Ikano Industry obsługuje procesy kadrowo-płacowe w chmurze Gavdi

Ikano Industry, producent materaców, głównie dla sieci IKEA, uruchomiło obsługę kadr, płac oraz czasu pracy w innowacyjnym rozwiązaniu Gavdi HR Cloud. To kompleksowe, chmurowe środowisko do zarządzania procesami HR oparte jest na systemie SAP SuccessFactors oraz zestawie autorskich narzędzi Gavdi Polska, wspierających efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi. System obsługuje obecnie ok. 1000 pracowników, został oddany użytkownikom końcowym w styczniu 2021 r. - już po 6 miesiącach od rozpoczęcia prac projektowych.

Zwiększony zakres samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej

Najważniejszym celem projektu była pełna integracja oraz optymalizacja procesów kadrowo-płacowych i zarządzania czasem pracy. Istotne dla Ikano Industry było również zwiększenie zakresu samoobsługi pracowniczej oraz menedżerskiej.

– Wcześniej korzystaliśmy z rozwiązania, które z czasem stało się niewystarczające w obliczu dynamicznych zmian w naszej organizacji oraz przepisów prawnych. Poszukiwaliśmy więc nowoczesnego narzędzia, które pozwoli efektywnie zarządzać procesami kadrowo-płacowymi oraz czasem pracy, jednocześnie dając gwarancję bieżącego dostosowania systemu do stale zmieniających się wymogów prawnych. Zależało nam również na zwiększeniu zakresu samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej oraz przejściu na elektroniczny obieg dokumentów – mówi Magdalena Górczak z Ikano Industry. – Dzięki Gavdi HR Cloud zyskaliśmy kompleksowy system do zarządzania kapitałem ludzkim. Co ważne, już podczas wczesnych prac projektowych mieliśmy możliwość testowania narzędzia i bieżącego wprowadzania zmian, tak aby efekt końcowy spełniał nasze potrzeby biznesowe. Elastyczne podejście firmy Gavdi Polska i obustronne zaufanie sprawiło, że projekt zakończył się pełnym sukcesem w ustalonym harmonogramie i budżecie – dodaje.

Wdrożenie Gavdi HR Cloud zrealizowano z wykorzystaniem autorskiej metodyki Gavdi opartej na metodyce SAP Activate. Polega ona na udostępnieniu klientowi wystandaryzowanego prototypu systemu zawierającego obsługę procesów w zakresie wynikającym z umowy, testowaniu go, bieżącym zbieraniu informacji i dostosowywaniu narzędzia do indywidualnych potrzeb firmy. Jest to innowacyjne podejście, umożliwiające znaczne zmniejszenie nakładów po stronie klienta i zwiększenie komfortu zespołu wdrożeniowego, który od początku projektu ma wgląd w system i pracuje jedynie nad dopracowaniem, aby jak najlepiej realizował on potrzeby firmy.

HR zarządzany w chmurze

Ikano Industry zyskało kompleksowe, gotowe do użytku środowisko chmurowe, a przyjęty model wdrożenia – obejmujący infrastrukturę, aplikacje i usługę – pozwolił na otrzymanie wszystkich niezbędnych elementów od jednego dostawcy. Co ważne, Gavdi HR Cloud to elastyczne rozwiązanie, pozwalające na rozbudowę o kolejne moduły wraz z pojawiającymi się nowymi potrzebami klienta.

– W efekcie zaimplementowania Gavdi HR Cloud w Ikano Industry, pracownicy i menedżerowie firmy zyskali wygodny dostęp do systemu z poziomu przeglądarki lub urządzeń mobilnych. Nie tylko poprawiło to ich komfort pracy, ale też zapewniło większą swobodę działania, dzięki czemu udało się znacząco odciążyć dział HR – mówi Marcin Bogacki, Kierownik Zespołu w Dziale Konsultingu i Kierownik Projektu Ikano Industry z ramienia Gavdi Polska. – Sam proces wdrożenia przebiegł natomiast bardzo sprawnie i zgodnie z planem - rozwiązanie zostało uruchomione w styczniu 2021 r. Wdrożenie nowego systemu trwało zaledwie 6 miesięcy. Jest to o tyle ważne, że z uwagi na pandemię, odbyło się ono zdalnie. Wpływ na tak efektywny przebieg projektu miała zarówno dobra komunikacja, jak i pełne zaangażowanie zespołów po stronie klienta oraz Gavdi Polska – dodaje.

W ramach Gavdi HR Cloud w Ikano Industry wdrożono takie moduły SAP SuccessFactors jak: Employee Central oraz Employee Central Payroll wspierające obsługę kadr i płac. Prace objęły także implementację autorskich produktów Gavdi, m.in. Gavdi Time Management Platform, Gavdi eDeklaracje, Gavdi PPK, Gavdi Korekty ZUS, Gavdi Reporter, Gavdi Document Generator, Gavdi Reminder. Pozwalają one zarówno rozszerzyć zakres funkcjonalności narzędzi SAP, jak i maksymalnie zoptymalizować procesy kadrowo-płacowe w kontekście polskich regulacji prawnych oraz najlepszych rynkowych praktyk.

Ikano Industry jest częścią Ikano Group, międzynarodowej grupy obecnej w 15 krajach Europy i Azji Południowo-Wschodniej. Firma zajmuje się kompleksową produkcją materacy, głównie dla sieci sklepów IKEA.