400 osób i 7 ton sprzętu. Transport sportowców do Rio to duże wyzwanie logistyczne

Przewiezienie do Rio de Janeiro polskich olimpijczyków to duże wyzwanie logistyczne – przekonuje Michał Leman, prezes zarządu LOT Travel. Trudności nastręczała rezerwacja lotów już na początku roku, kiedy nie były znane nazwiska wszystkich zakwalifikowanych sportowców. Przelot 400 osób to koszt kilku milionów złotych, zwłaszcza że w okresie igrzysk ceny lotów poszły ostro w górę. Negocjacji z liniami wymaga też kwestia przewozu blisko 7 ton sprzętu sportowego, a najdłuższy ponadwymiarowy bagaż miał 5,5 metra.

– Mamy około 1,8 tys. e-maili wysłanych między naszymi pracownikami a liniami lotniczymi, 40 godzin negocjacji warunków z liniami lotniczymi, które wykorzystują wielką imprezę i usztywniają się w swoim podejściu do negocjacji i w ofertach. To duże wyzwanie, ale na razie wszystko idzie jak z płatka – mówi agencji Newseria Biznes Michał Leman, prezes LOT Travel, agenta, który obsługuje logistycznie wyjazd polskich sportowców na igrzyska.

W organizacji transport sportowców, sztabów i ich sprzętów do Rio były trzy kluczowe wyzwania.

– Zaczynaliśmy bukować loty na początku roku, kiedy trwały jeszcze kwalifikacje. Nie było pełnego składu reprezentacji, a my już musieliśmy dokonać rezerwacji, podać nazwiska, a później dokonać ich modyfikacji. Kolejnym wyzwaniem były rosnące ceny, przed samymi igrzyskami ceny przelotów są o ponad 100 proc. wyższe niż standardowo w tym okresie. Istotną kwestią była też organizacja przesiadek i transportu nadbagaży – wymienia Michał Leman.

Teoretycznie pełny skład reprezentacji Polski na igrzyska powinien być znany 18 lipca. Niektórzy jednak o tym, że dostaną szansę walki o medale, dowiedzieli się w ostatniej chwili, jak choćby polskie tenisistki Paula Kania czy Magda Linette.

Na organizatorze spoczywa też obowiązek zapewnienia lotów w razie odwołania tych zarezerwowanych.

– Mamy niespodzianki od Grupy Air France KLM, która postanowiła strajkować podobnie jak przy Euro. Musimy pilnować, żeby żaden z rejsów, na którym są polscy sportowcy, nie został odwołany. A jeśli tak będzie, dokonać odpowiednich zmian, żeby na pewno wszyscy sportowcy dotarli zgodnie z planem – tłumaczy Leman.

Zorganizowanie przelotów to nie tylko wyzwanie logistyczne, lecz także cenowe. Jeszcze w ubiegłym roku, kiedy sportowcy próbowali się zorientować w kosztach przelotów (sportowców i sztabu trenerów) okazało się, że cena taryfowa za przeloty grupowe przekraczała 5 mln zł. Wynajęcie komercyjnego czarteru wiązało się z jeszcze wyższymi kosztami (nawet 8 mln zł).

– Nie mogę powiedzieć, jakie to dokładnie były koszty. Nie jest jednak tajemnicą, że jeśli pomnożymy 400 osób przez orientacyjne ceny biletów wyjdzie nam kilka milionów złotych. Zależy nam na tym, żeby pomóc Polskiemu Komitetowi Olimpijskiemu zrobić to jak najtaniej, a z drugiej strony w odpowiednim standardzie, żeby sportowcy dotarli wypoczęci, w miarę komfortowych warunkach i jak najszybciej, by nie dodawać negatywnych emocji przed samym startem, jednym z najważniejszych w karierze – wyjaśnia prezes LOT Travel.

Jeszcze w ubiegłym roku w terminach bliskich igrzyskom ceny biletów skoczyły do ok. 12 tys. zł. W tym roku było to już ok. 20 tys. w klasie ekonomicznej, a taką poleci większość olimpijczyków. Tylko ci o większych gabarytach mogą liczyć na wyższy standard lotu, zwłaszcza że w trasie ponad 10 tys. km w jedną stronę spędzą 13–16 godzin.

Różne grupy sportowców dotarły do Rio w innych terminach. Najwcześniej, bo 24 lipca, przede wszystkim ze względu na termin startów, pojawili się siatkarze, wioślarze, bokserzy i szermierzy. Jako jedni z ostatnich przylecieli kolarze górscy i pięcioboiści. Jak wskazuje Leman, sportowcy zostali podzieleni zgodnie z wymaganiami PKOl na kilkadziesiąt grup.

– Z reprezentacjami sportów zespołowych podróżuje dużo sprzętu, stoły do masażu, suplementy. Wiążą się z tym dodatkowe wyzwania dla nas jako agenta. Musimy to indywidualnie negocjować z każdą z linii lotniczych. Dla nadbagaży są specjalne zasady, a zazwyczaj linie wymagają, żeby pasażerowie dopiero płacili za niego w strefie check-in, kiedy są już na lotnisku – zaznacza prezes LOT Travel.

Łącznie do przewiezienia było blisko 7 ton sprzętu sportowego, z czego najdłuższe są tyczki – 5,5 metra, które nie mieszczą się do luków bagażowych wszystkich linii. Jeśli zaś polecą innymi liniami niż sportowcy, wyzwaniem jest ich dostarczenie w odpowiednim czasie.

– Ciekawie wygląda też sytuacja z karabinami sportowymi, które sportowcy wolą mieć ze sobą na pokładzie, żeby na pewno się nie uszkodziły. Przepisy mówią, że naboje muszą lecieć w luku. Dodatkowe procedury są z każdym tego typu sprzętem – młotem, kulą, oszczepem. Każdy trzeba dodatkowo zmierzyć, a przed rezerwacją zapytać jeszcze przewoźnika o zgodę – podkreśla Michał Leman.

W ramach oszczędności już po zakończeniu zmagań sportowych powroty odbędą się z przesiadką w São Paulo.