Sposoby na poprawę produktywności pracownika

Niespełna trzy godziny – dokładnie tyle przeciętny, etatowy pracownik spędza na produktywnej pracy. Dowodem na to są badania z 2020 roku, które przeprowadziła firma Voucher Cloud. Jak zatem sprawić, by zespół działał skutecznie dłużej, a efekty jego pracy były bardziej widoczne?

Każdy z nas potrzebuje innych bodźców do działania. Może to być wyższa pensja, dobra atmosfera w pracy bądź możliwość rozwoju. Bardzo opłaca się więc pracodawcy lub osobom zarządzającym zespołem, wiedzieć co dokładnie motywuje każdą indywidualną osobę w teamie i zastosować kilka zasad poprawiających produktywność. Oto kilka konkretnych rad w tym temacie:

1. Wyższe wynagrodzenie

Przyznawanie podwyżek oraz premii to podstawa, która pomaga zatrzymać pracowników w przedsiębiorstwie. Takie docenienie dobrze wykonanej pracy pozytywnie wpływa na każdego z nas, a pracodawcę chroni przed odejściem członków zespołu. Nikogo chyba nie dziwi, że niezadowolona z zarobków osoba będzie zwyczajnie gorzej wykonywać swoją pracę. 

Dobrą metodą jest w tym aspekcie wyznaczenie pracownikom konkretnych celów, do których powinni dążyć, aby otrzymać podwyżkę. Dla pracodawcy to niebagatelny plus – pozwala na bezpieczne i gradalne zwiększenie obciążeń finansowych przedsiębiorstwa.

2. Technologia przyspiesza procesy

Źle zaplanowane działania i brak udogodnień usprawniających wykonywanie obowiązków to czynniki, które zwykle mają spory wpływ na produktywność pracowników. Dzięki rozwiązaniom technologicznym – np. ułatwiającym i automatyzującym pracę z dokumentami – można znacznie wszystkie te procesy poprawić i tym samym zwiększyć zadowolenie zatrudnionych.

- Jest bardzo wiele możliwości. Pracodawcy mogą wprowadzić w przedsiębiorstwach narzędzia odczytujące dane z faktur dzięki OCR, czyli optycznemu odczytywaniu dokumentów. Mogą też korzystać z elektronicznego archiwum, w którym można znaleźć w każdej chwili niezbędne pliki, a także kontrolować należności kontrahentów w jednym miejscu. Ponadto, istnieje opcja przydzielenia zadań pracownikom, sprawdzania, jak zostały wykonane oraz ile czasu zajmuje obsługa konkretnego klienta. W ten sposób procesy w firmie stają się uporządkowane, a pracownicy mogą sprawniej wykonywać swoją pracę – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

3. Pracownik we właściwym miejscu

Znając umiejętności, zainteresowania i talenty pracownika można umieścić go w odpowiednim dziale i powierzyć mu zadania zgodne z jego predyspozycjami. Osoby, które znają się na swojej dziedzinie i są przekonane do swojej pracy, często wykazują się inicjatywą. Na tym zyskuje nie tylko on, ale i cała firma.

4. Poczucie kontroli nad działaniami i własne opinie

Samodzielne podejmowanie decyzji w sprawie projektów daje pracownikowi poczucie sprawczości w przedsiębiorstwie. Więź z firmą buduje też poczucie wzajemnego zaufania i przekonanie o podejmowaniu słusznych, przynoszących korzyści wyborów.

Co istotne, pracownicy nie zawsze czują się na tyle komfortowo, by wyrazić własne zdanie. Tymczasem spojrzenie na problem z wielu perspektyw może przyczynić się do jego szybszego i efektywniejszego rozwiązania, dlatego opłaca się zachęcać zespół do mówienia o swoich odczuciach i pomysłach.

5. Mniejsza liczba spotkań

Aż 67% pracowników biorących udział w ankiecie firmy Korn Ferry uważa, że spędzanie zbyt dużej ilości czasu na spotkaniach i rozmowach telefonicznych ma wpływ na ich słabsze wyniki. Z kolei 34% badanych jest zdania, że marnuje od 2 do 5 godzin tygodniowo na rozmowy bądź spotkania, które niewiele dają. Jak zaradzić nieefektywnym spotkaniom?

- Zacznijmy od wyznaczenia celu spotkania. Jeśli będą one konkretne, np. merytoryczna dyskusja nad ważnym projektem lub poprawa produktywności, to spotkanie będzie miało sens. Podczas dyskusji nie muszą też być obecni wszyscy członkowie zespołu, niekiedy tylko jego część jest przydzielona do danego projektu. Wówczas zaprośmy tylko te osoby, z którymi należy wymienić się niezbędnymi informacjami. Dzięki wdrożeniu tych prostych zasad efektywność w firmie może wzrosnąć – mówi Edyta Wojtas, Wiceprezes Zarządu i analityk biznesowy w SaldeoSMART.

Troska o produktywność rozpoczyna się zatem od pięciu wymienionych powyżej elementów. Warto jednak przypominać zespołowi o dobrych praktykach, które sami mogą wprowadzić w życie i udostępnić im je w formie krótkiej listy. Można na niej wspomnieć o wadze odpoczynku i odpowiedniej ilości snu, wartościowych posiłkach oraz czystym biurku – jeśli pracownik zadba o porządek, łatwiej będzie mu odnaleźć potrzebne dokumenty. Wówczas każda osoba będzie miała odpowiednie warunki do dalszego rozwoju.