Nadchodzi era KSeF – czy jest się czego bać? - materiał do publikacji

Krajowy System elektronicznych Faktur (KSeF) to już istniejąca

platforma teleinformatyczna, która będzie umożliwiała wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur tzw. ustrukturyzowanych. KSeF będzie oznaczał dokumenty numerem identyfikującym oraz weryfikował poprawność faktur z konkretnym wzorem.

Przepisy, które mają dokończyć regulacje, czekają na podpis Prezydenta lub, w przypadku

rozporządzeń wykonawczych nadal są na etapie uzgodnień. Oznacza to, że firmy zajmujące się

produkcją oprogramowania i podatnicy nadal nie mają jasności co do przyszłego stanu prawnego

Choć system działa już od ponad roku, w tej chwili korzystanie z niego jest dobrowolne .

To się jednak zmieni. Prędzej czy później każda osoba, która prowadzi działalność gospodarczą

w Polsce, będzie musiała stosować fakturowanie elektroniczne – również osoby na jednoosobowej

działalności gospodarczej.

Wnioskując po panice w mediach, ten nowy system trochę nas przeraża – stwierdza Eryk Skłodowski, doradca biznesowy i finansowy z Kancelarii Skłodowscy. Boimy się, bo nie wiemy jak to będzie. Już widzimy zakłócenia i piętrzące się przeszkody. Nie czujemy się gotowi na nowości, nie mamy czasu na przygotowania. Boimy się tym bardziej po informacji z ostatnich tygodni o odrzuceniu nowelizacj i przepisów w sprawie KSeF przez Senat, który swoja decyzję uzasadnił faktem, że ustawa jest niedopracowana i podkreślił, że nie we wszystkich obszarach kraju przedsiębiorcy mają dostęp do dobrze działających sieci, a firmy mogą borykać

się z zakłóceniami i awariami. P odczas posiedzenia komisji pojawiły się też wątpliwości dotyczące nakładania kar na podatników. No i co teraz?

Sejm już odrzucił uchwałę Senatu, więc przepisy i terminy pozostaną w mocy. Jeżeli nie zdarzy się

nic niezwykłego, od 1 lipca 2024 roku będziemy w zupełnie nowej rzeczywistości \

Czas zatem przestać się bać, wziąć sprawy w swoje ręce i po prostu przygotować się na erę KSeF–

apeluje ekspert z Kancelarii Skłodowscy. Warto popatrzeć na KSeF jako na coś, co ma nam ułatwić,

a nie utrudnić życie. W końcu Krajowy System Elektronicznych Faktur ma wyeliminować błędy

w rozliczeniach, oszczędzać czas przedsiębiorców i zwalczać oszustwa finansowe.

Narzędzie ma być stosowane w celu ułatwienia wymiany faktur między podmiotami gospodarczymi. Wśród innych korzyści, jakie się wymienia w kontekście KSeF, znajdują się też: automatyzacja, uporządkowanie dokumentacji i wreszcie ochrona środowiska.

Zdaniem Eryka Skłodowskiego z Kancelarii Skłodowscy– dla przedsiębiorcy, który korzysta z usług biur rachunkowych, procedura rozliczeniowa nawet się uprości. W KSeF przewidziana jest możliwość wskazania podmiotu uprawnionego do wystawiania faktur np. biura rachunkowego.

W takim przypadku pracownicy tego biura będą wystawiać faktury podatnika w jego imieniu.

Pewne obawy mają natomiast księgowi, którzy od lat zmagają się z niejasnymi przepisami oraz

problemami związanymi z obsługą systemów księgowych. Nic dziwnego, że kolejna rewolucja

na horyzoncie niektórych po prostu przeraża. Jak wynika z tegorocznego raportu Unifiedpost Group

"KSeF. Fakty. Obawy Wątpliwości", ponad 55 proc. księgowych wierzy jednak, że nowy system może przyspieszyć i zautomatyzować obsługę faktur. Jednocześnie aż 40 proc. badanych boi się, że KSeF nie będzie funkcjonował prawidłowo, a 26 proc. obawia się trudności w dostosowaniu obecnie wykorzystywanych programów księgowych do współpracy z państwowym systemem faktur elektronicznych. Jest na to jedna rada: ćwiczenie, praktyka – przekonuje Eryk Skłodowski. Nowości można oswoić tylko w jeden sposób – podejść do nich z otwartością i z odpowiednim wyprzedzeniem. Warto też korzystać z podpowiedzi, które już szykują eksperci. Cel jest taki, że ma być łatwiej. I będzie– pod warunkiem, że nie zostawimy sprawy na ostatnią chwilę.

Teraz jest właśnie czas przygotowania się do KSeF i jest to zadanie dla specjalistów, którzy mają

zachęcać księgowych i przedsiębiorców do podejmowania prób korzystania z systemu, pokazywać,

jak to robić oraz uświadamiać z jakich rozwiązań i ułatwień warto skorzystać. Doradcy szkolą

w kwestiach obsługi merytorycznej, a eksperci IT przybliżają zagadnienia techniczne – potrzebne jest jedno i drugie. My na naszych szkoleniach zaczynamy od najprostszych rzeczy, takich jak np. wystawianie faktur sprzedaży– nie w Excelu, nie na kartce, tylko w Portalu Klienta, z poprawną

numeracją i prawie automatycznym księgowaniem przez księgowego – wyjaśnia Eryk Skłodowski.

Ten mały kroczek rozpoczyna przygodę przedsiębiorcy z Portalem Klienta, który zapewnia obsługę KSeF.

Warto też wiedzieć, że Resort Finansów przewidział sytuację, w której wystawianie faktur w KSeF stanie się niemożliwe np. z powodu awarii lub aktualizacji samego systemu. Jeśli księgowy zostanie pozbawiony dostępu do KSeF z przyczyn od siebie niezależnych, będzie mógł wystawić fakturę offline w postaci papierowej i połączyć ją przy pomocy kodu QR z zapisem w bazie KSeF.

Przepisy wprowadzą również obowiązek podawania w opisie przelewu numeru nadawanego przez KSeF. Nie taki więc diabeł straszny... o ile odpowiednio się przygotujemy– podsumowuje Eryk Skłodowski. KSeF na pewno uporządkuje dokumentację co znacznie ułatwi życie zarówno Urzędom Skarbowym, jak i samym przedsiębiorcom. To dobra wiadomość, bo z naszego wieloletniego doświadczenia wynika, że porządek w dokumentacji jest ważny przy zarządzaniu jednostkami gospodarczymi.

Kancelaria Podatkowa Skłodowscy działa od 1993 roku, kiedy to powstała firma Buchalter Skłodowscy jako kilkuosobowa rodzinna spółka cywilna. Obecnie Kancelaria Podatkowa Skłodowscy to marka zrzeszająca spółki, których wspólnym celem jest świadczenie kompleksowej oferty usług dla przedsiębiorców, zgodnie z hasłem: już nigdy nie będziesz sam w biznesie.

Kontakt dla mediów: Karina Grygielska, Agencja Face it– k.grygielska@agencjafaceit.pl ; 601 369 597