Komunikaty PR

5 dobrych praktyk w zarządzaniu tranzycją biznesową na odległość

2021-01-14  |  11:00
Biuro prasowe

5 dobrych praktyk w zarządzaniu tranzycją biznesową na odległość

Pandemia wpłynęła na życie zawodowe ludzi i działalność przedsiębiorstw na całym świecie, a przejście na zdalny tryb funkcjonowania spowodował znaczącą zmianę w sposobie świadczenia usług i podejmowania decyzji biznesowych. Zmienił się również sposób zarządzania dotychczas stosowanymi praktykami w procesie tranzycji biznesowej, przenosząc ją w przestrzeń wirtualną. Jak aktualnie wyglądają procesy zdalne transformacji przedsiębiorstw? O doświadczeniach ostatnich miesięcy opowiadają eksperci Capgemini.

Tranzycja biznesowa to w sektorze nowoczesnych usług biznesowych proces migracji, przenoszenia wiedzy, systemów oraz działań operacyjnych od klienta do wyspecjalizowanej jednostki zewnętrznej. Podczas gdy wprowadzany jest nowy model funkcjonowania firmy, występują znaczne zmiany w sposobie zarządzania i organizacji pracy. Jednak transformacja biznesowa i tranzycja dodatkowo dziś nabierają na znaczeniu, bo unowocześnianie przedsiębiorstw umacnia ich pozycję na rynku, a także sprawia, że stają się one bardziej odporne na dynamiczne zmiany gospodarcze.

Wyzwanie, które stawia pandemia

Obecnie w zakresie tranzycji biznesowej możemy wyróżnić kilka istotnych wyzwań, z którymi przedsiębiorstwa muszą sobie poradzić. Pierwszym i w chwili obecnej najważniejszym z problemów jest niemożność przeprowadzania osobistych spotkań. Znacznie zmienił się sposób przeprowadzania procesu tranzycji biznesowej. O ile jeszcze w styczniu czy lutym minionego roku specjaliści wspierający organizację w tranzycji wiele czasu inwestowali w bezpośrednie spotkania oraz wyjazdy do siedziby klienta, aby m.in. lepiej zrozumieć i poznać środowisko i specyfikę firmy oraz nawiązać bezpośrednie relacje z klientem, to teraz wszystkie tego typu spotkania zostały ograniczone praktycznie do zera.

- Przed kryzysem epidemiologicznym mieliśmy większe możliwości wspólnej pracy i zintegrowania się z pracownikami, których ta zmiana miała bezpośrednio dotykać. Dzięki takim osobistym relacjom obu stronom łatwiej było odnaleźć się w nowych okolicznościach i lepiej pojąć sens wprowadzanych zmian. Wiele niejasności mogliśmy wytłumaczyć na bieżąco, na warsztatach i podczas bezpośrednich spotkań. Dużo łatwiej było nam też zidentyfikować i zdefiniować obawy pracowników, co pozwalało na odpowiednie pokierowanie całym procesem. Dziś wszystkie nasze osobiste relacje przenieśliśmy płynnie do świata wirtualnego – mówi Wojciech Cichoń, Dyrektor Zarządzający Business Services, Członek Zarządu Capgemini Polska.

Liczne obostrzenia wprowadzane ze względów bezpieczeństwa zmieniły model pracy w zakresie tranzycji biznesowej. Proces obecnie przeprowadzany jest w całości zdalnie. Do dyspozycji obu stron pozostają nowe kanały komunikacji – wideokonferencje, czaty, rozmowy telefoniczne, dokumenty i maile. Wszelkie szkolenia i warsztaty dla pracowników firmy dziś odbywają się w formie wirtualnej. Jeszcze mocniej zobowiązuje to do stosowania dobrych praktyk, które pozwolą uporządkować i usprawnić proces tranzycji.

Elastyczność na wagę złota

Dużym problemem, z którym często mierzą się nasi eksperci przeprowadzając tranzycję biznesową, jest mało elastyczna, sztywna struktura firmy. Kwestia ta mocno jest powiązana także z brakiem jasno określonego podziału odpowiedzialności i przepływu informacji po stronie klienta. Jest to szczególnie istotne w okresie procesu samej transformacji. Często dodatkowym problemem jest również różnica opinii wewnątrz firmy na temat transformacji biznesowej oraz tranzycji. Na różnych szczeblach organizacji kwestie te mogą być diametralnie inne, co nie ułatwia pracy ekspertom Capgemini. W czasie pandemii, kiedy spotkania z klientem odbywają się tylko wirtualnie, należy właściwie ocenić sytuację i w razie potrzeby zorganizować dodatkowe zdalne konferencje z klientem, w celu zrozumienia jego struktury oraz podziału odpowiedzialności w jego, tak aby móc optymalnie z nim współpracować.

Wśród wyzwań tranzycji biznesowej nie sposób pominąć kwestii problemów z dotarciem do właściwych danych, historycznych dokumentów, czy też ich kompletności. Wiele firm dysponuje mocno nieuporządkowanymi, rozproszonymi bazami swoich dokumentów, bardzo często tylko w formie papierowej, co znacznie utrudnia i wydłuża proces przeniesienia.

