Narzędzia wspierające ochronę sygnalistów w Polsce

Minimalne wymogi i standardy dotyczące ochrony sygnalistów zostały wprowadzone do prawa wspólnotowego w 2019 r., natomiast pierwsze polskie firmy będą musiały się podporządkować nowym regulacjom już 17 grudnia 2021 r. Z pomocą przychodzą im systemy whistleblowingowe, które pomagają w bezpieczny sposób zgłaszać nieprawidłowości i ewidencjonować zgłoszenia.

Sygnalista (z ang. whistleblower) został zdefiniowany w pkt. 1 Preambuły Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2019/1937 jako osoba działająca dla organizacji (publicznej lub prywatnej) w kontekście związanym z pracą, zgłaszająca zagrożenia lub szkody dla interesu publicznego. Dyrektywa nakłada na kraje członkowskie szereg obowiązków w zakresie prawnej ochrony osób zgłaszających rzeczywiste lub potencjalne nieprawidłowości (działania lub ich zaniechania) w organizacjach. Wymusza na nich również należyte zabezpieczenie pozycji osób zgłaszających naruszenia i zapewnienie im należytej ochrony przed ostracyzmem społecznym oraz działaniami odwetowymi (ekonomicznymi lub prawnymi), w związku ze zgłoszonymi przez nie naruszeniami.

(Zbyt) wiele niewiadomych?

Prace nad polskim projektem ustawy wciąż trwają, a za ich przebieg odpowiedzialne jest Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, ale kraje członkowskie Wspólnoty mają czas do 17 grudnia br. na wdrożenie dyrektywy o sygnalistach do wewnętrznego prawodawstwa, z możliwością rozszerzenia zakresu ich stosowania. Unijne przepisy stawiają jedynie minimalne wymogi, które państwa członkowskie mogą uszczegółowić, narzucając bardziej restrykcyjne normy. Pracodawcy zatrudniający więcej niż 250 osób będą musieli się podporządkować nowym regulacjom od samego początku ich obowiązywania, tj. od 17 grudnia 2021 roku. Przedsiębiorcy prywatni zatrudniający od 50 do 249 pracowników będą mieli dwa lata więcej na sprostanie nowym regulacjom (tj. do 17 grudnia 2023 roku). 

Deska ratunkowa

Do chwili ustanowienia odpowiednich regulacji przedsiębiorcy mogą się posiłkować wskazanymi przez unijnych urzędników dobrymi praktykami i sprawdzonymi rozwiązaniami z innych krajów. Co istotne – zainteresowane podmioty nie będą musiały się zajmować zgłoszeniami osobiście. Dyrektywa przewiduje możliwość skorzystania z usług zewnętrznych specjalistów. Z pomocą przychodzą dostawcy profesjonalnych systemów whistleblowingowych. Jak podkreśla Radosław Kozieja, prezes zarządu i dyrektor generalny Cogit sp. z o.o.: „Bez względu na liczbę zatrudnionych, lepiej już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia nowych obowiązków i procedur, żeby uniknąć nerwowych i kosztownych działań tuż przed samym wejściem w życie nowych przepisów, jak to miało miejsce w wielu firmach w przypadku chociażby RODO.” Odpowiadając na wyzwania wobec których w najbliższym czasie staną Polscy przedsiębiorcy, firma Cogit wprowadza do swojej oferty system whistleblowingowy EQS Integrity Line, rozpoczynając tym samym partnerstwo z EQS Group, europejskim dostawcą narzędzi compliance.

Bo najgorsza jest niewiedza

W przypadku braku rozpoznania zawczasu określonych nieprawidłowości czy nadużyć dyrektywa o sygnalistach nakłada na pracodawców obowiązek ustanowienia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń (także w zakresie ich ewidencji i podejmowania działań następczych) w sposób anonimowy i bezpieczny, a także określa obowiązek ochrony sygnalistów. „Jestem przekonany, że od wysokiej świadomości top managementu będzie zależało, czy do wymogów dotyczących sygnalistów podejdą jak do kolejnego obowiązku prawnego, któremu należy sprostać czy jak do wyzwania, którego realizacja może w znacznej mierze usprawnić organizację” – podkreśla Kozieja. „Wierzę, że oferowane rozwiązanie jest najlepszym z dostępnych dla tych, dla których bezpieczeństwo i ochrona danych są najwyższymi priorytetami. Grupa EQS spełnia wszystkie wymogi w tym zakresie i jest rzetelnym partnerem, z którego doświadczenia warto korzystać. System jest gotowy do pracy w języku polskim i jestem przekonany, że spełni oczekiwania rodzimych firm” – dodaje.

System whistleblowingowy z rekomendacją

Na co zwrócić uwagę decydując się na wdrożenie systemu whistleblowingowego?  Przede wszystkim system taki, ze względu na charakter gromadzonych w nim danych musi być bezpieczny oraz zgodny z aktualnymi przepisami RODO. Warto upewnić się, że wszystkie informacje dotyczące zgłoszenia przechowywane są na jednej bezpiecznej platformie. Ogromnego znaczenia nabiera również umożliwienie dwustronnej, poufnej komunikację pomiędzy osobą zgłaszającą a organizacją oraz wyposażenie systemu w elastyczne kanały zgłaszania nieprawidłowości. System taki powinien być intuicyjny i szybki w obsłudze, żeby móc uniknąć wielogodzinnych szkoleń i tworzenia całych zespołów, które będą ten system obsługiwać.

Wiatr zmian

W kwestii sygnalistów dużo jeszcze jest niejasności. Faktem pozostaje, że w wielu polskich przedsiębiorstwach jeszcze przez długi czas nowe obowiązki będą postrzegane jako kolejny obowiązek prawny, a nie coś, co może realnie poprawić sytuację. Istnieje wiele obaw wewnątrz każdej organizacji. „Jeżeli wdrożone kanały sygnalizowania nie będą budziły zaufania pracowników, nie będą oni zgłaszać nieprawidłowości, albo wręcz przeciwnie - wyjdą ze zgłoszeniem poza organizację, choćby do mediów” – podkreśla Kozieja. Zatem celem pracodawców powinno być stworzenie takich procedur i wybór takich narzędzi, dzięki którym sygnaliści zgłaszający nadużycia w dobrej wierze, będą się czuli bezpiecznie. System whistleblowingowy ma stanowić realne wsparcie top managementu w zarządzaniu firmą i podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych. Obowiązek istnieje i obejmie coraz więcej firm – ważne, żeby przekuć jego realizację w realną szansę. Pierwsze kroki w tym kierunku podejmą pierwsze firmy w Polsce już po 17 grudnia 2021 r.