Komunikaty PR

Księgowość online: 4 zasady, których warto się trzymać

2021-09-10  |  14:00
Biuro prasowe
Kontakt
Materiał prasowy
Symetria PR

Kozia 26a
30-733 Kraków
kontakt@symetriapr.com
506 436 176
www.facebook.com/symetriapr

Okres pandemii tylko wzmocnił księgowość online, a co za tym idzie – coraz więcej firm zaczęło decydować się na współpracę z biurami rachunkowymi, które oferują również zdalną obsługę. Jak efektywnie prowadzić księgowość online? Program księgowy w firmie może zmienić podejście do księgowości. Zobacz, jakimi zasadami warto się kierować.

O czym pamiętać, świadcząc usługi przez Internet? Księgowość online to jedna z możliwości, która ułatwi pracę księgowych, zautomatyzuje działania i zadba o bezpieczeństwo danych. Sprawdź 4 zasady, których warto się trzymać prowadząc księgowość online.

1. W księgowości online korzystaj ze zdobyczy techniki

Praca księgowych, oprócz obsługi klientów czy przygotowywania deklaracji, wymaga ciągłego śledzenia zmieniających się przepisów. W natłoku obowiązków wygospodarowanie czasu na szkolenia może sprawiać trudności, dlatego warto skorzystać z oprogramowania, które usprawnia działania księgowych oraz pozwala przedsiębiorcom znaleźć wszystkie istotne dane w jednym miejscu i oszczędzić cenny czas. W takim przypadku zyskują obie strony.

Dokumenty w zdigitalizowanej formie to pierwszy krok ku wydajnej pracy zespołu. Przechowywane w elektronicznym archiwum przydadzą się w sytuacji, gdy dany plik będzie potrzebny klientom poza godzinami pracy biura bądź gdy jego wersja papierowa się zagubi. Księgowy nie musi też czekać na fizyczną wersję dokumentu, wystarczy, że otrzyma ją elektronicznie.

Kolejnym elementem, który pomaga zaoszczędzić czas, jest dostęp do historii rozliczeń.

- Takie informacje dotyczące podatków, ZUS-u za dany miesiąc czy wyników finansowych firmy nierzadko są potrzebne przedsiębiorcom o różnych porach dnia. Rozliczenia księgowe można umieścić online, w czytelnej formie, tak aby ich odszukanie oraz analiza nie zabierały wiele czasu – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

2. Planuj pracę

Odpowiedni podział zadań ma ogromny wpływ na funkcjonowanie całego biura rachunkowego. Warto przydzielić część pracowników do obsługi księgowości, zaś drugą do kadr. Dzięki takiemu rozwiązaniu każdy odpowiada za konkretny obszar i pilnuje związanych z nim terminów oraz formalności.

- Sporym ułatwieniem będzie także planowanie pracy zespołu z wykorzystaniem narzędzi pozwalających sprawdzać, które obszary wymagają więcej czasu oraz ile trwa wykonanie konkretnych zadań. Mając takie informacje, księgowi mogą na bieżąco ustalać działania, a co za tym idzie – dbać o efektywność całego zespołu – mówi Krzysztof Wojtas.

Porządkowanie procesów związanych z rachunkowością usprawniają również dodatkowe narzędzia, takie jak programy umożliwiające przeprowadzanie zdalnych spotkań. Zespół może z nich skorzystać w przypadku, gdy chce omówić trudniejsze, wymagające głębszego zastanowienia tematy.

3. Dbaj o dobrą komunikację z klientem

Aby biuro rachunkowe mogło prawidłowo funkcjonować, potrzebna jest nie tylko dobra wymiana informacji w zespole, ale przede wszystkim z klientami. To właśnie o nią należy szczególnie zadbać, ponieważ na szali stawiamy współpracę oraz reputację.

Znaczącym usprawnieniem komunikacji na linii biuro rachunkowe-przedsiębiorca może być na przykład platforma służąca do kontaktu oraz zawierająca wszystkie niezbędne informacje dotyczące firmy. Korzystając z takich rozwiązań, klienci mogą o wszystko dopytać w razie wątpliwości, unikając tym samym konieczności wysyłania maili, które mogłyby zagubić się wśród innych wiadomości.

Warto też śledzić zmiany oraz trendy związane z księgowością i na ich podstawie zadawać klientom pytania, na przykład poprzez profil biura na Linkedin. Tego typu dyskusje i propozycje podsuwane przez użytkowników biur niejednokrotnie stają się przyczynkiem do wprowadzania nowych, zgodnych z oczekiwaniami klientów narzędzi.

4. Zwróć uwagę na bezpieczeństwo danych w księgowości online

Przechowywanie plików w formie elektronicznej to nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale także konieczność ochrony zgromadzonych w nich wrażliwych danych. Pomocą w tym stała się ustawa z 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych, znana szerzej jako RODO. Nie można też zapominać o ustawie o rachunkowości, według której w dowodach księgowych muszą znaleźć się dane osobowe pozwalające na identyfikację obu stron dokonujących operacji gospodarczej. Powyższe przepisy zobowiązują więc biura rachunkowe do dbania o wrażliwe informacje.

Jakie sposoby na zabezpieczenie dokumentów sprawdzą się najlepiej? Podstawą jest silne hasło, które nie będzie miało związku z łatwo dostępnymi danymi, takimi jak nazwa firmy bądź imię pracownika. Dodatkowo wzmocni je używanie wielkich liter, znaków specjalnych oraz wymyślenie dłuższej kombinacji.

