4 błędne przekonania, które powstrzymują firmy przed automatyzacją procesów

Pandemia przyspieszyła procesy digitalizacji podmiotów z sektora średnich i dużych firm. Optymalizacja procesów biznesowych pozwoliła im skoncentrować się na potrzebach klientów, ekspansji i rozwoju działalności. Jednak część przedsiębiorców nadal się waha. Co ich powstrzymuje i jakie powszechne obiekcje mogą być niesłuszne? 

W trakcie cyfrowej transformacji jest obecnie 78% firm z sektora dużych i średnich przedsiębiorstw. Jednak, jak deklarują menadżerowie średnich organizacji, tylko 46% z nich jest na zaawansowanym etapie transformacji cyfrowej lub używa technologii cyfrowych niemal w każdym aspekcie funkcjonowania firmy. Badanie pokazuje, że najważniejszą przesłanką do rozpoczęcia procesu cyfryzacji jest oczekiwanie związane ze zwiększeniem efektywności procesów.[i] Natomiast wśród obaw, które powstrzymują ten proces, jest kilka mylnych przekonań. 

1. „Cyfryzacja jest zbyt kosztowna”

Kalkulując koszty zakupu nowego oprogramowania, warto pomyśleć o tym jak o inwestycji: automatyzując procesy, unikniemy kosztów błędów ludzkich wynikających np. z przestarzałego, analogowego obiegu dokumentów, opóźnień czy konieczności wystawiania korekt. Decydując się na wdrożenie jednego, spójnego systemu w dłuższej perspektywie możemy liczyć na oszczędności związane z  brakiem konieczności konfiguracji poszczególnych programów działających w różnych środowiskach. Dla części firm korzystny może okazać się model subskrypcyjny. Zamiast znaczącej jednorazowej inwestycji, przedsiębiorca ponosi wówczas znacznie niższą miesięczną opłatę abonamentową oraz może elastycznie wybierać programy i usługi z oferty dostawcy w zależności od potrzeb czy stanu zatrudnienia. Firmy dysponujące większym budżetem mogą wynegocjować z producentem oprogramowania rabaty lub zamówić aplikacje skrojone na miarę oraz rozwijać je w zależności od zapotrzebowania poszczególnych działów czy planów rozwoju firmy.

2. „Intuicja jest moim najlepszym doradcą”

Wielu właścicieli firm prowadzi swoją działalność intuicyjnie lub na bazie doświadczenia. Choć są one bardzo cenne, to twarde dane są wartościowym zasobem i mogą pomóc zidentyfikować wąskie gardła oraz obszary, których optymalizacja przyniesie największe korzyści. Podejmowanie kluczowych decyzji w oparciu o aktualne informacje dotyczące kondycji firmy, sytuacji w branży czy działań konkurencji przełoży się na lepszą obsługę klientów i ułatwi optymalizację wydajności przedsiębiorstwa. W dłuższej perspektywie umożliwi natomiast rozpoznawanie wzorców i przewidywanie trendów. „W starym modelu biznesowym przedsiębiorca przeglądał swoje księgi rachunkowe i na tej podstawie planował  przyszłe działania. Współcześnie ma do dyspozycji znacznie więcej narzędzi. Dzięki technologii może nie tylko znaczenie łatwiej zarządzać firmą, ale również na bieżąco dostosowywać swoje produkty i usługi do zmieniającego się rynku i do potrzeb klienta. Analiza danych pomaga unikać błędów i decyzji, które często podejmowane w ten sam sposób od lat, mogą być nieadekwatne do aktualnej sytuacji – mówi Filip Fludra, Sales Manager w Exact Software Poland.

3. "Problemy mojej firmy są specyficzne”

Niektórzy właściciele firm uważają, że ich przedsiębiorstwa stoją przed specyficznymi wyzwaniami, a standardowe rozwiązania nie odpowiadają ich potrzebom. Zazwyczaj tak nie jest. Wiele rozwiązań technologicznych jest już używanych oraz przetestowanych przez konkurencję, co oznacza, że ​​na rynku można znaleźć sporo przykładów dobrych praktyk zarówno w kwestii wdrażania oprogramowania, jak i konkretnego zastosowania poszczególnych systemów czy aplikacji. – W 90% oprogramowanie już istnieje. Dostosowanie go do indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa i skonfigurowanie w porozumieniu z dostawcą to zazwyczaj tylko pozostałe 10%. Nie warto zatem kierować się przeświadczeniem, że „standardowe” rozwiązania będą nieodpowiednie dla naszej firmy. Warto natomiast skorzystać z doświadczenia dostawcy, który podpowie, jakie oprogramowanie wybrać, aby osiągnąć najlepsze efekty i odpowiedzieć na specyficzne wyzwania – dodaje Filip Fludra.

4. „Cyfryzacja to trudny proces”

Przedsiębiorców, którzy rozważają digitalizację firmy, często powstrzymują potencjalne problemy wdrożeniowe. Wielu z nich obawia się, że z nowymi systemami nie poradzą sobie pracownicy, sam proces zajmie zbyt wiele czasu i spowoduje chaos. Jednak dostępne na rynku oprogramowanie jest coraz bardziej przyjazne dla użytkownika i intuicyjne, przez co proces wdrożenia personelu w nowe procedury przebiega zazwyczaj bez większych problemów. Nie trzeba się również obawiać, że w razie kłopotów technicznych przedsiębiorca zostanie z tym zupełnie sam. Producenci oprogramowania są na to przygotowani. Już teraz dostępne są rozwiązania, dzięki którym z działem pomocy technicznej można połączyć się online, np. za pomocą czatu, a specjalista od IT jest w stanie zdalnie naprawić usterkę lub rozwiązać problem.

Liczba przedsiębiorstw, które decydują się na digitalizację swoich procesów operacyjnych, stale rośnie. Ten trend przyśpieszą dodatkowo takie czynniki, jak rozwój sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego oraz coraz powszechniejsze przetwarzanie danych w chmurze. Na naszych oczach dokonuje się technologiczna rewolucja przedsiębiorstw. Najwięcej zyskać mogą ci, którzy szybko dołączą do cyfrowego peletonu i będą w stanie przekuć możliwości, jakie oferuje oprogramowanie,
w zyski dla swojej firmy.

[i] Bariery i trendy. Transformacja technologiczna firm w Polsce, marzec 2021: https://www.humanites.pl/wp-content/uploads/2021/06/Executive-Summary-HUMANITES_BARIERY-I-TRENDY-Transformacja-Technologiczna-Firmn-w-Polsce-2021.pdf