Dobre praktyki, na miarę tranzycji biznesowej

Aby zniwelować wszelkie przeciwności i w celu usprawnienia procesu tranzycji biznesowej, Capgemini przygotowało 5 wskazówek, które okazują się być bardzo pomocne – zwłaszcza w tak trudnych i dynamicznych czasach.

  • Kompletny transfer wiedzy – absolutnie kluczowym aspektem procesu tranzycji jest transfer wiedzy na linii klient-dostawca usług. Kwestia ta wpływa na bezpieczeństwo procesu, ale także ma ogromne znaczenie w zakresie powodzenia współpracy obu stron.

 – Transfer musi być nadzorowany oraz  uzupełniony o wiedzę specjalistyczną i zabezpieczony eksperckim wglądem. Podstawowe zasady dotyczące wymiany wiedzy powinny być dobrze zdefiniowane i uzgodnienie z interesariuszami w formie szczegółowego planu. Po stronie dostawcy leży również zaproponowanie optymalnych narzędzi służących do przejmowania wiedzy – mówi Katarzyna McKay, transition director w Capgemini.

Równie istotną kwestią w zakresie wymiany wiedzy jest kompletność dokumentacji. Należy dokładnie przeanalizować istniejące już dokumenty, stworzyć czytelne, zrozumiałe opisy procesów biznesowych i mapy procesów oraz sporządzić dokładną dokumentację wykonywanych zadań. Konieczne jest także przedstawienie możliwości dla standaryzacji procesów wchodzących w zakres tranzycji biznesowej.

  • Plan jako fundament – po dokonaniu rozeznania oraz ocenie aktualnych procesów następuje przygotowanie głównego planu tranzycji. Zawarte są w nim wszystkie te elementy, które pozwolą na sprawne przejście organizacji na nowy model pracy. W dobie pandemii czas przeznaczony na wykonanie niektórych część planu ulega modyfikacji co może wypłynąć na całkowity czas potrzebny na sfinalizowanie tranzycji.

- Plan określa dokładne wytyczne, które należy spełnić, by proces tranzycji przebiegł płynnie, bezproblemowo i korzystnie dla wszystkich osób zaangażowanych w projekt. Jest to ważny punkt, który należy personalizować i skroić na miarę każdego klienta indywidualne z uwzględnieniem jego specyfiki i potrzeb – zaznacza Katarzyna McKay.

  • Pozytywne nastawienie i zaangażowanie strony klienta i dostawcy jest niezwykle istotne. Zachowanie otwartości i kreatywności, wykazanie się dużą elastycznością jest nieocenione. Aby taka sytuacja była możliwa – należy szczególnie zadbać o efektywną komunikację. Większe zrozumienie, uważne słuchanie i właściwe adresowanie swoich uwag, sugestii czy spostrzeżeń oraz jasne zdefiniowanie celów – są bez wątpienia praktykami, które w dużej mierze odpowiadają za powodzenie projektu. Podczas pracy całkowicie zdalnej organizowane są dodatkowe mniej formalne spotkania ułatwiające integrację oraz lepszą komunikację z klientem. 
  • Kolejną wskazówką, która ma znaczący wpływ na sukces tranzycji jest wybór i wykorzystanie odpowiednio dobranego wsparcia technologicznego. Narzędzia, aplikacje, możliwości dość szybko się zmieniają, co jest mocno powiązane z prężnym rozwojem technologicznym.

- W przypadku każdego projektu należy porzucić stare przyzwyczajenia i założenia, które nijak mają się do bardzo dynamicznie zmieniającej obecnie się rzeczywistości. Konieczne jest dobranie najlepszych technologii, które będą stanowić nieodzowne wsparcie procesów, zoptymalizują czas naszych ekspertów oraz zautomatyzuję ich zadania – podkreśla Wojciech Cichoń, Członek Zarządu Capgemini.

  • Ostatnią z dobrych praktyk jest określenie ryzyka i przygotowanie strategii pomocniczej. Dobre przygotowanie się do procesu tranzycji biznesowej musi uwzględniać ewentualne ryzyka i określać zadania, które będą stanowiły wsparcie w całym procesie. Dzięki temu obie strony – zarówno dostawcy usług, jak i klient – zaoszczędzą sobie niepotrzebnego stresu i nerwów, a co więcej będą w stanie lepiej przygotować się na przyjęcie innego scenariusza. W dobie pandemii ilość i rodzaje ryzyk uległy zmianie  co należy uwzględnić przy definiowaniu zbiorczej listy ryzyk oraz przygotowaniu strategii pomocniczej.
Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.
Ostatnio dodane
komunikaty PR z wybranej przez Ciebie kategorii
IT i technologie Jakie wnioski płyną po odłączeniu Parlera od infrastruktury AWS? Biuro prasowe
2021-01-19 | 09:00

Jakie wnioski płyną po odłączeniu Parlera od infrastruktury AWS?

