Kształtowanie doświadczeń pracowników a systemy HRM

Jak wynika z badania przeprowadzonego przez KPMG[i] 60% z ponad 1 300 HR managerów uważa, że działy HR stracą na znaczeniu, jeśli nie będą w stanie zidentyfikować oraz zrozumieć wyzwań, przed jakimi stoi branża i przygotować na nie swoich pracowników. Dziś wiele firm zdaje sobie już sprawę z ich strategicznego znaczenia. Autorzy badania prognozują, że jednym z kluczowych zadań HR jest kształtowanie pozytywnych doświadczeń pracowników. Co trzeba zrobić, by być o krok przed konkurencją i jak mogą w tym pomóc nowe technologie?

Employee experience (EX) to suma wszystkich doświadczeń pracownika związanych z pracą w danym miejscu. Na EX składają się zatem nie tylko takie czynniki jak wysokość wynagrodzenia czy możliwości awansu. Pracownicy równie często zwracają uwagę na atmosferę, kulturę organizacji oraz relacje w zespole i z managerami. Podczas pandemii na znaczeniu zyskały zaś takie aspekty jak elastyczność czasu pracy czy wykorzystanie technologii usprawniających pracę zdalną oraz komunikację w zespole. Respondenci, którzy wzięli udział w najnowszej edycji Employee Experience Survey[ii], wskazywali, że doświadczenie pracownika ma ogromny wpływ na jego zaangażowanie (81%), wydajność w pracy (79%) oraz ogólne wyniki biznesowe (78%). A te czynniki, w dłuższej perspektywie, mogą przełożyć się również na lepsze osiągnięcia finansowe firmy. Kompleksowe podejście do zarządzania EX oraz wykorzystanie do tego odpowiedniego oprogramowania, może się zatem opłacić.

Współpraca i komunikacja

Skuteczna komunikacja wewnątrz firmy to jeden z kluczowych czynników wpływających na doświadczenie pracownika. Zapewnienie sprawnego obiegu informacji może być wyzwaniem szczególnie w większych przedsiębiorstwach, z rozbudowaną strukturą organizacyjną.  Skrojony na miarę system HRM dostarczy firmie narzędzi, dzięki którym cała komunikacja wewnętrzna będzie mogła odbywać się w ramach jednego, dedykowanego programu. – Umożliwia to też sprawne informowanie pracowników o wszystkich sprawach firmy, np. publikowanie komunikatów dotyczących planowanych zmian czy wyników kwartalnych i nagrodach finansowych. Każdy pracownik jest więc dobrze poinformowany, a w poszukiwaniu konkretnej informacji nie musi przekopywać się przez sterty maili. Przy wykorzystaniu nowoczesnego oprogramowania biznesowego wszystkie wiadomości, dokumenty oraz dane dotyczące poszczególnych projektów znajdują się w jednym miejscu, co znacznie ułatwia też pracę zespołową. Jedną z ciekawszych funkcjonalności systemów HRM jest możliwość kolportowania wśród pracowników ankiet, np. dotyczących zadowolenia z pracy. Tego typu działania dają pracownikom poczucie, że pracodawca liczy się z ich zdaniem, a managerom możliwość wpływu na doświadczenia swoich podwładnych – dodaje Filip Fludra, Sales Manager w Exact Software Poland.  

Rozwój na pierwszym miejscu

W wielu firmach coraz popularniejszą strategią staje się zarządzanie przez cele: motywowanie do osiągania określonych wyników oraz zachęcanie do rozwoju kompetencji. W małych zespołach pracownicy swoje cele kwartalne czy oczekiwania mogą przedyskutować z managerem. Wraz z rozwojem firmy, taki bezpośredni kontakt może być utrudniony. Wówczas warto skorzystać z dedykowanych do tego narzędzi. Nowoczesne systemy HRM umożliwiają tworzenie profili osobowych. Z panelu aplikacji managerowie HR mogą monitorować rozwój podwładnych oraz kompleksowo zarządzać ich talentami. Wgląd w takie profile mają również pracownicy. Mogą dzięki temu m.in. samodzielnie sprawdzać swoje postępy, planować karierę oraz przeglądać kalendarz dostępnych w firmie szkoleń i zdalnie zgłaszać chęć udziału w tych, które uznają za najciekawsze i najbardziej rozwojowe. Obsługa systemów HRM jest prosta i intuicyjna, a dzięki pulpitom nawigacyjnym poszczególne dane prezentowane są w klarowny i atrakcyjny wizualnie sposób.

Employee experience w pracy zdalnej

Szczególnym sprawdzianem dla działów HR był okres pandemii i nagłe przejście na pracę zdalną. Ta nadzwyczajna sytuacja zmusiła wiele firm do poszukiwania rozwiązań, ułatwiających zarządzanie sprawami kadrowymi oraz eliminujących uciążliwą dla pracowników konieczność stawiania się w biurze za każdym razem, gdy np. trzeba podpisać dokumenty. Niektóre firmy wdrożyły elektroniczne podpisy, a dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu pracownicy mogą online zgłaszać wnioski urlopowe, rozliczać delegacje czy aktualizować dane osobowe. Portal pracowniczy jest świetną platformą do komunikacji z działem HR bez wychodzenia z domu. Takie rozwiązanie oszczędza pracownikom żmudnego, wypełniania papierowych druczków i pozwala skupić się na ciekawszych zadaniach. Zarządzać swoimi sprawami kadrowymi mogą o dowolnej porze, z dowolnego miejsca na świecie.

Systemy HRM mogą skutecznie wspierać rozwój pracowników oraz wpływać na pozytywne doświadczenia związane z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Szczególnie istotne jest to w przypadku branż, w których mamy do czynienia z tzw. rynkiem pracownika. W IT czy marketingu, gdzie specjaliści mogą przebierać w ofertach pracy i trudno zatrzymać ich w jednej firmie na dłużej, niejednokrotnie decydują takie czynniki jak subiektywne poczucie zadowolenia z pracy i wszelkie dodatkowe świadczenia. W niedalekiej przyszłości kluczowe może okazać się również wykorzystanie oprogramowania opartego na technologii sztucznej inteligencji. Eksperci prognozują, że w wielu powtarzalnych i czasochłonnych czynnościach, np. raportowaniu, pracowników już niebawem wyręczą algorytmy. Przygotowanie do współpracy ze sztuczną inteligencją to zatem kolejne wyzwanie, przed którym staną działy HR.

[i] KPMG, Future of HR 2020: Which path are you taking?, https://assets.kpmg/content/dam/kpmg/xx/pdf/2019/11/future-of-hr-2020.pdf

[ii] Willis Towers Watson, 2021 Employee Experience Survey,

https://www.willistowerswatson.com/en-GB/Insights/2021/07/2021-employee-experience-survey