Komunikaty PR

Eksperci ECM podpowiadają, jak przeprowadzić transformację cyfrową w firmie

2020-03-24  |  12:00
Biuro prasowe

Zarządzanie projektem wdrożenia systemu do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM) to duże wyzwanie. Jak się z nim zmierzyć? Przede wszystkim należy pamiętać, że przeprowadzenie transformacji cyfrowej w firmie wiąże się nie tylko z samym wdrożeniem technologii ECM. Równie ważnym elementem cyfryzacji jest przygotowanie pracowników na zmiany — zarówno przed implementacją systemu, jak i w jej trakcie, a nawet po zakończeniu. Wskazujemy jak skutecznie zarządzać firmą w trakcie wdrażania projektów ECM.

Po pierwsze: przekonaj pracowników

Markus Saladin, kierownik programu ECM w przedsiębiorstwie Helvetia powiedział kiedyś: „Zawsze mówimy, że to ludzie zmieniają ludzi, a nie system!” Właśnie dlatego kluczowe jest, by:

  • Stworzyć narrację pomagającą pracownikom dostrzec i zrozumieć ulepszenia, które przyniesie im zmiana. Dzięki temu będą mieć większe zaufanie do nowego systemu i będą się bardziej identyfikować z firmą i jej celami.
  • Skoro mowa o celach: należy jasno określić i komunikować cele projektu, np. zamiast „Chcemy przyspieszyć procesy obsługi klienta” warto powiedzieć: „Chcemy przyspieszyć tempo odpowiadania na pytania klientów o 30 proc. dzięki wprowadzeniu cyfrowych kartotek klienta w całym przedsiębiorstwie oraz zapewnieniu działowi obsługi klienta bezpośredniego dostępu do potrzebnych informacji o klientach”.
  • Jeśli chodzi o zdobycie aprobaty pracowników, należy podchodzić do zmian z wyczuciem: zbyt natarczywe wprowadzanie zmian może wywołać opór. Jeśli nie udzielisz pracownikom wystarczających informacji o zmianach, mogą one wzbudzać strach i niepokój.
  • Naucz się zarządzać emocjami związanymi ze zmianą; przygotuj się na pytania w stylu: „dlaczego mamy zmieniać coś, co dotychczas dobrze działało?” — w przyszłości bardzo się to opłaci.
  • Nie wchodź zbyt głęboko w szczegóły: owszem, modernizujesz infrastrukturę informatyczną, ale nie obciążaj pracowników szczegółami technicznymi.

Istnieje kilka sprawdzonych sposobów na uzyskanie akceptacji pracowników. Poniżej podajemy kilka skutecznych kanałów komunikacji:

  • Wewnętrzna platforma, która udostępni użytkownikom informacje o projekcie i/lub produkcie, szczegóły dotyczące szkoleń, filmy wideo, informacje o zespole odpowiedzialnym za program ECM, a także platformę e-learningową.
  • Newsletter mający podobny cel, co platforma informacyjna, z tą różnicą, że tutaj pracownicy otrzymują aktualne informacje o statusie, harmonogramie projektu itp.
  • Intranet lub gazetka pracownicza.
  • Film o projekcie, wyjaśniający przyczyny i konieczność jego wdrożenia, zakres, korzyści, wpływ na codzienną pracę, itp. Takie rozwiązanie sprawdziło się m.in. w spółce Delvag — firmie ubezpieczeniowej z grupy Lufthansa.
  • „Dni otwartych drzwi”, np. w działach, na które projekt ECM wywiera wpływ. Pracownicy mogą przez jeden dzień obserwować, jak ich koledzy korzystają z danego produktu, i dowiedzieć się, dlaczego im się podoba. Pozwala to przełamać opory, jakie mogą mieć pracownicy co do używania produktu w ich własnym dziale.
  • Infolinia dotycząca projektu.

Po drugie: Wyznacz zespół odpowiedzialny za projekt ECM

W zależności od zakresu projektu warto określić niezbędne role i obowiązki poszczególnych członków zespołu ECM. Eksperci z SER Group radzą, aby w zespole projektu ECM znalazło się kilka stanowisk technicznych i organizacyjnych dla osób mających doświadczenie w tego typu projektach. Będą oni odpowiedzialni za wprowadzenie najlepszych procedur i spójnej metodologii. Tak zbudowany zespół ułatwi również menadżerowi rozliczanie z powierzanych zadań. Przykładem zastosowania takiego rozwiązania jest firma HANSA-FLEX. Przed rozpoczęciem projektu ECM zostało w niej zorganizowane spotkanie z udziałem pracowników działu informatycznego, pracowników odpowiedzialnych za ochronę danych, zarządu i pracowników poszczególnych działów. Wspólnie ocenili oni sytuację i podjęli decyzję, jak efektywnie wdrożyć rozwiązania ECM.

Eksperci ECM radzą, aby w zespole znalazły się osoby pełniące funkcje zarówno zarządzające, jak i związane z komunikacją.

