Sztuczna inteligencja rozlicza faktury kosztowe. Jak to działa?

Przy wprowadzaniu danych z faktur ludzie się nudzą i mylą. Rozwiązania korzystające z OCR (Optical Character Recognition) przetwarzają dokumenty szybciej i skuteczniej. Wyjaśniamy, jak działa taki system, oparty na sztucznej inteligencji i uczeniu maszynowym.

Daty, kwoty, rachunek bankowy, dostawca, opisy, warunki płatności i mnóstwo innych elementów – dane z faktur ludzie zwykle wprowadzają ręcznie. I tylko ktoś, kto sam to robił, wie, jak żmudne jest to zajęcie, ile czasu zajmuje i jak wiele osób musi nad tym pracować.  – Człowiek jest w stanie wprowadzić ręcznie ok. 1,5 tys. w miesiącu realizując również inne czynności księgowe. Tymczasem firma może mieć dziesiątki tysięcy faktur kosztowych miesięcznie. Do ich obsługi potrzebny jest więc spory sztab – mówi Katarzyna Łucka, menadżer ds. cyfryzacji w Impel Business Solutions.

Zmęczeni ludzie popełniają błędy. Tym bardziej, że w ostatnim czasie faktury zostały rozbudowane o dodatkowe elementy – z mechanizmem podzielonej płatności na czele. Jeśli dane te zostaną wprowadzone z błędem do systemu finansowo-księgowego czy ERP firmy, spowoduje to wygenerowanie nieprawidłowego przelewu. Skutek? Dodatkowe analizy, wyjaśnienia w urzędzie skarbowym, korekty, czyli dodatkowy nakład pracy i strata czasu, a poza tym może to pociągnąć za sobą kary nałożone przez urząd skarbowy.

Newralgicznym elementem faktury jest oczywiście rachunek bankowy – nieprawidłowo zestawiony powoduje, że przelew nie trafia do dostawcy. A jeszcze więcej kłopotów pojawia się, gdy wybrany zostaje niewłaściwy dostawca. Błędy i pomyłki to jeden problem. Jest jeszcze inny, tylko z pozoru mniej istotny: wykonywanie tak żmudnej pracy przez dłuższy czas powoduje, że człowiek się nudzi. – Ludzie nie chcą wykonywać powtarzalnych czynności, chcą się rozwijać, specjalizować w innych aspektach księgowości – dodaje Katarzyna Łucka.

Oceerowanie: na czym to polega?

Wprowadzaniem danych z faktur do systemu może się zająć maszyna. Umożliwił to rozwój technologii OCR (z ang. Optical Character Recognition), czyli optycznego rozpoznawania znaków. Ta technologia pozwala na odczytanie tekstu z zeskanowanych dokumentów lub cyfrowych obrazów. Dzięki temu system rozpoznaje tekst, elementy graficzne czy tabele zawarte w dokumencie, a litery odczytuje niezależnie od czcionki. Zamiast pliku w formacie PDF, JPG lub PNG automatycznie uzyskujemy w ten sposób dane edytowalne, łatwe do wyszukania i dalszego przetwarzania. W skrócie: system „oceeruje” faktury, czyli odczytuje ich elementy i przetwarza na dane cyfrowe. – Sama technologia OCR nie jest nowością. Pierwsze przymiarki do jej wykorzystania robiliśmy już w 2012 roku. Różnica polega na tym, że teraz mamy do dyspozycji sztuczną inteligencję. To otwiera zupełnie nowe możliwości przed systemami bazującymi na OCR – zaznacza ekspertka Impel Business Solutions.

Impel Business Solutions zdecydował się na system OCR stworzony przez firmę ABBYY. Czym różni się od innych rozwiązań bazujących się na tej technologii? – Wyróżnia się liczbą sczytywanych danych i pełną obsługą faktur gwarantując wielopoziomową weryfikację danych. Oprócz danych nagłówkowych, jak daty, kwoty czy numery rachunków, możemy tu zejść do poziomu pojedynczych pozycji: rodzaju produktu lub usługi, jednostki miary, wartości jednostkowej itd. Jest to jeden z najlepszych tego typu systemów na świecie – podkreśla Katarzyna Łucka.

Jak uczy się system?

Prawdopodobnie każdy, kto czyta ten tekst, zadaje sobie w tym miejscu jedno z następujących pytań: czy ten system nigdy się nie myli? Czy zawsze prawidłowo odczytuje wszystkie dane? Czy radzi sobie ze wszystkimi szablonami faktur?

– W tej chwili skuteczność na poziomie pojedynczego pola dokumentu, po testach i po wdrożeniu w ponad 100 podmiotach, osiągnęła ok. 90%. System jednak cały czas się uczy. Na pewno będziemy się zbliżali do 100 proc., ale efektywność jest uzależniona m.in. od jakości dokumentów. Niezwykle ważna jest np. odpowiednia ich rozdzielczość – mówi Katarzyna Łucka.

Dodajmy, że firma ABBYY, na etapie tworzenia modułu do faktur, doskonaliła system rozpoznawania znaków poprzez pracę na tysiącach faktur. To ma znaczenie, ponieważ w różnych krajach elementy tych dokumentów mogą być inne. Np. stawki zerowe VAT to specyfika polska.

– System dysponuje ogromną bazą wzorców faktur kosztowych, dzięki czemu łatwo rozpoznaje ten rodzaj dokumentów. Można go dodatkowo skonfigurować pod własne potrzeby, np. ucząc go rozpoznawania mechanizmu podzielonej płatności. Wprowadziliśmy również zabezpieczenia sprawiające, że dane generują się poprawniej, np. żeby „0” w numerze rachunku bankowego nie zostało odczytane jako litera „o” – opowiada menadżerka.

Teraz system uczy się w innym trybie. Jeśli natrafia na element, z którego odczytaniem ma problem, przesyła informację do stacji weryfikacji. Tam pracują już ludzie, którzy sprawdzają pozycję i ewentualnie dokonują korekty. Na podstawie ich decyzji system się uczy.

Jak wygląda skuteczność?

Rodzi się jednak kolejne pytanie: czy ok. 90% skuteczności odczytu danych jest wystarczające? W ramach usługi outsourcingu księgowości w Impel Business Solutions wygląda to jednak nieco inaczej. – Proponujemy kompleksową obsługę faktur z gwarancją 100% poprawności odczytu danych. Nasz zespół zajmuje się weryfikacją poprawności w przypadku, gdy algorytm nie jest pewien, czy prawidłowo odczytał określoną pozycję. Zakres danych można dostosować do potrzeb systemu finansowo-księgowego firmy. Dostarczamy plik cyfrowy oraz oczywiście obraz faktury. Księgowość w firmie nie musi już niczego przepisywać. Klient za pomocą interfejsów lub robota taki plik z danymi może zaciągnąć do systemu finansowo-księgowego, czego efektem jest wstępnie wprowadzony dokument w rejestrze zakupu – wyjaśnia Katarzyna Łucka.

Wykorzystanie zaawansowanego OCR-a pozwala delegować pracowników, do tej pory zaangażowanych w monotonne i czasochłonne przepisywanie danych z faktur, do innych zajęć wymagających specjalistycznych kompetencji, odpowiedzialności czy kreatywności. Rozwiązanie chroni również przed pomyłkami. Np. informacja o split payment przechodzi do systemu automatycznie, podobnie data, rachunek bankowy i inne kluczowe elementy. Co istotne, OCR-a można wykorzystywać również bez elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Wystarczy do tego skaner lub aparat fotograficzny albo po prostu e-faktura od dostawcy.