Komunikaty PR

Eksperci ECM podpowiadają, jak przeprowadzić transformację cyfrową w firmie

2020-03-24  |  12:00
Biuro prasowe

Zarządzanie projektem wdrożenia systemu do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM) to duże wyzwanie. Jak się z nim zmierzyć? Przede wszystkim należy pamiętać, że przeprowadzenie transformacji cyfrowej w firmie wiąże się nie tylko z samym wdrożeniem technologii ECM. Równie ważnym elementem cyfryzacji jest przygotowanie pracowników na zmiany — zarówno przed implementacją systemu, jak i w jej trakcie, a nawet po zakończeniu. Wskazujemy jak skutecznie zarządzać firmą w trakcie wdrażania projektów ECM.

Po pierwsze: przekonaj pracowników

Markus Saladin, kierownik programu ECM w przedsiębiorstwie Helvetia powiedział kiedyś: „Zawsze mówimy, że to ludzie zmieniają ludzi, a nie system!” Właśnie dlatego kluczowe jest, by:

  • Stworzyć narrację pomagającą pracownikom dostrzec i zrozumieć ulepszenia, które przyniesie im zmiana. Dzięki temu będą mieć większe zaufanie do nowego systemu i będą się bardziej identyfikować z firmą i jej celami.
  • Skoro mowa o celach: należy jasno określić i komunikować cele projektu, np. zamiast „Chcemy przyspieszyć procesy obsługi klienta” warto powiedzieć: „Chcemy przyspieszyć tempo odpowiadania na pytania klientów o 30 proc. dzięki wprowadzeniu cyfrowych kartotek klienta w całym przedsiębiorstwie oraz zapewnieniu działowi obsługi klienta bezpośredniego dostępu do potrzebnych informacji o klientach”.
  • Jeśli chodzi o zdobycie aprobaty pracowników, należy podchodzić do zmian z wyczuciem: zbyt natarczywe wprowadzanie zmian może wywołać opór. Jeśli nie udzielisz pracownikom wystarczających informacji o zmianach, mogą one wzbudzać strach i niepokój.
  • Naucz się zarządzać emocjami związanymi ze zmianą; przygotuj się na pytania w stylu: „dlaczego mamy zmieniać coś, co dotychczas dobrze działało?” — w przyszłości bardzo się to opłaci.
  • Nie wchodź zbyt głęboko w szczegóły: owszem, modernizujesz infrastrukturę informatyczną, ale nie obciążaj pracowników szczegółami technicznymi.

Istnieje kilka sprawdzonych sposobów na uzyskanie akceptacji pracowników. Poniżej podajemy kilka skutecznych kanałów komunikacji:

  • Wewnętrzna platforma, która udostępni użytkownikom informacje o projekcie i/lub produkcie, szczegóły dotyczące szkoleń, filmy wideo, informacje o zespole odpowiedzialnym za program ECM, a także platformę e-learningową.
  • Newsletter mający podobny cel, co platforma informacyjna, z tą różnicą, że tutaj pracownicy otrzymują aktualne informacje o statusie, harmonogramie projektu itp.
  • Intranet lub gazetka pracownicza.
  • Film o projekcie, wyjaśniający przyczyny i konieczność jego wdrożenia, zakres, korzyści, wpływ na codzienną pracę, itp. Takie rozwiązanie sprawdziło się m.in. w spółce Delvag — firmie ubezpieczeniowej z grupy Lufthansa.
  • „Dni otwartych drzwi”, np. w działach, na które projekt ECM wywiera wpływ. Pracownicy mogą przez jeden dzień obserwować, jak ich koledzy korzystają z danego produktu, i dowiedzieć się, dlaczego im się podoba. Pozwala to przełamać opory, jakie mogą mieć pracownicy co do używania produktu w ich własnym dziale.
  • Infolinia dotycząca projektu.

Po drugie: Wyznacz zespół odpowiedzialny za projekt ECM

W zależności od zakresu projektu warto określić niezbędne role i obowiązki poszczególnych członków zespołu ECM. Eksperci z SER Group radzą, aby w zespole projektu ECM znalazło się kilka stanowisk technicznych i organizacyjnych dla osób mających doświadczenie w tego typu projektach. Będą oni odpowiedzialni za wprowadzenie najlepszych procedur i spójnej metodologii. Tak zbudowany zespół ułatwi również menadżerowi rozliczanie z powierzanych zadań. Przykładem zastosowania takiego rozwiązania jest firma HANSA-FLEX. Przed rozpoczęciem projektu ECM zostało w niej zorganizowane spotkanie z udziałem pracowników działu informatycznego, pracowników odpowiedzialnych za ochronę danych, zarządu i pracowników poszczególnych działów. Wspólnie ocenili oni sytuację i podjęli decyzję, jak efektywnie wdrożyć rozwiązania ECM.

