Firmy nie nadążają z przetwarzaniem informacji

Już dziś niemal co druga firma (46 proc. badanych przez AIIM) ocenia, że przeciwdziałanie chaosowi informacyjnemu wewnątrz ich organizacji „wypada słabo” lub „wymaga poprawy”. W najbliższych latach sytuacja może być jeszcze trudniejsza – według prognoz za 2 lata przedsiębiorstwa mogą mieć do przetworzenia nawet 4,5 raza więcej informacji niż obecnie, z czego ponad połowę będą stanowiły te częściowo lub nawet całkowicie nieustrukturyzowane. Jakie działania powinny podjąć firmy, by nie zostały pochłonięte przez „tsunami”?

Stale rosnąca ilość danych, z którymi firmy mają do czynienia na co dzień, sprawiła, że wiele z nich znalazło się w sytuacji, którą można określić mianem „chaosu informacyjnego”. Problem narasta od dłuższego czasu: już w 2018 roku 92 proc. przedsiębiorców przyznawało, że musi „coś” zmienić w swojej strategii zarządzania informacjami. Pomimo znacznej poprawy pod tym względem  w ostatnich latach, wiele firm nadal nie jest w stanie nadążyć za ilością nowych informacji, które wymagają przetworzenia. Narażają się tym samym na ryzyko związane z kwestiami prawnymi, a także na zagrożenie reputacyjne i finansowe, stawiając bezpieczeństwo swoich procesów biznesowych pod znakiem zapytania.

Główne wyzwania, przed którymi stoją dziś biznesy, to zarządzanie całym cyklem życia informacji oraz ustawiczna digitalizacja, automatyzacja i integracja procesów biznesowych. Jedną z głównych przyczyn tego stanu rzeczy jest fakt, że w większości przypadków firmy mają do czynienia z treściami nieustrukturyzowanymi, tj. takimi, których nie da się prosto skategoryzować, np. w bazie danych lub arkuszu kalkulacyjnym. Obejmuje to także e-maile, dokumenty, faktury czy zdjęcia, którymi zarządzanie wymaga osobnego podejścia.

Przykładowo, przychodząca faktura nie może być obecnie po prostu umieszczona w „tradycyjnej” bazie danych. Najistotniejsze informacje z dokumentu – m.in. nazwa nadawcy, kwota należności czy termin płatności - muszą być zazwyczaj zeskanowane i zaimportowane do systemu. Nawet wtedy brakuje jednak powiązania pomiędzy fakturą, a innymi dokumentami dotyczącymi danego nadawcy – co oznacza, że w razie potrzeby pracownikom trudno jest sprawnie odnaleźć inne informacje na jego temat. W efekcie w przedsiębiorstwie, tworzą się informacyjne silosy, a dokumenty gubią się lub stają trudnodostępne. Wszystko to przekłada się na zakłócenie procesów wewnątrz firmy i przyczynia się do powstawania wspomnianego wcześniej chaosu informacyjnego.

Inteligentne podejście do treści nieustrukturyzowanych 

Istnieją jednak nowoczesne sposoby na radzenie sobie z wielką ilością danych i treści. Większe firmy coraz częściej wykorzystują systemy ECM (Enterprise Content Management), które pomagają kompleksowo zarządzać przetwarzanymi informacjami. Systemy te są w stanie integrować się z głównymi aplikacjami, takimi jak ERP i CRM, aby stworzyć pełny, 360-stopniowy obraz dowolnego podmiotu (np. klienta, dostawcy czy pacjenta), czyli uzyskać sprawny dostęp do wszystkich informacji o jego relacji z daną firmą. Dzięki temu ECM buduje swoisty pomost pomiędzy różnymi aplikacjami biznesowymi, łącząc wszystkie informacje – a co za tym idzie umożliwia sprawniejsze i efektywniejsze podejmowanie decyzji, daje lepsze doświadczenia klienta (CX) oraz optymalny workflow.

– W sytuacji, gdy firmy z roku na rok przetwarzają coraz większą ilość informacji, widzimy, że punkt ciężkości przesuwa się z potrzeby gromadzenia treści na konieczność ich zrozumienia. System ECM oparty na sztucznej inteligencji jest w stanie automatycznie wyodrębniać wartościowe metadane z nieustrukturyzowanych treści za pomocą algorytmów AI i ML, dzięki czemu możliwe jest powiązanie dokumentów, e-maili, faktur i innych treści z konkretnym projektem, dostawcą, pacjentem, i tak dalej. Taki system pozwala użytkownikowi na szeroki przegląd treści wewnątrz firmy oraz wyciąganie konstruktywnych wniosków. Najbardziej innowacyjne przykłady oprogramowania ECM, takie jak Doxis4, umożliwiają automatyzację przepływu pracy, stając się swego rodzaju „inteligentnym asystentem” dla pracowników. Dzięki temu oszczędzają oni czas, który mogą później poświęcić na bardziej wartościowe czynności, zamiast ręcznie wpisywać dane lub przesyłać dokumenty – mówi Marcin Somla, Country Manager SER Group w Polsce. 

Dostęp w firmie do wszystkich informacji z jednego źródła nie jest jednak celem samym w sobie. Systemy ECM pozwalają bowiem na tworzenie procesów opartych o treści, które umożliwiają dalsze przetwarzanie wymienionych informacji w większym niż dotychczas tempie. Dodatkowo, w zależności od potrzeb firmy, w systemie można tworzyć różnego rodzaju obiegi dokumentów. Dzięki temu każda osoba odpowiedzialna za określone zadanie jest automatycznie powiadamiana, a użytkownicy zyskują pełen wgląd w status procesów.

– Weźmy przykładowo proces zakładania konta bankowego przez klienta. W takim przypadku ręczne sprawdzanie dokumentów można z powodzeniem zautomatyzować z pomocą Doxis4 Cognitive Services. Wstępnie przygotowany model AI jest w stanie zidentyfikować rodzaj przesyłanego dokumentu, potrafi również rozpoznać, czy np. adres podany na dokumencie poświadczającym (takim jak np. rachunek za usługi energetyczne) jest identyczny z tym podanym przez użytkownika. W przypadku pomyłki lub próby oszustwa, klient i pracownik natychmiast otrzymują powiadomienie. W ten sposób inteligentna klasyfikacja dokumentów przynosi firmie wymierne korzyści – dodaje Marcin Somla.

Stan zarządzania informacjami jest obecnie dla wielu firm przyczyną niepokoju. Aby lepiej przygotować się na przyszły zalew treści i skuteczniej zarządzać tymi już posiadanymi, przedsiębiorcy powinni gruntownie przemyśleć swoje podejście do problemu. To szczególnie ważne, gdyż jego rozwiązanie wymaga nie tylko wdrożenia nowych technologii i pełnej digitalizacji treści, ale także zasadniczej zmiany sposobu gromadzenia i przechowywania informacji oraz realizacji procesów biznesowych.

Żródła:

 AIIM: State of the Intelligent Information Management Industry 2021

 AIIM: The State of Intelligent Information Management in 2018