i odkładania ważnych rozmów na później, kiedy wszystko wróci do „normalności”. Warto być na bieżąco ze wszystkimi nagłymi sprawami, tak aby zachować płynność komunikacji w firmie.

Praca to nie wszystko

Pracując zdalnie, interakcje między pracownikami stają się często mechaniczne i ograniczone do minimum. Kontaktujemy się ze sobą jedynie w celach biznesowych, a umyka nam zwykłe zainteresowanie drugą osobą. Nie pytamy już „Jak minął weekend?”, przez co komunikacja staje się dużo bardziej bezosobowa, czy też transakcyjna. Pamiętaj, że członkowie Twojego zespołu to nadal ludzie. Interesuj się rzeczami, o które naturalnie byś zapytał w kontakcie na żywo.

- Jakiś czas temu wpadłem na mojego dawnego menedżera – wspomina jeden z pracowników. Nie widziałem go od lat, a pierwsze pytanie, jakie zadał, brzmiało: Czy nadal słucham Bruce’a Springsteena. Skąd wiedział, że jestem jego fanem? W biurze miałem pełno jego plakatów, a każdy, kto choć trochę mnie znał, wiedział, że to mój ulubiony muzyk. Pochłonięci obowiązkami zawodowymi nie zapominajmy o naturalnych interakcjach międzyludzkich. Okażmy pracownikom trochę zainteresowania, a z pewnością dobre relacje zaprocentują udaną współpracą.

Zadbaj o atmosferę

W minionym sezonie świątecznym odbyło się wirtualne spotkanie – wspomina jedna z pracownic. Jeden z członków zespołu miał sweter świąteczny. Rozejrzałam się i znalazłam czapkę św. Mikołaja, którą zaraz założyłam. Po chwili wszyscy przebrali się w ten sam sposób, dzięki czemu poczuliśmy świątecznego ducha. Jeśli dekorujemy biuro na święta, czemu nie udekorować naszego wirtualnego biura? Podobna sytuacja nastąpiła podczas spotkania dotyczącego nadchodzącego wydarzenia. Za każdym razem, gdy zdjęcie danej osoby pojawiało się w prezentacji, reszta zmieniała tło w Zoomie na to właśnie zdjęcie.

Starajmy się zadbać o przyjazną atmosferę w pracy nawet w trybie zdalnym. Jeśli nie możemy świętować w pracy Bożego Narodzenia lub urodzin kolegi z pracy, znajdźmy cyfrową alternatywę, która sprawi, że wszyscy poczujemy, jakbyśmy spędzali ten czas razem.

Nie wykonuj wielu zadań jednocześnie

Wielozadaniowość to z pewnością cecha pożądana przez większość pracodawców. Jednak jeśli nie ma konieczności – warto poświęcić całą swoją uwagę na wykonanie jednej, priorytetowej czynności. Szczególnie istotne jest to podczas rozmowy ze współpracownikiem. Kiedy rozmawiasz z ludźmi wirtualnie, zachowuj się tak, jak podczas rozmowy w cztery oczy. Nie odpisuj w tym samym czasie na maile, nie uzupełniaj raportu – skup się na rozmówcy i okaż mu szacunek. Wykonując przy tym kilka rzeczy naraz – niszczymy zaufanie wobec nas samych.