Eksperci ECM radzą, aby w zespole znalazły się osoby pełniące funkcje zarówno zarządzające, jak i związane z komunikacją.

Z zakresu zarządzania projektem:

  • Lider programu ECM — zarządza programem ECM, wyznacza cele, identyfikuje przeszkody, podejmuje decyzje, kontaktuje się z zarządem, współpracuje z kierownikami projektu, ponosi ogólną odpowiedzialność za projekt.
  • Kierownicy projektu — wspólnie z liderem programu ECM zarządzają ogółem zasobów, przygotowują harmonogram, identyfikują czynniki ryzyka, kontaktują się z obszarami biznesowymi.
  • Specjaliści ds. prawnych i controllingu — zapewniają przebieg procesu w zgodzie z przepisami prawnymi, ograniczają ryzyka związane z kwestiami prawnymi.
  • Specjaliści ds. bezpieczeństwa — wdrażają środki ochrony danych, zarządzają upoważnieniami i grupami użytkowników.

Z zakresu komunikacji wewnętrznej:

  • Specjaliści ds. komunikacji wewnętrznej — budują pozytywną atmosferę dotyczącą wprowadzanych zmian, pomagają pracownikom w zrozumieniu zakresu zmiany, rozwiewają obawy (we współpracy z zarządem), określają plan działań i komunikacji.
  • Szkoleniowcy — przeprowadzają szkolenia wśród kluczowych grup użytkowników.
  • Ambasadorzy projektu — pracownicy, którzy popierają zmianę oraz cieszą się popularnością i zaufaniem w swoich zespołach. Swoją aktywną postawą pomagają zaakceptować nowy system oraz przyjąć wprowadzane zmiany z entuzjazmem nawet przez najbardziej niechętnych pracowników.

W trakcie wdrażania systemu ECM mogą się okazać potrzebni dodatkowi pracownicy, np. specjaliści ds. doświadczenia użytkownika, kierownicy ds. informacji, programiści aplikacji czy specjaliści ds. procesów. Eksperci z SER Group zalecają, aby przed rozpoczęciem procesu przeanalizować potrzeby i cele firmy. Pomoże to określić, które specjalności okażą się niezbędne.

Po trzecie: Zarządzaj zmianą

Osoby, które będą prowadzić pracowników przez cyfrową transformację — kadra zarządzająca, kierownicy projektu, HR, szkoleniowcy, superwizorzy, zaawansowani użytkownicy itp. — powinny traktować zarządzanie zmianą jako jedno ze swoich kluczowych zadań. Ważne jest, aby pracownicy widzieli, że ich przełożeni i mentorzy w pełni angażują się w projekt i wierzą w pozytywne skutki zmian. Eksperci ECM zalecają liderom zastosowanie kilku prostych zasad:

  • Często przekazuj pracownikom informacje o korzyściach wynikających z wdrożenia technologii ECM w ich codziennej pracy. Takie komunikaty możesz formułować np. w newsletterach, na spotkaniach załogi z zarządem lub w Intranecie. Kładź nacisk na to, w jaki sposób nowy system ECM da pracownikom nowe możliwości rozwoju kariery.
  • Rozwiewaj obawy pracowników. Rozmawiaj z nimi. Pomagaj im zrozumieć, że błędy są czymś normalnym, szczególnie w fazie początkowej. Postaraj się jak najszybciej wyjaśniać pracownikom nowe procesy. Daj im czas na zapoznanie się z nowym oprogramowaniem!
  • Bądź ambasadorem zmian: okazuj wsparcie, entuzjazm i zaangażowanie w projekt.
  • Daj członkom zespołu projektowego odpowiednio dużo czasu na wdrożenie projektu, aby nie był to tylko dodatek do ich codziennych obowiązków.
  • Poproś przedstawiciela kadry zarządzającej, aby zaangażował się we wdrożenie projektu. Będzie to stanowiło duże wsparcie dla zespołu projektowego.
  • Celebruj sukcesy i zakończenie kluczowych etapów wdrożeń. Doceniaj osiągnięcie zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych celów projektu.

Co w zamian? Sprawność cyfrowa!