Niezależnie od oceny decyzji Amazonu, sytuacja w jakiej znalazł się Parler każe zadać wszystkim planującym migrację swoich zasobów do chmury pytanie o plan awaryjny na wypadek
IT i technologie Trzy branże, które już dziś zmieniają sposób patrzenia na blockchain
2021-01-18 | 14:00

Trzy branże, które już dziś zmieniają sposób patrzenia na blockchain

Blockchain kojarzony jest przede wszystkim z branżą finansową, ale to technologia z powodzeniem wykorzystywana w wielu innych obszarach. O jej potencjale świadczy fakt, że już pod koniec
IT i technologie Fury Scrapper - precyzja i funkcjonalność w atrakcyjnej cenie
2021-01-18 | 13:00

Fury Scrapper - precyzja i funkcjonalność w atrakcyjnej cenie

Fury Scrapper to mysz adresowana do graczy. Wewnątrz ergonomicznej obudowy zamknięto sensor o wysokiej rozdzielczości i zestaw trwałych przełączników Huano. Gryzoń ma programowalne

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Edukacja

Prezes Związku Nauczycielstwa Polskiego: Szczepienia podstawą bezpieczeństwa uczniów i nauczycieli. Powinny być przeprowadzane równolegle ze szczepieniami seniorów

– Szczepienia są sprawą podstawową z punktu widzenia bezpieczeństwa uczniów, nauczycieli i pracowników niebędących nauczycielami – podkreśla Sławomir Broniarz, prezes Związku Nauczycielstwa Polskiego. Dlatego ZNP postulował do rządu o wykonywanie ich wśród nauczycieli równolegle z grupą seniorów, którzy będą szczepieni od 25 stycznia. Na to jednak nie ma na razie szans, tym bardziej że w następnych tygodniach możliwe jest ograniczenie dostaw szczepionek przez firmę Pfizer. Jak podkreśla prezes ZNP, wszystkim zależy na bezpiecznym powrocie do nauki stacjonarnej, zwłaszcza że ma to duże znaczenie dla normalnego funkcjonowania milionów rodziców.

Prawo

W 2060 roku dwie trzecie seniorów będzie otrzymywać minimalną emeryturę. Brak reform może pogrążyć polski system emerytalny

– O ile dzisiaj jesteśmy mniej więcej w środku peletonu europejskiego pod względem wysokości emerytur, o tyle w 2060 roku będziemy należeć do krajów o najniższych emeryturach – mówi Krzysztof Nowak, prezes Mercera. Według różnych szacunków za 40 lat wysokość emerytury w Polsce będzie stanowić 25–30 proc. ostatniej pensji, czyli prawie dwukrotnie mniej niż dzisiaj. To efekt nie tylko zmian demograficznych, lecz także niskiego wieku emerytalnego. Stopa zastąpienia będzie jeszcze niższa dla kobiet ze względu na to, że przechodzą na emeryturę o pięć lat wcześniej niż panowie. – Emeryt w Polsce dziś nie jest bogaty, w przyszłości będzie biedny, a kobiety będą jeszcze biedniejsze – podkreśla ekspert.

Bankowość

Nowy system ułatwi służbom dostęp do informacji o kontach bankowych Polaków. Eksperci ostrzegają przed ryzykiem nadużyć

W resorcie finansów trwają prace nad Systemem Informacji Finansowej, który pozwoli odpowiednim służbom i instytucjom szybko ustalić, w jakich bankach Polacy mają konta oraz czy korzystają ze skrytek bankowych lub kont maklerskich. Zgodnie z unijnymi przepisami ma to być narzędziem walki z poważnymi przestępstwami. – Służby powinny mieć dostęp do danych finansowych w przypadku ścigania poważnych przestępstw, jednak istnieje ogromne ryzyko, że będzie to wykorzystywane także w innych, błahych sprawach, a być może nawet w sytuacjach, które są zwykłym nadużyciem – mówi Wojciech Klicki, prawnik z Fundacji Panoptykon.

Ochrona środowiska

Kwestie środowiskowe coraz ważniejsze dla inwestorów. Nie będą finansować spółek nieraportujących swojego wpływu na klimat

ESG, czyli czynniki niefinansowe obejmujące np. dbałość firmy o środowisko i kwestie ważne społecznie, mają coraz większe znaczenie w podejmowaniu decyzji przez inwestorów. Takich danych szukają m.in. ubezpieczyciele czy banki, które dzięki nim mogą ocenić, czy firma działa w zgodzie z zasadami zrównoważonego rozwoju i opłaca się udzielić jej finansowania. W tym roku duże polskie spółki giełdowe będą już po raz czwarty obowiązkowo publikować dane ESG w swoich raportach niefinansowych, ale już wkrótce większą wagę do tego aspektu będą musiały przyłożyć również podmioty średnie i mniejsze. W przeciwnym razie grozi im utrudniony dostęp do kapitału.