Cyfryzacja w branży budowlanej: Jak skutecznie zarządzać projektami?

Mimo pandemii i związanych z nią trudności rynkowych, firmom budowlanym udało się podnieść rentowność swoich prac na budowach (średnie marże jednostkowe netto wzrosły w ubiegłym roku o +1,3 proc.).[1] Kontynuowane były prace przy dużych projektach infrastrukturalnych, wpływ miało również zapotrzebowanie na rynku projektów komercyjnych (między innymi budownictwa mieszkaniowego). Branża ta jednak mierzy się z licznymi wyzwaniami, wśród których można wymienić: ograniczenia rynku pracy (problemy z zatrudnieniem), wysokie koszty awarii, a także coraz większy nacisk na dość kosztowny zrównoważony rozwój. Żeby móc w pełni wykorzystać okres prosperity, firmy z sektora budowlanego powinny wdrażać rozwiązania, które pomogą im pracować wydajniej.

Dawniej, jednym ze sposobów na uzyskanie lepszych wyników finansowych projektów budowlanych, były negocjacje cenowe z dostawcami oraz outsourcing usług. Jednak ceny towarów są obecnie bardziej spłaszczone, a konkurencja na rynku na tyle silna, że może okazać się to już niewystarczające.

Jak wynika z raportu branżowego[2] – budownictwo ma wysoki potencjał poprawy efektywności, jednak wykorzystuje nowe technologie w mniejszym stopniu niż inne branże. Rośnie świadomość tego, że skuteczna analiza danych, planowanie projektów i efektywne zarządzanie poszczególnymi budowami są konieczne, by osiągać lepsze wyniki finansowe. Zgodnie z raportem, jednym z najważniejszych priorytetów branży do 2025 roku jest cyfryzacja procesów wewnętrznych i zewnętrznych. Ze względu na to, że jej poziom wciąż jest dość niski – firmy, które zdecydują się na digitalizację już teraz, mogą w niedalekiej przyszłości jeszcze skuteczniej budować przewagę na bardzo konkurencyjnym rynku.

Cyfryzacja u podstaw

Wiele firm z sektora budowlanego korzysta ze specjalistycznych rozwiązań, takich jak np. BIM (Building Information Model). Mimo to, choć duża część z nich to spore organizacje, nie wspierają one w żaden sposób cyfrowo podstawowych procesów związanych z organizacją pracy – np. tych administracyjnych, związanych z zatrudnieniem czy zarządzaniem projektami. Dotyczy to między innymi firm, które wciąż korzystają z dokumentów w formie papierowej – zarówno finansowo-księgowych, jak i wszelkiej dokumentacji związanej z prowadzonymi inwestycjami. Tymczasem cyfrowa podstawa, czyli digitalizacja wszystkich procesów biznesowych za pomocą odpowiedniego oprogramowania, pozwala lepiej wykorzystywać również możliwości specjalistycznych systemów branżowych. Najlepsze efekty można osiągnąć wówczas, gdy cyfryzacja wdrażana jest na wszystkich poziomach organizacji. Jak może przełożyć się na osiągane wyniki i jak ją skutecznie przeprowadzić?

Wszystkie projekty w jednym systemie

Cyfryzację warto rozpocząć od wyboru kompleksowego systemu do zarządzania dokumentami. Dlaczego? Specyfika pracy firmy budowlanej wiąże się z prowadzeniem projektów w różnych lokalizacjach oraz pracą w terenie. Zarówno koszty, jak i prowadzone prace są często rozłożone na wiele miesięcy. Jeszcze ważniejsza, niż w jakimkolwiek innym sektorze, jest więc skuteczna kontrola, a także dostęp do bieżących informacji o aktualnych inwestycjach. Aby zarządzać nimi w sposób optymalny, potrzebny jest nie tylko wgląd w dane finansowe, ale także pełny elektroniczny obieg dokumentów, który pozwala łatwo zorganizować procesy akceptacji i kontrolę nad dokumentacją, nawet w przypadku pracowników terenowych. Wybierając oprogramowanie, warto zwrócić uwagę na to, czy jest dostępne zarówno z poziomu przeglądarki, jak i aplikacji mobilnej oraz czy dostawca zapewnia możliwość wdrożenia systemu w chmurze, co dla wielu firm może okazać się efektywne pod względem kosztowym.

Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi w firmie pozwala na wprowadzanie informacji bezpośrednio do systemu: mogą to być np. informacje o czasie pracy poszczególnych członków zespołu, o zużytych materiałach, statusie prowadzonych prac, możliwych opóźnieniach itp. Pomaga to unikać przestojów związanych z brakiem zasobów czy opóźnionymi procesami akceptacji zamówień, pozwoleń lub innych dokumentów wewnętrznych. Dostęp do danych finansowych i organizacyjnych w ramach jednego systemu umożliwia poprawę rentowności na poziomie pojedynczych projektów oraz całego przedsiębiorstwa.

„Wdrażając systemy w wielu branżach obserwujemy, że w niektórych organizacjach pewne procesy są zorganizowane w określony sposób, bo tak „jest od zawsze” lub po prostu kiedyś zostały tak ustalone. Zdarza się, że nie są na nowo kontrolowane i sprawdzane pod kątem wydajności. Bieżący dostęp do danych i ich analiza w czasie zbliżonym do rzeczywistego, pozwalają wychwycić te obszary, które wymagają optymalizacji. Brak opóźnień w przepływie informacji o przekroczonych budżetach, przesuniętych dostawach czy akceptacji dokumentów umożliwia szybsze podejmowanie decyzji i reakcję, jak tylko pojawi się jakikolwiek problem” – mówi Filip Fludra Sales Manager w Exact Software Poland.

Optymalizacja pracy

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów nie tylko eliminuje potrzebę fizycznej obecności w biurze pracowników terenowych, ale także może znacząco usprawnić procesy akceptacji i zmniejszyć liczbę powtarzalnych zadań. Z punktu widzenia pracowników, istotna może być cyfryzacja procesów kadrowych – m.in. możliwość składania wniosków urlopowych czy rozliczenia czasu pracy bezpośrednio w systemie. Oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwia np. tworzenie planów zakupowych, przypisywanie kosztów do poszczególnych procesów, podwykonawców czy wiązanie ich z dokumentacją dotyczącą sprzętu i odbioru prac. Wiele tych zadań zajmuje dzięki temu znacznie mniej czasu oraz umożliwia szybszą i łatwiejszą analizę.

[1] https://www.wielkiebudowanie.pl/go.live.php/PL-H942/raport-rok-2020-w-budownictwie.html

[2] BUDOWNICTWO. INNOWACJE. WIZJA LIDERÓW BRANŻY 2025