Decyzja o przeprowadzeniu cyfrowej transformacji w przedsiębiorstwie oraz skuteczne zarządzanie zmianą pozwala osiągnąć dwie istotne korzyści. Po pierwsze, powstaje kultura pozytywnych zmian w zespole - zmiany są czymś pozytywnym, nie należy się ich bać, przynoszą korzyści w codziennej pracy. Ponadto, skutecznie wdrożony projekt ECM zapewnia trwałą sprawność cyfrową. Za pomocą platformy ECM takiej jak np. Doxis4 przedsiębiorstwo jest w stanie skalować rozwiązania w wielu działach i lokalizacjach oraz dodawać rozwiązania cyfrowe zgodnie z dynamicznie się zmieniającymi potrzebami.

Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.
Ostatnio dodane
komunikaty PR z wybranej przez Ciebie kategorii
IT i technologie Zalman CNPS13X Black — cichy i gustowny cooler dla wymagających użytkowników Biuro prasowe
2024-03-28 | 15:00

Zalman CNPS13X Black — cichy i gustowny cooler dla wymagających użytkowników

Standardowe zestawy chłodzenia dodawane do procesorów zazwyczaj nie spełniają wymagań graczy i użytkowników wymagających lepszej kultury pracy. Na szczęście porządny, a przy
IT i technologie Trendy w technologii wizualnej, których nie sposób przeoczyć
2024-03-28 | 15:00

Trendy w technologii wizualnej, których nie sposób przeoczyć

Chad Kunimoto z Panasonic Connect wyjaśnia, w jaki sposób innowacje w dziedzinie technologii obrazu przyczyniają się do zwiększenia interakcji i zainteresowania wśród
IT i technologie Najczęściej kupowane w Polsce monitory interaktywne w 2023 roku to Newline!
2024-03-28 | 10:15

Najczęściej kupowane w Polsce monitory interaktywne w 2023 roku to Newline!

Newline Interactive to dobrze znany na polskim rynku dostawca monitorów interaktywnych. Odpowiedź na pytanie – jak dobrze znany – przyniosło podsumowanie sprzedaży w roku

Kalendarium

Więcej ważnych informacji

Kongres MOVE

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Infrastruktura

Sektor ochrony zdrowia odpowiada za większe emisje CO2 niż lotnictwo. Zielone zmiany wymagają drastycznego przyspieszenia

Sektor ochrony zdrowia ponosi znaczące konsekwencje wynikające z rosnącej liczby ekstremalnych zjawisk klimatycznych, ale też poważnego zanieczyszczenia powietrza, a koszty z tym związane będą rosły. Z drugiej strony sam sektor też się przyczynia do zmian klimatycznych – odpowiada za 4 proc. emisji CO2, czym wyprzedza takie branże jak żegluga czy lotnictwo. O potrzebie przyspieszenia zielonych zmian w ochronie zdrowia coraz więcej się mówi, ale to wymaga konkretnych działań. Temu ma służyć powołana właśnie do życia Zielona Koalicja dla Zdrowia, w której uczestniczy prawie 30 podmiotów i której patronuje m.in. Narodowy Fundusz Zdrowia.

Ochrona środowiska

Nowa kadencja samorządów pod znakiem działań energetycznych i klimatycznych. 15 mld euro z UE może przyspieszyć zmiany w tym zakresie

Do wyborów samorządowych pozostał nieco ponad tydzień. Jak pokazuje nowy raport Fundacji Instytut na rzecz Ekorozwoju, na samorządowców nadchodzącej kadencji będzie czekać wiele wyzwań związanych z energetyką i polityką klimatyczną, które wynikają zarówno z regulacji UE, jak i oczekiwań społecznych. Jednak w praktyce możliwości aktywnego działania samorządów w tym obszarze są tak szerokie, jak umożliwiają im to regulacje prawne. – Tutaj pewnych rozwiązań po prostu nie ma albo są w dość dokuczliwy sposób szczegółowe i stwarzają samorządom duże trudności. Dlatego potrzebna jest interwencja rządu, żeby umożliwić samorządom aktywne działania – ocenia dr Wojciech Szymalski, prezes Fundacji Instytut na rzecz Ekorozwoju.

Prawo

Postęp technologiczny rewolucjonizuje pracę specjalistów ds. finansów. Stają się strategicznymi doradcami biznesu

Częste zmiany regulacyjne i postęp technologiczny wymuszają na specjalistach ds. finansów ciągłe nabywanie nowych kompetencji, doszkalanie i uaktualnianie swojej wiedzy. Ci, którzy potrafią się dostosować do szybkich zmian i wesprzeć swoimi umiejętnościami rozwój biznesu, mogą jednak liczyć na większe możliwości rozwoju kariery. – Finanse operują w świecie, który coraz szybciej się zmienia. To powoduje, że w przyszłości ludzie z obszaru finansów będą musieli poświęcać dużo więcej energii na to, żeby dotrzymać tempa – mówi Kuba Neneman, head of finance.ai, commercial data science manager w Shellu.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.