Cyfrowe teczki z powodzeniem zastępują szafy z dokumentami
PR Expert
Przestrzenna 48/3
50-533 Wrocław
akondratowicz|prexpert.com.pl| |akondratowicz|prexpert.com.pl
+48 502 332 358
www.prexpert.com.pl
Niemal nieograniczona pojemność, dostęp z każdego miejsca, bezpieczeństwo i możliwość pracy kilku osób naraz.
E-teczki to szereg korzyści i w znacznym stopniu ułatwienie bieżącej pracy. Trzeba tylko posiadać wiedzę, jak je wytworzyć. Dzięki nim setki tysięcy dokumentów znajdują się w jednym, strukturalizowanym miejscu. Praca z nimi przebiega szybko i sprawnie.
Akta osobowe pracowników to jeden z najobszerniejszych zasobów dokumentów przechowywanych w firmie. Ze względu na ich objętość, istotność i wymogi prawne wiele firm decyduje się na ich przechowywanie w przestrzeni cyfrowej (dyski, serwery, chmury), zamiast tradycyjnego przechowywania dokumentów w szafie lub na regale. W tym celu przeprowadza się proces digitalizacji, w efekcie którego powstaje elektroniczna teczka z dokumentami.
Proces – wbrew pozorom – wykracza poza klasyczną cyfrową archiwizację dokumentów, polegającą tylko i wyłącznie na ich zeskanowaniu i przechowywaniu w formie elektronicznej. E-teczka umożliwia ponadto bieżącą pracę z dokumentami, oferując m.in. łatwość wyszukiwania, filtrowanie różnego rodzaju danych wraz z raportowaniem, możliwość aktualizacji danych czy rozszerzenia bazy o nowo utworzone dokumenty.
Cyfrowa teczka zamiast stosu dokumentów
Elektroniczna teczka pracownicza to przede wszystkim duże ułatwienie dla osób na co dzień pracujących ze znaczną i zróżnicowaną ilością danych. Problematyczne i czasochłonne przeszukiwanie papierowych stosów dokumentów, często w nieuporządkowanych zbiorach, nie jest już koniecznością. Podobnie jak uciążliwe wyszukiwanie konkretnych informacji na stronie. Ponadto podczas pracy z dokumentem papierowym należy uważać, by go nie uszkodzić. W wielu przypadkach zdarza się – zwłaszcza przy wieloletnich dokumentach – że jest duże ryzyko uszkodzenia ich, a tym samym utraty danych, z niemożnością ich odtworzenia.
Kolejną wartą wymienienia korzyścią jest możliwość równoległej pracy kilku osób na jednym dokumencie. Dostęp do e-teczki jest niczym nieograniczony, można pracować z jej użyciem z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, pod warunkiem dostępu do łącza internetowego i posiadając stosowne uprawnienia do przetwarzania danych. Ma to niebagatelne znaczenie dla firm posiadających strukturę rozproszoną np. ze znaczną liczbą oddziałów lub biur terenowych, pomiędzy którymi zachowany musi być sprawny i przede wszystkim szybki obieg dokumentów. Dodatkowo w wyniku digitalizacji uwalniamy przestrzeń biurową, ponieważ dokumenty w procesie cyfryzacji są dostarczane do wykonawcy usług, gdzie są skanowane, a następnie mogą być docelowo przechowywane. Ta korzyść zyskuje na znaczeniu również w dobie pracy zdalnej, kiedy po ogłoszeniu pandemii wiele firm zdecydowało się na przeprowadzkę do mniejszego biura lub zupełnie z niego zrezygnowała, tym samym nie mając już możliwości fizycznego przechowywania dokumentów.
