Powrót do biura: lekcja z pracy zdalnej

Pandemia koronawirusa zmusiła wiele firm do przejścia w tryb pracy zdalnej, a to wymagało niekiedy szybkiej cyfryzacji i wdrożenia nowych procedur operacyjnych. Pracownicy dostosowali się do nowej sytuacji –  9 na 10 deklaruje, że chciałoby pracować częściowo z domu nawet po zakończeniu pandemii. 67% ocenia dodatkowo, że praca zdalna nie spowodowała u nich spadku efektywności.[i] Tymczasem wiele firm myśli o powrocie do biur, przynajmniej w modelu hybrydowym. Jak zorganizować pracę na nowo, szczególnie w okresie urlopowym? I jakie lekcje można wyciągnąć z wielu miesięcy home office?

Lockdown zredefiniował znane nam modele pracy i wymusił wprowadzenie wielu rozwiązań, które były niezbędne w czasie pracy z domu. W wielu firmach konieczna była reorganizacja, żeby móc zapewnić łatwy dostęp do wszystkich potrzebnych dokumentów, przepływ pracy czy ustalić zasady zastępstw na projektach. Część tych zmian może być szansą na efektywne zarządzanie również po powrocie do wcześniejszego modelu.

Efektywne zarządzanie projektami

Jednym z kluczowych wyzwań związanych z pandemią i organizacją pracy w trybie zdalnym było zadbanie o to, żeby zachować ciągłość pracy na projektach. Wymagało to sprawnej komunikacji między pracownikami i skutecznej kontroli managerów, którzy odpowiednio szybko reagują na wszelkie informacje o opóźnieniach, zmianach i postępach prac. Ważnym elementem organizacji pracy było zarządzanie zastępstwami, w sytuacji gdy np. rodzice musieli z powodów zamknięcia przedszkoli czy żłobków zaopiekować się dziećmi. Doświadczenia warto przełożyć na sezon urlopowy, który jest o tyle łatwiejszy w organizacji, że jest bardziej przewidywalny, można go więc zaplanować z wyprzedzeniem. Jasny podział obowiązków, wcześniejsze ustalenie, kto jakie zadania przejmuje i zapewnienie pełnego dostępu do wszelkich wiadomości, dokumentów i informacji o danych projektach, znacznie ułatwia ten okres, w którym w zespole pracuje mniej osób. Tak jak dostęp do dokumentów w formie elektronicznej umożliwiał pracę zdalną, tak samo pozwoli upoważnionym osobom na kontrolę czy dostęp do potrzebnych informacji podczas delegacji czy spotkań poza biurem. Praca na dokumentach lub systemach wdrożonych w chmurze, umożliwia ich aktualizację czy wprowadzanie zmian w czasie zbliżonym do rzeczywistego, co może ułatwić realizowanie wspólnych zadań w tych firmach, które zdecydują się na model hybrydowy. – mówi Filip Fludra, Sales Manager w Exact Software Poland.

Firmowa chmura i elektroniczny obieg dokumentów

Jednym ze sposobów ułatwienia pracy zdalnej było przeniesienie zasobów do chmury, tak aby zapewnić dostęp do potrzebnych plików w dowolnej lokalizacji. W wielu organizacjach konieczne było również wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwala na procesy akceptacji, księgowanie i procedowanie bez potrzeby fizycznej obecności w biurze. To rozwiązania, na których korzystają niemal wszyscy. Działy księgowości zyskały zdalny dostęp do plików finansowych oraz zintegrowane oprogramowanie do rozliczania projektów, co pozwala na automatyzację wielu procesów, znacznie usprawnia operacje księgowe oraz minimalizuje ryzyko ewentualnych pomyłek. Wiele firm wprowadziło również elektroniczne podpisy, dzięki którym pracownicy i kadra zarządzająca nie muszą już specjalnie przyjeżdżać do firmy, aby podpisać jakiś dokument. Pozwala to oszczędzać czas, usprawnić pracę i przyspieszyć procesy akceptowania decyzji. W sezonie wakacyjnym szczególnie przydadzą się rozwiązania pozwalające na elektroniczne zarządzanie wnioskami urlopowymi czy planowanie zastępstw w oparciu o dostępne dla wszystkich harmonogramy. Działy kadr mogą teraz w trybie zdalnym zarządzać kartotekami pracowników, śledzić ich rozwój i w zależności od potrzeb i celów firmy oraz rynkowych trendów proponować zindywidualizowane szkolenia. To rozwiązania, które usprawniają pracę również w biurze i pozwalają pracownikom skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

