Bezbolesne wdrożenie nowego oprogramowania

Wprowadzanie zmian w organizacji może stanowić niemałe wyzwanie. Szczególnie, jeśli mówimy o wdrożeniu nowego oprogramowania. Przyzwyczajeni do określonych procedur i kultury organizacyjnej pracownicy mogą początkowo negować nowe rozwiązania. Sukces tego przedsięwzięcia zależy zatem od efektywnej współpracy i komunikacji na linii zarząd i managerowie – pracownicy.  Jak przekonać podwładnych, że zmiany wyjdą im na dobre, a nowe oprogramowanie ułatwi im pracę?

Pandemia koronawirusa pokazała, że przejście na pracę zdalną nie musi oznaczać zmiany na gorsze. Wielu pracowników miało początkowo trudności z przyzwyczajeniem się do nowej rzeczywistości, ale z czasem dostrzegło plusy tej sytuacji. Dzisiaj, po kilkunastu miesiącach pracy w trybie hybrydowym lub home office, wiele osób nie chce już wracać do tradycyjnego modelu pracy z biura. Podobnie rzecz ma się z oprogramowaniem – opanowanie obsługi nowych programów może początkowo wydawać się trudne, ale w dłuższej perspektywie przyniesie wiele korzyści – zarówno pracownikom, jak i pracodawcy.

Dlaczego zmiany są trudne i czy rzeczywiście muszą takie być?

Pracownicy są zazwyczaj przyzwyczajeni do określonego sposobu wykonywania zadań. Czują się bezpiecznie w środowisku, które znają i postrzegają jako przewidywalne. Na środowisko pracy składa się nie tylko rzeczywistość fizyczna: biuro, sale konferencyjne czy inne przestrzenie, w których pracownicy wykonują obowiązki zawodowe. To również szereg opanowanych procedur organizacyjnych, w tym związanych z obsługą oprogramowania. Zmiany rzeczywiście chwilowo zakłócają potrzebę stabilności i zaburzają ustalony rytm pracy, a to u wielu pracowników, nawet tych najbardziej elastycznych i otwartych na nowości, może powodować poczucie dyskomfortu. Dlatego, zanim wdrożymy zupełnie nowe oprogramowanie i rzucimy pracowników na głęboką wodę, warto ich do tego przygotować. Oswojenie zmiany to pierwszy krok do jej akceptacji.  

Jak przeprowadzić pracowników przez proces zmiany oprogramowania?

Wielu pracowników, szczególnie tych z mniej rozwiniętymi kompetencjami cyfrowymi, może podchodzić opornie do wszelkich pomysłów związanych z wdrażaniem nowych systemów. Zmiana w tym przypadku może kojarzyć im się z utrudnieniami – koniecznością poświęcenia dodatkowego czasu na naukę obsługi nowych programów czy wynikającymi z nowych procedur dodatkowymi obowiązkami. Warto zatem jasno i wyraźnie zakomunikować pracownikom, że cel wprowadzania nowych systemów jest zupełnie odwrotny – po okresie wdrożenia usprawnią im pracę, skrócą czas potrzebny na wykonywanie poszczególnych działań. Automatyzacja procesów sprawi, że – zamiast np. po wielokroć wklepywać dane do tabelek w Excelu – będą mogli zająć się poszerzaniem wiedzy i rozwojem nowych kompetencji lub poświęcić ten czas na budowanie relacji z klientami czy szukanie nowych zleceń. Żeby ta komunikacja była skuteczna, warto pokazać te zmiany na przykładach i dokładnie wyjaśnić, na czym będą polegać. Im bardziej konkretnie pracownik będzie mógł sobie wyobrazić to, jak w przyszłości będzie wyglądała jego praca po wprowadzeniu zmian, tym lepiej może się do tego przygotować. Łatwiej wówczas również przekonać do tego, że nie są to jedynie puste słowa, ale realne korzyści.

Jak zorganizować proces wdrożenia?