Kolejną metodą, która zwiększa bezpieczeństwo, jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Jest to sposób autoryzacji podczas logowania, który wymaga użycia identyfikatora oraz hasła uwierzytelniającego. Takie hasło jest generowane z zewnętrznego źródła, np. z telefonu, i przychodzi w formie SMS.

Procedura sprawdza się nie tylko w przypadku prywatnych profili w mediach społecznościowych, ale przede wszystkim w przedsiębiorstwach, w których zagrożenie danych staje się dużo większe. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe chroni zatem wrażliwe informacje, które mogłyby wydostać się poza firmę podczas ataku hakera – dodaje Krzysztof Wojtas.

Dobrym uzupełnieniem powyższych sposobów jest także stosowanie połączenia VPN, łączącego komputer księgowego z firmowym serwerem. Dzięki temu zespół może dodatkowo zaszyfrować dane.

Zdalna obsługa tylko wzmocniła potrzebę korzystania z rozwiązań, które automatyzują pracę księgowych. Pomocne mogą okazać się narzędzia pozwalające digitalizować i przechowywać dokumenty w jednym miejscu, planować pracę zespołu oraz sprawnie komunikować się z klientami. Wówczas działania będą przebiegać dużo szybciej, co pozwoli księgowym poświęcić więcej czasu na obowiązki związane z doskonaleniem swoich umiejętności i poszerzaniem wiedzy. 

Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.
Źródło informacji: Symetria PR
Ostatnio dodane
komunikaty PR z wybranej przez Ciebie kategorii
IT i technologie Nowa motorola edge 60 fusion już w Polsce Biuro prasowe
2025-04-02 | 10:40

Nowa motorola edge 60 fusion już w Polsce

W Polsce zadebiutowała motorola edge 60 fusion – pierwszy tegoroczny model z rodziny edge. Łączy cechy smartfona klasy premium z wysoką odpornością, potwierdzoną
IT i technologie Emitel i Miasto Poznań zacieśniają współpracę na rzecz innowacji w Wielkopolsce
2025-03-18 | 10:00

Emitel i Miasto Poznań zacieśniają współpracę na rzecz innowacji w Wielkopolsce

Emitel S.A. intensyfikuje swoją działalność w Wielkopolsce. Spółka kontynuuje rozwój projektów na terenie całego kraju. Wśród ogólnopolskich,
IT i technologie Motorola na MWC 2025: kolejna generacja ekosystemu Smart Connect ze wsparciem moto ai
2025-03-03 | 12:05

Motorola na MWC 2025: kolejna generacja ekosystemu Smart Connect ze wsparciem moto ai

W zeszłym roku Motorola i Lenovo utworzyły ekosystem Smart Connect, aby umożliwić płynną współpracę smartfonów, tabletów oraz komputerów

Transmisje online

Kalendarium

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Ochrona środowiska

Obowiązki w zakresie zrównoważonego rozwoju staną się mniej uciążliwe. Będą dotyczyć tylko największych firm

Na pierwszy ogień deregulacji w Unii Europejskiej poszły przepisy dotyczące sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju. Obowiązki w tym zakresie będą, zgodnie z planem KE, się koncentrowały na największych podmiotach, co stanowi duże ułatwienie dla średnich podmiotów i małych firm w łańcuchach dostaw, ale też może zmienić proces dochodzenia do neutralności klimatycznej w UE. Raportowanie wpływu na środowisko rzeczywiście wiąże się z dużym wysiłkiem i kosztami, czego firmy się obawiają, ale z drugiej strony coraz więcej podmiotów widzi w tym cenne narzędzie do analizy i dodatkową wartość.

Telekomunikacja

Wykluczenie cyfrowe szczególnie dotyka generacji silver. T-Mobile wystartował z darmowymi kursami z obsługi smartfona

44 proc. Polaków w 2023 roku posiadało przynajmniej podstawowe kompetencje cyfrowe przy średniej unijnej na poziomie 56 proc. – wynika z danych Eurostatu. Dla grupy osób powyżej 55. roku życia odsetek ten wynosi kilkanaście procent. T-Mobile – w ramach projektu „Sieć Pokoleń” – burzy cyfrowe bariery oraz pokazuje, jakie możliwości daje technologia. W tym prowadzi cykl warsztatów stacjonarnych oraz udostępnia kurs online z podstaw obsługi smartfona.

Konsument

Spada spożycie alkoholu wśród młodzieży. Coraz mniej nastolatków wskazuje na jego łatwą dostępność

Alkohol jest najbardziej rozpowszechnioną wśród polskiej młodzieży substancją psychoaktywną, choć jego spożycie przez nastolatków znacznie spadło w ciągu trzech ostatnich dekad. Wciąż spory odsetek 15–16-latków uważa, że alkohol jest dla nich łatwo dostępny, ale o ile w przypadku piwa spadek w tym obszarze jest znaczący, o tyle w przypadku wódki delikatny trend spadkowy został w ostatnim badaniu zahamowany. Dostępność zaczyna się jednak nie w sklepie, ale już w domu. Co piąty rodzic jest w tej kwestii na tyle liberalny, że godzi się na spożywanie alkoholu przez dziecko w swojej obecności.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.

Nasza strona używa cookies między innymi w celu gromadzenia statystyk oraz prawidłowego funkcjonowania serwisu. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień Twojej przegladarki oznacza, że ciasteczka będa zapisywane na Twoim urządzeniu. Pamietaj, że zawsze możesz zmienić te ustawienia. Kliknij tutaj aby zamknąć