Usprawnienie procesów rekrutacyjnych

Duże zmiany można zaobserwować również w obszarze rekrutacji. W trakcie pandemii większość firm nowych pracowników szukała zdalnie i sporo wskazuje na to, że tak już zostanie. Badania pokazują, że ta forma odpowiada również poszukującym zatrudnienia – pozytywny lub neutralny stosunek do rekrutacji zdalnej wyraziło aż 91% badanych.[ii] Procesy rekrutacyjne online pozwalają firmom na dotarcie do znacznie szerszego grona potencjalnych pracowników, co w połączeniu z pracą zdalną daje niemalże nieograniczone możliwości w zakresie pozyskiwania specjalistów. Firmy mogą wybierać spośród kandydatów z różnych miast czy nawet krajów oraz zatrudniać tych najlepiej wykwalifikowanych, posiadających najbardziej poszukiwane na rynku umiejętności. Nowe technologie pozwalają rekruterom na przeprowadzanie z kandydatami spotkań online, co oszczędza czas i może być istotne np. wtedy, gdy przedsiębiorstwo dynamicznie się rozwija, poszerza swoją działalność i pilnie potrzebuje uzupełnić braki kadrowe.

Redefinicja modelu pracy

91% managerów dostrzega potencjał wynikający z cyfrowych usprawnień w organizacji pracy. Podczas pandemii wprowadziło je aż 27% firm.[iii] System rotacyjny, oparty na podziale tygodnia na dni pracy zdalnej oraz stacjonarnej z biura umożliwia pracownikom większą elastyczność w zarządzaniu czasem pracy i obowiązkami domowymi czy rodzinnymi. Czas, który oszczędzają na codziennych dojazdach i staniu w korkach mogą poświęcić na realizowanie pasji lub rozwój osobisty, co korzystnie wpływa na ich samopoczucie i przekłada się na większą efektywność. Model hybrydowy jest korzystny również dla pracodawców, m.in. ze względu na możliwość redukcji kosztów najmu powierzchni biurowych – jeśli do biura na co dzień przyjeżdża tylko część zespołu, sensownym rozwiązaniem wydaje się być rezygnacja z części wynajmowanych pomieszczeń. Zaoszczędzone pieniądze można zainwestować w rozwój firmy lub szkolenia pracowników.

Pandemia przyspieszyła procesy cyfryzacji polskich przedsiębiorstw i była bodźcem do wprowadzania rozwiązań, które świetnie sprawdzą się np. w modelu pracy hybrydowej.  Nie warto z nich rezygnować. Badania pokazują jednak, że polscy przedsiębiorcy w kwestii technologicznych ulepszeń wciąż mają wiele do zrobienia. Ze specjalistycznego oprogramowania dostosowanego stricte do ich potrzeb
i umożliwiającego holistyczne zarządzanie przedsiębiorstwem korzysta zaledwie 14%[iv] firm. Coraz więcej organizacji dostrzega jednak korzyści płynące z zastosowania nowych technologii i można się spodziewać, że w niedalekiej przyszłości będą one szukać możliwości cyfryzacji swoich procesów.

[i] Praca: hybrydowo, zdalnie i z biura. Badanie Pracuj.pl: https://media.pracuj.pl/134158-praca-hybrydowo-zdalnie-i-z-biura-badanie-pracujpl

[ii] Praca: hybrydowo, zdalnie i z biura. Badanie Pracuj.pl: https://media.pracuj.pl/134158-praca-hybrydowo-zdalnie-i-z-biura-badanie-pracujpl

[iii] Transformacja cyfrowa firm. Badanie EY: https://www.ey.com/pl_pl/raporty-analizy/transformacja-cyfrowa-firm-2020

[iv] Transformacja cyfrowa firm. Badanie EY: https://www.ey.com/pl_pl/raporty-analizy/transformacja-cyfrowa-firm-2020