Pracownicy mogą bać się również samego procesu wdrożenia – tego, że nie będą w stanie szybko nauczyć się obsługi nowych programów lub nie będą potrafili efektywnie rozwiązywać problemów, co odbije się na ich bieżącej pracy. Tutaj z pomocą przychodzą dostawcy oprogramowania. Nie jest bowiem tak, że pracownik musi sam nauczyć się nowego narzędzia. – Oprogramowanie dla firmy powinno być możliwie jak najlepiej dostosowane do potrzeb przedsiębiorstwa. Wdrożenie nowego systemu to proces, którego powodzenie zależy od efektywnej współpracy i komunikacji użytkowników aplikacji z konsultantami, którzy nie tylko dostosują narzędzia do potrzeb operacyjnych danych działów, ale również przeszkolą pracowników z obsługi nowych narzędzi i przeprowadzą ich przez cały proces wdrożenia. Dzięki nowym technologiom kontakt z help deskiem możliwy jest niemal na wyciągnięcie ręki, specjaliści od IT mogą zatem również zdalnie asystować pracownikom na wszystkich etapach wdrożenia i na bieżąco pomagać im rozwiązywać problemy – mówi Filip Fludra, Sales Manager w Exact Software Poland.

Nie ma powodów do obaw

Cyfryzacja to proces, który wielu pracownikom może kojarzyć się negatywnie. W powszechnej, choć zazwyczaj błędnej opinii, automatyzacja oznacza bowiem zastępowanie pracy ludzi przez algorytmy. Pracownicy mogą zatem obawiać się, że nowe oprogramowanie sprawi, że staną się niepotrzebni, a w konsekwencji stracą pracę. Jednak oprogramowanie do obsługi procesów kadrowych czy finansowych nie stanowi konkurencji dla wykwalifikowanych HR-owców czy księgowych. Zostało zaprojektowane tak, aby ułatwić i usprawnić ich pracę. Tutaj niezwykle ważną rolę odegrać mogą managerowie i kierownicy. Wytłumaczenie podwładnym, jakie czynności zostaną zautomatyzowane oraz przedstawienie im płynących z tego korzyści, może uspokoić nastroje w firmie. Warto te kroki podjąć już na początkowym etapie informowania o planach wdrożenia nowych systemów.

Komunikacja to podstawa

Nowoczesne oprogramowanie dla firm nie tylko usprawnia pracę poszczególnych działów i ułatwia wykonywanie zadań. Funkcjonalności systemów HRM pozwalają dodatkowo na ulepszenie komunikacji wewnętrznej – a to przyda się zarówno podczas wdrażania nowego systemu, jak też długo po zakończeniu tego procesu. Dzięki odpowiednim aplikacjom przepływ informacji między kierownictwem firmy, a pracownikami może odbywać się w znacznie bardziej efektywny sposób – w ramach jednego, łatwego w obsłudze programu można np. zamieszczać komunikaty na cyfrowej tablicy ogłoszeń, rozsyłać ankiety, instrukcje, raporty z wynikami firmy, informacje o szkoleniach czy wyjazdach integracyjnych.

– Decydując się na nowe oprogramowanie, weźmy pod uwagę, że ludzie różnie reagują na zmiany – jedni znoszą je lepiej, a drudzy nieco gorzej. Nie zmienia to faktu, że wszystkich warto na nie dobrze przygotować. W procesie wdrażania nowych rozwiązań niezwykle istotnie jest również zaangażowanie menagerów i zarządu firmy. Od postawy kierownictwa i tego, czy będzie w stanie odpowiednio zmotywować podwładnych do wspólnego działania – może bowiem zależeć powodzenie całego przedsięwzięcia. Bardzo istotne jest też, aby pracownicy mieli poczucie, że zmiany służą wspólnym celom. W dłuższej perspektywie zyska na tym zarówno pracodawca, jak i poszczególne zespoły –  dodaje Filip Fludra z Exact Software Poland.