Trzysta tysięcy dokumentów do zeskanowania
Pozornie łatwe zadanie utworzenia e-teczki musi być dobrze zaplanowane i w sposób przemyślany przygotowane, aby zostało wykonane z zamierzonym efektem. Doskonale wiedzą o tym specjaliści z firmy Impel Business Solutions Sp. z o o., która zajmuje się m.in. digitalizacją dokumentów w Grupie Impel oraz u obsługiwanych przez nią klientów. W centrali spółki we Wrocławiu obecnie jest dokonywana transformacja cyfrowa ok. 30 000 akt osobowych, które docelowo mają tworzyć e-teczki. Za realizację zadania odpowiedzialny jest Dział Zarządzania Dokumentacją. – Ważne, aby digitalizację powierzyć w ręce ekspertów, którzy posiadają odpowiednie doświadczenie, wiedzę specjalistyczną i potrafią optymalnie wykorzystać profesjonalny sprzęt – zaznacza Paweł Ocibiński, kierownik ds. zarządzania dokumentacją w spółce Impel Business Solutions Sp. z o. o. – W przeciwnym razie mogą wystąpić niespodziewane problemy, wynikające m.in. ze stanu fizycznego dokumentów, który czasami uniemożliwia ich masowe zeskanowanie, trudności w indeksowaniu różnorodnych dokumentów, które powinny być przed indeksacją odpowiednio posegregowane i oznaczone – dodaje.
Zazwyczaj proces digitalizacji rozpoczyna się od weryfikacji zasobu tj. ilości, rodzaju dokumentów, ich stanu fizycznego oraz danych jakie posłużą później do opisu dokumentów w systemie, a następnie ich transportu do jednego miejsca skanowania. – Centralizacja dokumentacji jest pierwszym etapem przygotowania procesu. Podobnie jak etap weryfikacji dokumentów, który w wielu przypadkach jest kluczowy w celu dalszego zaplanowania procesu – wskazuje Aleksandra Pacyna, lider sekcji e-teczka w spółce Impel Business Solutions Sp. z o. o.
Po przetransportowaniu dokumentów najczęściej zostają one posegregowane i przygotowane do zeskanowania tj. pozbawiane są elementów metalowych, rozszyte, ułożone alfabetycznie i oznaczone kodami kreskowymi. – W cztery miesiące zeskanowaliśmy około 2500 akt osobowych, uzyskując wysoką jakość pracy. To bardzo dobre tempo – ocenia Aleksandra Pacyna. – Niektóre rodzaje dokumentów pozwalają na skanowanie większymi partiami nawet po 250 dokumentów. To zajmuje nie więcej niż trzy, cztery minuty, w zależności od bieżącej konfiguracji sprzętu, a więc już nawet w trackie procesu jesteśmy w stanie optymalizować jego wydajność – mówi.
Impel Business Solutions korzysta z wysokowydajnych skanerów tzw. półprzemysłowych, które są dostarczane w pakiecie z kompatybilnym oprogramowaniem, umożliwiającym spersonalizowany dla danego klienta dobór parametrów skanowania m.in. rozdzielczości obrazu, prędkości skanowania, formatu zapisu, czy wyboru palety koloru skanowanych dokumentów. Właściwa konfiguracja skanera i oprogramowania pozwala w bardzo dużym stopniu ułatwić sprawne skanowanie i zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów.
Podczas skanowania dokumenty zapisywane są do wcześniej ustalonego formatu plików, który może posłużyć w dalszym kroku np. do aktywacji funkcji wyszukiwania tekstu i odczytywania jego treści (OCR). – Wykorzystanie wytworzonych plików w połączeniu z technologią OCR rozszerza możliwości wdrożenia kolejnych działań związanych z owymi technologiami, np. robotyzacji czy automatyzacji – zwraca uwagę Paweł Ocibiński. Po zeskanowaniu dokumenty są przywracane do stanu pierwotnego i w teczkach składowane w archiwum, ponieważ według obowiązujących przepisów prawa muszą być przechowywane nawet przez 50 lat.
Szczególną procedurą objęte są dokumenty, które poprzez ich długoletnie przechowywanie uległy degradacji, a których w aktach osobowych niestety nie brakuje. – Najstarszy dokument, jaki zeskanowaliśmy, pochodził z 1968 roku, kiedy nie istniała jeszcze nasza grupa – zauważa Aleksandra Pacyna. Stan tego typu dokumentów jest bardzo zły, dlatego przy skanowaniu trzeba zachować szczególną ostrożność, by nie pogorszyć ich jakości. Ostrożność jest bezwzględnie konieczna, ponieważ większość z tych dokumentów może okazać się niemożliwa do odzyskania.
Warto podkreślić, że właściwie zrealizowany proces digitalizacji przyniesie pozytywne efekty dla firmy. Każdy, kto się na niego zdecyduje doceni wygodę i bezpieczeństwo pracy z plikami elektronicznymi, a pracownicy, którzy na co dzień będą ich używać, z pewnością nie będą chcieli powrotu do tradycyjnego modelu przetwarzania dokumentów papierowych.
