ERP w trybie zdalnym – zmiany i trendy we wdrażaniu oprogramowania biznesowego

Dla wielu organizacji praca zdalna stała się w ostatnich miesiącach codziennością. Niektóre firmy jeszcze przed koniecznymi zmianami trybu pracy, rozważały wdrożenie oprogramowania biznesowego, inne właśnie teraz poszukują narzędzi, które mogą im pomóc w budowaniu efektywności i lepszym zarządzaniu firmą. Czy wdrożenie systemów ERP podczas home office jest jednak możliwe?

 „W ostatnim czasie, zaobserwowaliśmy dwa podejścia do kwestii wdrożeń oprogramowania. Niektóre firmy zostały zmuszone do odłożenia tych planów na przyszłość. Są jednak również organizacje, dla których obecna sytuacja stała się motorem przyspieszającym cyfrową transformację. W tych przypadkach, przejście na tryb zdalny nie tylko nie przeszkodziło we wdrożeniu oprogramowania biznesowego, ale tak naprawdę przyspieszyło ten proces” – mówi Wojciech Wileński, Consultancy Manager CEE w Exact Software Poland.

Korzyści, jakie daje wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, a tym samym znacznie łatwiejszego dostępu do informacji czy też efektywna możliwość zarządzania procesami produkcyjnymi, logistycznymi i biznesowymi, mogą teraz dodatkowo zyskać na znaczeniu. Niezależnie od poszczególnych sytuacji, kluczem do sukcesu staje się elastyczność.

Zmiana podejścia

Nie ulega wątpliwości, że wdrożenie ERP w trybie zdalnym wymusza zmiany zarówno z punktu widzenia dostawcy, jak i przedsiębiorstwa. Część trudności i ograniczeń wynika z samej mentalności i przekonań. „Ważną rolą konsultanta staje się pokazanie klientom, że wdrożenie oprogramowania jest obecnie możliwe, a także przekonanie go o nowych kompetencjach firmy. Zmiana konieczna jest po obu stronach – zarówno konsultanci, jak i organizacje, muszą przyzwyczaić się do nowej sytuacji, gdzie dotychczasowe spotkania przekształcają się w wideokonferencje i wyłącznie zdalne odwiedzenie hali produkcyjnej, magazynu czy firmy klienta” – dodaje Wojciech Wileński. Podobnie jak wszędzie indziej, we wdrożeniach ERP dużą rolę odgrywają teraz narzędzia umożliwiające spotkania zdalne, a szczególnie możliwość realizacji wideokonferencji.

Obecna sytuacja może mieć wpływ również na sam proces wyboru dostawcy oprogramowania. Do niedawna dla wielu klientów bardzo istotne były referencje. Dzisiaj jednym z najważniejszych pytań może okazać się to, czy dostawca potrafił dostosować się do nowej rzeczywistości. Dotychczasowe standardy, w postaci wielogodzinnych spotkań z konsultantem bezpośrednio w siedzibie firmy czy hali produkcyjnej, być może nigdy już nie wrócą w takiej samej formie. W kontekście wdrożenia systemów ERP, część zadań realizowanych w trybie zdalnym jest nie tylko uproszczona, ale również bardziej efektywna kosztowo – oszczędności wynikają m.in. z braku konieczności dojazdów czy zakwaterowania konsultanta.

Od waterfall do agile 

W trybie zdalnym, jednym z najważniejszych zadań dla obu stron: klienta oraz dostawcy, jest upewnienie się, czy wszystkie potrzeby zostały precyzyjnie zdefiniowane. Do tej pory przy wdrożeniach bardzo popularna była metodyka pracy „waterfall”. Dokładnie określała ona kolejne kroki i była świetnym rozwiązaniem w sytuacjach, gdzie oczekiwania i potrzeby klienta mogły być jasno sprecyzowane. Obecnie ogromne znaczenie zyskują metodyki agile. Dostawcy, którzy są otwarci na działania „zwinne” mają szansę lepiej odpowiedzieć na dynamicznie zmieniające się potrzeby klientów. To podejście ułatwia również pracę w trybie zdalnym, gdzie precyzyjne określenie potrzeb może okazać się trudniejsze. Nie jest to nowa koncepcja – jednak być może aktualna sytuacja może przyspieszyć jej popularyzację.

Zdalne wdrożenie = zdalny dostęp

Co jest konieczne, aby w trybie zdalnym przeprowadzić wdrożenie systemów ERP? W skrócie, wystarczy laptop oraz połączenie internetowe. Z tego punktu widzenia, lokalizacja klienta oraz konsultanta nie ma znaczenia. Aby takie wdrożenie było jednak możliwe, w przypadku niektórych firm istnieje konieczność zmiany restrykcyjnych zasad bezpieczeństwa. Do tej pory zdarzały się obawy z przyznaniem zdalnego dostępu, które nie zawsze było uznawane przez klientów za wystarczająco bezpieczne. Takie sytuacje wymagały obecności konsultanta w siedzibie klienta, a nawet korzystania z wydzielonych sieci wewnętrznych. „Klienci coraz częściej widzą, że aktualne technologie pozwalają na znacznie więcej w zakresie bezpieczeństwa w połączeniach zdalnych. Jeśli dotychczas z ważnych powodów nie chcieli oni rezygnować z wdrożenia systemów ERP, a byli ograniczeni politykami bezpieczeństwa – zaczęli dostosowywać wewnętrzne regulacje, aby bezpiecznie realizować projekty w trybie spotkań zdalnych. Z naszego punktu widzenia może to być trend, który trwale zmieni podejście do realizowania projektów. Wdrożenia mają szansę stać się łatwiejsze i szybsze do przeprowadzenia, co odbędzie się tylko z korzyścią dla klientów” – mówi Wojciech Wileński, Consultancy Manager CEE w Exact Software Poland.

Chmura, chmura i jeszcze raz chmura

Już od jakiegoś czasu, w kontekście ERP wiele się mówi o rosnącym znaczeniu wdrożeń w modelu chmurowym. Przyczyn było wiele: od rosnących kosztów utrzymania własnej infrastruktury, po coraz większą ilość przetwarzanych danych. Obecna sytuacja sprawia, że trend ten jeszcze bardziej zyskuje na znaczeniu. Oczywiście, wciąż są branże, które nie mogą sobie pozwolić na pełne przejście na infrastrukturę chmurową i przynajmniej część danych muszą przechowywać we własnych zasobach. Tam jednak, gdzie przepisy na to pozwalają, firmy redefiniują swoje podejście. Znaczenie ma utrudniony obecnie dostęp do infrastruktury. Wiele organizacji zostało zmuszonych do inwestycji w sprzęt, np. masową zamianę komputerów stacjonarnych na laptopy. Aby umożliwić zdalną pracę, część firmy potrzebowała szybkiego zwiększenia możliwości swojego korporacyjnego centrum danych, co spowodowało na rynku problemy z dostępnością sprzętu. Wdrożenia chmurowe przenoszą odpowiedzialność za utrzymanie infrastruktury, inwestycje sprzętowe, a także odpowiednią skalowalność na dostawcę. Klienci coraz częściej zaczynają dostrzegać znaczne korzyści wynikające z tego modelu, zwłaszcza w długoterminowej perspektywie.