Automatyzacja pomaga firmom budować przewagę nad konkurencją. Zwłaszcza wykorzystanie narzędzi sztucznej inteligencji

Firmy coraz chętniej inwestują w cyfryzację i automatyzację procesów, w tym z wykorzystaniem sztucznej inteligencji (AI), co pozwala im oszczędzać czas, redukować koszty operacyjne i poprawiać jakość obsługi klienta. Nowoczesne narzędzia takie jak platforma FlowDog pozwalają relatywnie szybko i efektywnie kosztowo usprawniać procesy obsługi reklamacji, zleceń serwisowych czy analizę danych sprzedażowych. Eksperci podkreślają, że dobrze wdrożona automatyzacja może przynieść zwrot z inwestycji już w ciągu kilku miesięcy, zwiększając konkurencyjność firm na dynamicznie zmieniającym się rynku. 

– Cyfryzacja procesów w firmach przede wszystkim redukuje czas potrzebny na wykonanie danej czynności. To, co człowiek realizuje w godzinę czy dwie, z pomocą odpowiednich narzędzi można przygotować w ciągu kilkunastu minut – mówi agencji Newseria Aneta Gańko, dyrektorka Działu Wdrożeń we FlowDog. – Przykładem może być tu sytuacja, kiedy handlowiec manualnie opracowuje ofertę dla klienta, korzystając z Excela i swojej wiedzy. Jeśli tę wiedzę i wyliczenia zaimplementujemy do systemu, generowanie oferty zajmie 10 minut zamiast 2–3 godzin.

Wdrażanie nowoczesnych systemów automatyzacji w firmach znacząco skraca czas realizacji procesów i zwiększa ich efektywność. Przedsiębiorstwa mogą dzięki temu m.in. redukować koszty, minimalizować błędy i optymalizować procesy związane z reklamacjami, serwisem czy zarządzaniem danymi.

– Wprowadzenie automatyzacji w firmach przynosi wymierne, mierzalne korzyści – mówi Aneta Gańko. – W przypadku jednego z naszych klientów, który prowadzi rozproszoną sieć placówek handlowych, problemem było zbieranie danych finansowych. Ręczne analizowanie sprzedaży z poszczególnych placówek zajmowało pracownikom działu księgowości kilka dni. Natomiast po wdrożeniu automatyzacji ten czas został zredukowany z trzech–czterech dni do maksymalnie 2 godzin.

Szereg projektów zrealizowanych do tej pory przez LoVo Software, właściciela platformy FlowDog, wskazuje, że zwrot z inwestycji tego typu – tzw. payback – jest możliwy już w 6 miesięcy od zakończenia wdrożenia. W przypadku mniej złożonych projektów, które można zrealizować już w trzy miesiące, oznacza to, że zwrot, a nawet zysk z rozpoczynanych teraz inwestycji w automatyzację jest możliwy jeszcze w 2025 roku.

– Relatywnie najmniejsze nakłady, rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych. a jednocześnie największe zwroty z inwestycji w automatyzację procesów biznesowych przedsiębiorstwa mogą osiągnąć w takich obszarach jak: generowanie ofert, obsługa reklamacji, zleceń serwisowych czy integracja danych z paragonów z drukarek fiskalnych – mówi dyrektorka Działu Wdrożeń we FlowDog.

Eksperci wskazują, że cyfryzacja i automatyzacja są już nie tylko trendem, ale wręcz kluczowym czynnikiem rozwoju biznesu w nadchodzących latach. Firmy, które już inwestują w takie rozwiązania, mogą nie tylko ograniczyć koszty operacyjne, ale też zyskać przewagę nad konkurencją i lepiej odpowiadać na potrzeby klientów. Na przykład w jednym z marketów budowlanych klienta FlowDog wdrożona została automatyzacja, która pozwala klientom umawiać spotkania z projektantami online, zamiast – jak w przypadku konkurencji – odwiedzać markety osobiście, co przyspiesza obsługę i poprawia komfort zakupów. 