![Co trzecia firma szuka specjalisty od AI i automatyzacji Biuro prasowe](https://www.newseria.pl/files/_uploaded/glownekonf_585776451,w_300,wo_300,ho_169,_small.jpg)
Co trzecia firma szuka specjalisty od AI i automatyzacji
![Znaczenie digitalu podczas organizacji eventów, czyli o mocy świata online](https://www.newseria.pl/files/_uploaded/glownekonf_765884109,w_299,wo_300,ho_169,_small.jpg)
Znaczenie digitalu podczas organizacji eventów, czyli o mocy świata online
![Neptis SA zwiększył liczbę płacących użytkowników w aplikacji Yanosik o 18 proc.](https://www.newseria.pl/files/_uploaded/glownekonf_1346017656,w_169,wo_300,ho_169,r_png,_small.png)
Neptis SA zwiększył liczbę płacących użytkowników w aplikacji Yanosik o 18 proc.
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii
![](/files/11111/n-innowacje.png)
Jedynka Newserii
![](/files/11111/n-lifestyle.png)
Ochrona środowiska
![](https://www.newseria.pl/files/11111/anna-jimenez-calaf-ploq7ouq0fm-unsplash,w_274,_small.jpg)
Trzynaście państw UE wytwarza już więcej energii z OZE niż z paliw kopalnych. Polska jeszcze nie, ale też bije rekordy w zielonej energii
30 do 27 proc. – tak wyglądał w UE w I połowie br. udział energii z odnawialnych źródeł versus z paliw kopalnych. To oznacza, że po raz pierwszy w historii mieliśmy na Starym Kontynencie więcej zielonej energii. Takim osiągnięciem może się już pochwalić prawie połowa państw członkowskich. W Polsce – po bardzo dynamicznym wzroście produkcji energii słonecznej – udział OZE sięga już ok. 30 proc., a węgla spada poniżej 60 proc. Mimo znaczących postępów w ostatnich dwóch latach wciąż wiele aspektów zielonej transformacji w kraju wymaga poprawy. Motywacją do przyspieszenia zmian są korzyści finansowe – na rachunkach za prąd – oraz środowiskowe.
Sport
Siatkówka z coraz większym wsparciem sponsorów. Największe firmy inwestują nie tylko w drużyny narodowe, ale i ligowe kluby
![](https://www.newseria.pl/files/11111/pge-projekt-warszawa-bb-foto,w_133,r_png,_small.png)
Polska liga siatkówki jest jednym z chętniej oglądanych w Polsce wydarzeń sportowych. W ubiegłym sezonie spotkania w fazie zasadniczej przyciągnęły do hal ponad pół miliona osób, a średnia oglądalność meczów ligowych wzrosła do ponad 84 tys. Sukcesy sportowe i zainteresowanie widzów przekładają się na coraz większe zaangażowanie sponsorów, także w siatkówkę ligową. Stołeczny zespół siatkarzy Projekt Warszawa pozyskał nowego sponsora tytularnego – została nim PGE Polska Grupa Energetyczna.
Infrastruktura
Na budowę sieci światłowodowych w Polsce trafi z UE niespełna 7 mld zł. Inwestycje może jednak zahamować biurokracja
![](https://www.newseria.pl/files/11111/nexera-dofinansowanie-foto,w_133,r_png,_small.png)
W Polsce światłowód ma już blisko połowa z 9,5 mln użytkowników internetu stacjonarnego, a ta technologia szybko zyskuje na popularności – w ubiegłym roku zwiększyła swój udział w rynku o 10 proc. – Środki unijne przeznaczone na dobudowanie sieci światłowodowych w Polsce to w tej chwili w sumie 6–7 mld zł – zauważa Jacek Wiśniewski, prezes zarządu Nexery. Jak wskazuje, w praktyce zagospodarowanie tych pieniędzy może być jednak problematyczne ze względu na biurokrację, brak koordynacji między różnymi urzędami i resortami oraz krótki czas, jaki pozostał na ich wydatkowanie.
Partner serwisu
Szkolenia
![](https://www.newseria.pl/files/11111/ramka-prawa-akademia-newser_1,w_274,_small.jpg)
Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.