Przemyśl swoją wirtualną piaskownicę – jak odpowiedzialnie zarządzać danymi

Firmy wciąż toną w papierze, wytwarzając sterty papierowych dokumentów. Jednak nie tylko fizyczne dane gromadzimy w nadwyżkach, to samo tyczy się plików cyfrowych. Każdy z nas generuje średnio 1,11 GB danych na godzinę, co łącznie oznacza 74 Zettabajtów danych na całym świecie wyprodukowanych tylko w tym roku. Według szacunków do 2024 roku ta liczba wzrośnie dwukrotnie[1]. Jak wyjaśnia Iron Mountain, jeżeli 1 kB symbolizuje ziarenko piasku, to 74 Zettabajtów zajmuje powierzchnię całej Sahary. Za 3 lata wygenerujemy tyle danych, że będziemy w stanie pokryć piaskiem obszar całej Afryki. Jak zarządzać danymi przy tak gwałtownym ich wzroście?

Ubiegły rok przyniósł prawdziwy boom w cyfrowej transformacji rzeczywistości nie tylko w biznesie, ale w codziennym życiu każdego z nas. W ciągu 5 lat ruch IP przeciętnego indywidualnego użytkownika Internetu na świecie wzrósł niemal trzykrotnie: z 13GB do 35GB na miesiąc. W Europie najwyższy wskaźnik notują Wielka Brytania (156GB w 2021 r. w porównaniu do 60GB w 2016 r.), Francja (85GB w 2021 r. vs. 33GB w 2016 r.) i Niemcy (74GB w 2021 r. vs. 26GB w 2016 r.).

Pandemia przyspieszyła digitalizację biznesu na niespotykaną do tej pory skalę. Coraz więcej firm, pracując w zdalnym trybie, przeniosło swoją działalność do sieci. Co więcej, jak zauważa Iron Mountain – dzisiaj 86%[2]  przedsiębiorców ocenia digitalizację jako czynnik świadczący o przewadze konkurencyjnej. W dobie przyspieszającej cyfryzacji ilość dokumentów wytwarzanych przez firmy, podobnie jak danych produkowanych codziennie przez każdego z nas nieustannie rośnie.

Chcemy pokazać wszystkim użytkownikom Internetu w łatwy do wyobrażenia sposób rozmiar danych, jakie każdy z nas codziennie generuje, wykorzystując porównanie do ziarenka piasku. Za trzy lata będziemy w stanie pokryć danymi całą Afrykę, a w niedalekiej przeszłości – pozostałe kontynenty. Chcemy poprzez taką analogię zwrócić uwagę na ilość wytwarzanych danych oraz konieczność odpowiedniego zarządzania, tak by mogły być ponownie wykorzystane lub odpowiednio usunięte. Umiejętna gospodarka zasobami, jakie generujemy – papierowymi czy cyfrowymi, pozwoli nie tylko na efektywniejszą pracę, ale też pozytywnie wpłynie na środowisko naturalne – zauważa Marcin Drzewiecki, Commercial Director Iron Mountain.

Wraz ze wzrostem generowanych danych oraz wykorzystania technologii cyfrowych przez wciąż rosnącą liczbę firm na całym świecie, wyzwaniem staje się odpowiednia gospodarka zasobami, obejmująca m.in. analizę i ochronę. Jak zauważają eksperci Iron Mountain, dzisiaj wiele organizacji skupia się wyłącznie na przechowywaniu danych, zamiast na odpowiednim indeksowaniu, przydatnym przy stwarzaniu dodatkowej przestrzeni dla firmowych zasobów.

Nieumiejętne zarządzanie, a przede wszystkim nagromadzenie danych skutkuje utratą wielu biznesowych możliwości, a także większej podatności na cyberataki. Firmy często nie zdają sobie sprawy z wartości informacji, jakie przechowują, a także z rzeczywistych wydatków przeznaczanych na ten cel – dodaje Marcin Drzewiecki, Commercial Director Iron Mountain.

Do wykorzystania pełnego potencjału posiadanych zasobów konieczna jest zmiana biznesowego podejścia do gospodarki danymi. Wystarczy kilka prostych kroków, które sprawią, że biznes nie utonie w wysypisku cyfrowych zasobów. Po pierwsze – proaktywne podejście do danych, które polega na ich odpowiedniej obróbce w przeciwieństwie do gromadzenia i generowania coraz to nowszych informacji. Pozostawienie danych samych sobie jest nie tylko kosztowne, ale pozbawia biznes możliwości rozwoju. Istnieje wiele rozwiązań cyfrowych, takich jak np. InSight, które pozwalają na umiejętną gospodarkę zasobami. Podstawą takiego podejścia jest odpowiednia automatyzacja i systemy do szeregowania i segmentacji danych, które usprawniają ich integrację oraz kategoryzację, co jest niezbędne w późniejszym odszukiwaniu potrzebnych plików.

Odpowiednia gospodarka danymi to także koszty adekwatne do bieżącego użycia. Wiele firm ma tendencję do korzystania z obszernych pakietów usług chmurowych czy zewnętrznych archiwów przy wykorzystaniu tylko części z nich. To generuje nie tylko niepotrzebne koszty, ale także obciąża cyfrową infrastrukturę. W odpowiednim dopasowaniu przydają się rozwiązania sztucznej inteligencji. Ostatnią, ale kluczową kwestią są procedury bezpieczeństwa, które zminimalizują ryzyko utraty danych na wskutek zdarzeń losowych, awarii czy ataków – szczególnie istotne w zdalnych modelach pracy. Dzięki rozwiązaniom takim jak np. eVault firmy mogą na bieżąco kontrolować dostęp do plików dla wybranych pracowników.

W poprawie efektywności gospodarki posiadanych zasobów cyfrowych jedną z najistotniejszych kwestii jest wybranie takich rozwiązań, które spełniają najwięcej potrzeb zgłaszanych przez firmy. Odpowiednie usługi są w stanie zapewnić niezbędne narzędzia i ekosystem, który podniesie efektywność biznesu, usprawni przepływ danych, zwiększając jednocześnie dostępność, bezpieczeństwo i efektywność kosztową – podsumowuje Marcin Mandryk Sales Operations Executive CEE & Product Manager Iron Mountain.

[1] IDC Worldwide Global DataSphere Forecast 2020-2024

[2] Dane własne Iron Mountain