Z zakresu zarządzania projektem:

  • Lider programu ECM — zarządza programem ECM, wyznacza cele, identyfikuje przeszkody, podejmuje decyzje, kontaktuje się z zarządem, współpracuje z kierownikami projektu, ponosi ogólną odpowiedzialność za projekt.
  • Kierownicy projektu — wspólnie z liderem programu ECM zarządzają ogółem zasobów, przygotowują harmonogram, identyfikują czynniki ryzyka, kontaktują się z obszarami biznesowymi.
  • Specjaliści ds. prawnych i controllingu — zapewniają przebieg procesu w zgodzie z przepisami prawnymi, ograniczają ryzyka związane z kwestiami prawnymi.
  • Specjaliści ds. bezpieczeństwa — wdrażają środki ochrony danych, zarządzają upoważnieniami i grupami użytkowników.

Z zakresu komunikacji wewnętrznej:

  • Specjaliści ds. komunikacji wewnętrznej — budują pozytywną atmosferę dotyczącą wprowadzanych zmian, pomagają pracownikom w zrozumieniu zakresu zmiany, rozwiewają obawy (we współpracy z zarządem), określają plan działań i komunikacji.
  • Szkoleniowcy — przeprowadzają szkolenia wśród kluczowych grup użytkowników.
  • Ambasadorzy projektu — pracownicy, którzy popierają zmianę oraz cieszą się popularnością i zaufaniem w swoich zespołach. Swoją aktywną postawą pomagają zaakceptować nowy system oraz przyjąć wprowadzane zmiany z entuzjazmem nawet przez najbardziej niechętnych pracowników.

W trakcie wdrażania systemu ECM mogą się okazać potrzebni dodatkowi pracownicy, np. specjaliści ds. doświadczenia użytkownika, kierownicy ds. informacji, programiści aplikacji czy specjaliści ds. procesów. Eksperci z SER Group zalecają, aby przed rozpoczęciem procesu przeanalizować potrzeby i cele firmy. Pomoże to określić, które specjalności okażą się niezbędne.

Po trzecie: Zarządzaj zmianą

Osoby, które będą prowadzić pracowników przez cyfrową transformację — kadra zarządzająca, kierownicy projektu, HR, szkoleniowcy, superwizorzy, zaawansowani użytkownicy itp. — powinny traktować zarządzanie zmianą jako jedno ze swoich kluczowych zadań. Ważne jest, aby pracownicy widzieli, że ich przełożeni i mentorzy w pełni angażują się w projekt i wierzą w pozytywne skutki zmian. Eksperci ECM zalecają liderom zastosowanie kilku prostych zasad:

  • Często przekazuj pracownikom informacje o korzyściach wynikających z wdrożenia technologii ECM w ich codziennej pracy. Takie komunikaty możesz formułować np. w newsletterach, na spotkaniach załogi z zarządem lub w Intranecie. Kładź nacisk na to, w jaki sposób nowy system ECM da pracownikom nowe możliwości rozwoju kariery.
  • Rozwiewaj obawy pracowników. Rozmawiaj z nimi. Pomagaj im zrozumieć, że błędy są czymś normalnym, szczególnie w fazie początkowej. Postaraj się jak najszybciej wyjaśniać pracownikom nowe procesy. Daj im czas na zapoznanie się z nowym oprogramowaniem!
  • Bądź ambasadorem zmian: okazuj wsparcie, entuzjazm i zaangażowanie w projekt.
  • Daj członkom zespołu projektowego odpowiednio dużo czasu na wdrożenie projektu, aby nie był to tylko dodatek do ich codziennych obowiązków.
  • Poproś przedstawiciela kadry zarządzającej, aby zaangażował się we wdrożenie projektu. Będzie to stanowiło duże wsparcie dla zespołu projektowego.
  • Celebruj sukcesy i zakończenie kluczowych etapów wdrożeń. Doceniaj osiągnięcie zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych celów projektu.

Co w zamian? Sprawność cyfrowa!

Decyzja o przeprowadzeniu cyfrowej transformacji w przedsiębiorstwie oraz skuteczne zarządzanie zmianą pozwala osiągnąć dwie istotne korzyści. Po pierwsze, powstaje kultura pozytywnych zmian w zespole - zmiany są czymś pozytywnym, nie należy się ich bać, przynoszą korzyści w codziennej pracy. Ponadto, skutecznie wdrożony projekt ECM zapewnia trwałą sprawność cyfrową. Za pomocą platformy ECM takiej jak np. Doxis4 przedsiębiorstwo jest w stanie skalować rozwiązania w wielu działach i lokalizacjach oraz dodawać rozwiązania cyfrowe zgodnie z dynamicznie się zmieniającymi potrzebami.

Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.
Ostatnio dodane
komunikaty PR z wybranej przez Ciebie kategorii
IT i technologie Poly prezentuje zestawy Room Solutions przeznaczone do współpracy z MS Teams Biuro prasowe
2020-05-29 | 12:00

Poly prezentuje zestawy Room Solutions przeznaczone do współpracy z MS Teams

Plantronics, Inc. („Poly”, dawniej Plantronics i Polycom) (NYSE: PLT), zaprezentował dziś nową serię rozwiązań Poly Room Solutions przeznaczonych do współpracy z
IT i technologie BRAK ZDJĘCIA
2020-05-29 | 01:00

Czas kompleksowych rozwiązań

Podejście end-to-end wyzwala potencjał inteligentnych miast Kiedy w 1999 r. pierwszy raz użyto określenia Internet of Things opisywało ono wykorzystaną do identyfikacji urządzeń w sieci technologię RFID (fale radiowe)[1]. Rok
IT i technologie BRAK ZDJĘCIA
2020-05-28 | 15:00

Rewolucja technologiczna w branży firm audytorskich

Rewolucja technologiczna dotyka niemal każdej branży. W większym lub mniejszym stopniu algorytmy uzupełniają, lub całkowicie przejmują, zadania człowieka. Czy taka sama sytuacja nastąpi także w branży firm audytorskich? Wymagania

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Lotnictwo

Lotniska gotowe na przyjęcie pierwszych pasażerów. Podobnie jak przewoźnicy czekają na informacje o otwarciu ruchu lotniczego

Na blisko 400 mld dol. szacowane są globalne straty przewoźników lotniczych spowodowane pandemią koronawirusa. Zagrożonych jest ok. 25 mln miejsc pracy związanych z lotnictwem. Straty liczą także polskie lotniska i działający w kraju przewoźnicy. Terminal pasażerski Portu Lotniczego w Gdańsku obsługiwał dziennie 14 tys. pasażerów, dziś jest to znacznie poniżej 100 osób. – Każdy miesiąc postoju generuje kilkanaście milionów złotych kosztów, a niestety nie wiadomo, jak długo będzie trwał powrót do normalności – mówi Michał Dargacz, rzecznik prasowy Portu Lotniczego Gdańsk.

Prawo

W czerwcu wygasa pomoc dla firm w ramach tarczy antykryzysowej. Pilnie potrzebne są zasady funkcjonowania w nowej normalności

Mimo tradycyjnego rozdźwięku między związkowcami a pracodawcami w obliczu pandemii obie strony starają się zgodnie działać w celu uratowania firm, a co za tym idzie, miejsc pracy. – Nalegamy na to, aby już dzisiaj, zanim wejdziemy w III kwartał, jak najszybciej zbudować przepisy, które umożliwią pracownikom i pracodawcom przetrwanie tego najcięższego okresu – mówi przedstawiciel Forum Związków Zawodowych. Wśród niezbędnych regulacji wymienia te promujące powrót przedsiębiorstw do pełnego funkcjonowania i utrzymywania zatrudnienia, a także konieczność dostosowywania rozwiązań do poszczególnych branż.

Jak korzystać z materiałów Newserii?

Ważne informacje dla dziennikarzy i mediów

Wszystkie materiały publikowane w serwisach agencji informacyjnej Newseria przeznaczone są do bezpłatnej dystrybucji poprzez serwisy internetowe, stacje radiowe i telewizje, wydawców prasy oraz aplikacje pełniące funkcję agregatorów newsów. 

Szczegóły dotyczące warunków współpracy znajdują się tutaj.

Farmacja

Odkryta przez polskich naukowców cząsteczka 1-MNA pomoże w walce z koronawirusem. Może wzmocnić odporność i wspomóc organizm w walce z infekcjami wirusowymi [DEPESZA]

Naukowcy od lat próbują opracować przeciwciała do nowych metod leczenia infekcji bakteryjnych i wirusowych. Poszukują też cząsteczek, które pozwoliłyby szybciej zwalczać choroby. Odkryte niedawno przez polskich badaczy właściwości cząsteczki 1-MNA pomagają m.in. w walce z miażdżycą czy zakrzepami. Najnowsze badania wskazują, że może być pomocna także przeciw koronawirusowi, gdyż wykazujee właściwości przeciwzapalne.

Prawo

Koronawirus w wielu krajach może posłużyć za pretekst do ograniczania praw i wolności obywatelskich. Zmiany mogą obowiązywać także po ustaniu pandemii

Na całym świecie rządy zdecydowały się na wykorzystanie technologii i innych środków nadzoru w walce z pandemią SARS-CoV-2. Ta wyjątkowa sytuacja wiąże się też z ograniczeniami dotyczącymi przemieszczania się, prawa zgromadzeń czy prawa do prywatności. To, jak długo zostaną utrzymane, zależy w dużej mierze od społecznego przyzwolenia na takie działania. – Opinia publiczna skupiona na pandemii koronawirusa często bezrefleksyjnie się na nie godzi – podkreśla prawnik i ekspert Fundacji Panoptykon Wojciech Klicki.