– Automatyzacja nie tylko usprawnia procesy, ale i zwiększa konkurencyjność – potwierdza Aneta Gańko. – Przykładem może być tutaj sytuacja, kiedy klient umawia się z projektantem wnętrz na wizytę, podczas której mają zaprojektować kuchnię czy balkon. Standardowo wymaga to umówienia się i pójścia do marketu budowlanego. Dzięki automatyzacji klient, zamiast umawiać tę wizytę osobiście, może po prostu wejść na stronę marketu i zrobić to online, co oszczędza jego czas i zwiększa efektywność działania firmy. I nie wszystkie markety budowlane mają takie rozwiązania – a wiemy, że w dobie cyfryzacji klienci nie zawsze chcą wychodzić z domu, za to chcą mieć szansę w szybki i prosty sposób umówić się na takie spotkanie.

Automatyzację w firmach w tej chwili dodatkowo wspiera zastosowanie algorytmów AI. Przykładowo nowoczesne systemy OCR (narzędzie rozpoznawania tekstu z przesłanych dokumentów, skanów i obrazów), wspierane przez sztuczną inteligencję, mogą szybciej rozpoznawać dokumenty i analizować dane.

– Dotychczasowe OCR-y wymagały długiego czasu na naukę odczytywania danych z dokumentów. Obecnie systemy oparte na AI uczą się szybciej i potrafią przetwarzać różnorodne dokumenty, nie tylko faktury, co skraca czas wdrożenia i zwiększa jego efektywność – mówi ekspertka.

Jak wskazuje, rozwiązania z zakresu cyfryzacji i automatyzacji procesów coraz chętniej wdraża w tej chwili m.in. branża handlowa.

– Najbardziej popularnymi procesami, które interesują branżę handlową i sieci wielkopowierzchniowe, są procesy reklamacji i serwisowe. One są kluczowe z punktu widzenia obsługi klientów, bo na pewno każdy zdaje sobie sprawę z tego, jak istotna w funkcjonowaniu każdego sklepu jest jego infrastruktura, czyli działające lodówki, działające piece do wypieku pieczywa, wózki widłowe czy kasy – podkreśla Aneta Gańko. – Moduł serwisowy FlowDog daje dużą elastyczność zarządzania takimi zgłoszeniami. Serwis dostaje informację, jak pilne i krytyczne jest dane zgłoszenie, a pracownicy sklepu wiedzą, na jakim jest etapie i kiedy mogą oczekiwać naprawy. Z kolei automatyzacja obsługi reklamacji pozwala nie tylko na przyspieszenie procedowania i wyeliminowania zbędnej pracy manualnej, ale też uniknięcie prawnych skutków jej nierozpatrzenia w terminie.

Platforma do automatyzacji procesów biznesowych FlowDog to autorskie narzędzie opracowane przez LoVo Software na bazie wielu lat doświadczeń konsultingowych. Umożliwia zarządzanie i usprawnienie kluczowych operacji, co znacząco wpływa na poprawę jakości obsługi i sprawność działania firm. Dotychczasowe wdrożenia tego narzędzia w firmach różnej wielkości pokazały, że wskaźnik ROI, czyli zwrot z takiej inwestycji, wynosi ok. 100 proc. w skali roku. Z kolei w przypadku mniej skomplikowanych wdrożeń FlowDog wskaźnik ROI może sięgać nawet 200 proc, co oznacza zwrot poniesionych nakładów już w ciągu pół roku.

Eksperci platformy podkreślają jednak, że bardzo ważnym – a często pomijanym – etapem projektów automatyzacji w firmach jest ich wcześniejszy audyt i optymalizacja. Często bowiem w firmach przez wiele lat funkcjonują nieefektywności, których osoby z wewnątrz organizacji po prostu nie zauważają.