Robot – nieocenione wsparcie w HR

Pracownicy działów HR codziennie mierzą się z różnymi wyzwaniami, które wymagają nie tylko szczególnych kompetencji, ale i empatii. Są sercem firmy, a od ich pracy zależy efektywność całych zespołów. Natłok obowiązków sprawia jednak, że często bywają przemęczeni. Wiele cennego czasu zabierają im obowiązki związane z administracją i zarządzaniem danymi, a coraz mniej mają go na kontakty międzyludzkie. Jak można wesprzeć funkcjonowanie kadrowych, by korzyści płynęły dla całej organizacji? Z pomocą przychodzą roboty!

Jak wskazuje raport „2021 DELOITTE GLOBAL HUMAN CAPITAL TRENDS”, jednym z pięciu głównych trendów jest tworzenie „super-zespołów”, czyli ścisła współpraca ludzi i technologii, by osiągać jak najlepsze wyniki. [1]

Kompetencje związane z pracą ludzi, maszyn i algorytmów będą coraz bardziej pożądane na rynku pracy. Według raportu „FUTURE OF JOBS REPORT 2020” do 2025 roku powstanie aż 97 mln miejsc pracy, wymagających właśnie takich umiejętności. To sygnał, że warto rozwijać się w tym kierunku, by być atrakcyjnym kandydatem na rynku pracy. Raport wskazuje również, że 66% pracodawców spodziewa się zwrotu z inwestycji w działania, pomagające pracownikom w przekwalifikowaniu się lub podniesieniu kwalifikacji w przeciągu roku. [2]

Automatyzacja procesów obecna jest w niemal każdej firmie. Nikogo więc nie dziwi, że firmy chętnie wykorzystują narzędzia, które ułatwiają i przyśpieszają na przykład procesy rekrutacji i usprawniają funkcjonowanie całej organizacji. Wciąż jednak niewiele przedsiębiorstw decyduje się na zatrudnienie robotów, które jeszcze skuteczniej mogą optymalizować działanie firmy.

Jak robot może pomóc pracownikowi HR?

Wiele czynności wykonywanych przez pracowników działów kadr to działania powtarzalne i wiążące się z przetwarzaniem danych, raportowaniem, wysyłaniem maili czy uzupełnianiem dokumentów. Wszystkie takie zadania może natomiast przejąć robot! Warto więc bliżej przyjrzeć się jego możliwościom. Może on na przykład wesprzeć pracownika w codziennej komunikacji z urzędami oraz administracją centralną. Praca ze zwolnieniami lekarskimi i ich ewidencjonowaniem może zostać wsparta robotem, który wprowadzi również dane do PFRON, wygeneruje i roześle „paski płacowe”, czy przygotuje zaświadczenia o zarobkach. Pomoże również w rozliczaniu delegacji pracowników i ich czasu pracy oraz wesprze w procesie ewidencji urlopów. Co więcej, wyśle raport o wszystkim co zrobił, więc zakres wykonania obowiązków jest pod stałą kontrolą.

Kolejnym przykładem jest obsługa Płatnika: robot potrafi codziennie pobierać aktualizacje, wysyłać zestawy dokumentów, klonować dokumenty rozliczeniowe, generować pliki i wysyłać je do ZUS-u. Dzięki niemu pracownicy biura będą mieli przygotowane wszystkie materiały potrzebne do bieżącej pracy oraz będą mogli zająć się innymi obowiązkami.

– Robot to również alternatywa do tradycyjnych integracji pomiędzy różnymi systemami. Wykorzystanie technologii Robotic Process Automation (RPA) jako łącznika pomiędzy różnymi systemami jest często wielokrotnie tańsze i szybsze niż tradycyjne integracje. Nawet pracownik działu HR może samodzielnie tworzyć proste automatyzacje zarezerwowane dotychczas dla programistów – mówi Michał Wawiórko, Prezes Zarządu First Byte, właściciela Wizlink. 

To zaledwie kilka z możliwych rozwiązań. Robota można dowolnie zaprogramować, aby wykonywał najpotrzebniejsze zadania. Podstawą jest jednak to, by były one oparte na powtarzalnym i dobrze zdefiniowanym procesie.

Robot – wsparcie, a nie zagrożenie

Skoro roboty są tak pomocne, dlaczego wciąż tak wiele firm obawia się zatrudnienia cyfrowego wsparcia w swojej firmie? Wynika to przede wszystkim z utrwalonych przez lata przekonań na ich temat. Tymczasem, wraz z rozwojem technologii, są one coraz bardziej dostępne i mogą sobie na nie pozwolić nawet małe firmy.

– Wiele osób ma obawy w stosunku do robotów – czy nie zabiorą nam pracy? Czy moją firmę będzie stać na zatrudnienie dodatkowego personelu, który będzie takiego robota pilnował? Są one zupełnie nieuzasadnione – wsparcie w postaci zautomatyzowanej pomocy sprawia, że pracownicy mogą zająć się bardziej kreatywną częścią swoich obowiązków i rozwijać swoje kompetencje. Obsługa nowoczesnych robotów jest natomiast bardzo prosta i wystarczy krótkie szkolenie, by pracownik potrafił zarządzać i nadzorować swojego cyfrowego asystenta. Samego robota można natomiast wytrenować nawet w kilka dni! Można tego dokonać samodzielnie wewnątrz organizacji bądź
z pomocą firm zewnętrznych – dodaje Michał Wawiórko.

Niezwykle istotny jest również czynnik ludzki. Przejmując monotonne zadania, robot pozwala pracownikom odzyskać czas, który mogą poświęcić na relacje międzyludzkie, rozwój swoich kompetencji i pracę w zgodzie ze swoimi talentami. Jest to szczególnie ważne w czasach, kiedy coraz więcej uwagi przykłada się do zdrowia psychicznego pracowników.

[1] Raport: 2021 DELOITTE GLOBAL HUMAN CAPITAL TRENDS

[2] https://www.weforum.org/reports/the-future-of-jobs-report-2020