Komunikaty PR

Jak dobrze przygotować biznes do automatyzacji? Przewodnik krok po kroku

2020-08-27  |  09:00
Biuro prasowe
Kontakt
Agata Cupriak
Qalcwise.com

Marynarska 15
02-654 Warszawa
agata.cupriak|qalcwise.com| |agata.cupriak|qalcwise.com
22 360 40 72
www.qalcwise.com

Dzięki pandemii wiele firm przyspieszyło decyzję o przeprowadzeniu biznesu przez proces cyfrowej transformacji i zautomatyzowaniu przepływu pracy. Pytanie brzmi od czego zacząć, a największym wyzwaniem jest to, jak to zrobić poprawnie. Ogrom możliwości i rozwiązań technologicznych dostępnych na rynku może przyprawić o ból głowy. Decyzja o wyborze strategii i narzędzia to jedna z najtrudniejszych decyzji. Dlatego specjaliści z Qalcwise.com, producenta platformy SaaS do budowy aplikacji biznesowych bez programowania, przygotowali przewodnik, który krok po kroku pomoże przygotować firmę do automatyzacji procesów biznesowych.

Cyfrowa transformacja to najlepsze rozwiązanie, gdy musimy pracować w rozproszonych zespołach i zdalnie. Dzięki automatyzacji możemy odciążyć pracowników, usprawnić i kontrolować obieg pracy, przyspieszyć obieg dokumentów i podejmowanie decyzji.

Korzyści z digitalizacji jest więcej: 

  • redukcja kosztów administracyjnych  
  • wgląd w kompletne dane „w czasie rzeczywistym” 
  • szybsze i sprawniejsze zarządzanie przepływem dokumentów 
  • lepsza kontrola procesów i finansów 
  • szybsze i trafniejsze decyzje biznesowe  
  • minimalizacja ludzkich pomyłek i nadużyć 
  • większa satysfakcja pracowników z wykonywanej pracy  
  • oszczędność czasu i wzrost produktywności  
  • pozytywny wpływ na środowisko naturalne (eliminacja papieru)

 

Czego potrzebujesz, aby stworzyć wydajne przedsiębiorstwo w nowym modelu zdalnym lub hybrydowym? To oczywiste – sprawnej komunikacji. Ale co to naprawdę oznacza? Potrzebujesz skutecznego i bezpiecznego narzędzia, które zapewni każdemu dostęp do zasobów wiedzy firmy. Aby jednak wybrać najbardziej odpowiednie narzędzie, należy najpierw dokładnie określić potrzeby i wymagania. Oto jak krok po kroku przygotować firmę do automatyzacji procesów biznesowych:

Zidentyfikuj obszary 

Pytanie od czego zacząć było o wiele trudniejsze przed wybuchem pandemii. Teraz odpowiedź na nie jest o wiele prostsza, ponieważ przedsiębiorstwa na własnej skórze przekonały się, które obszary sprawiają największy problem, gdy praca w biurze jest niemożliwa. Wielu przedsiębiorców już wie, co było najtrudniej przenieść do trybu „home office” i dla większości były to właśnie procesy obsługiwane manualnie, dokumentami papierowymi – kadrowe i administracyjne. A więc pierwszy krok to ustalić, które obszary trzeba poddać digitalizacji.  

Zmapuj procesy  

Gdy już zidentyfikujesz kluczowe obszary, przyjrzyj się samym procesom. Ustal hierarchię, zaczynając od tych procesów, które mają największy wpływ na twoją organizację, a następnie wskaż zaangażowane osoby.  

Odwzoruj rzeczywisty przebieg procesu i weź pod uwagę wyjątki, sytuacje, gdy normalny przebieg zostaje zakłócony. Wskaż również najsłabsze obszary, tzw. wąskie gardła, gdzie proces często się blokuje. Określ, które jego elementy są ważne i jakie wiążą się z nimi ryzyka. Na przykład, co się stanie, jeśli nie opłacisz faktur w terminie (kontrahent się wycofa? stracisz wiarygodność?).  

Szukaj bardziej efektywnych rozwiązań  

Dopiero tak opisany proces pozwoli ci zobaczyć, co można w nim zmienić, uprościć i skrócić. Czy jakieś czynności się powtarzają? Czy można go zdywersyfikować? Często okazuje się np., że wszystkie wydatki w firmie musi akceptować CFO, co bardzo wydłuża czas oczekiwania. A może wydatki do pewnej kwoty, np. 2000 zł mogłaby akceptować Główna Księgowa? 

Wskazówka: Większość firm przygotowuje prototypy na papierze lub w Excelu, nie wiedząc, że może od razu projektować przebieg procesu w docelowym narzędziu, np. aplikacji biznesowej. Dzięki czemu szybko i wygodnie można wprowadzić zmiany. Unikamy również powtarzania czynności, a zatem oszczędzamy czas.  

Określ wymagania 

Czas zastanowić się, jakie funkcjonalności powinno zapewnić Ci nowe narzędzie.  Kluczowe będą te, które zapewnią transparentność procesu. Zdigitilizowane procesy muszą być nadal widoczne w organizacji, trzeba im zapewnić możliwość audytu lub kontroli z zewnątrz, tak jak przy procesach papierowych. W tym celu nowe rozwiązanie powinno zbierać pełną historię logowań, zmian, udostępnień itd. Powinieneś mieć możliwość przechowywania dokumentów w formie akceptowalnej prawnie. Warto sprawdzić, czy wybrane narzędzie zapewnia zgodność z np. prawem pracy, przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO i pozwala na integrację z elektronicznym podpisem. 

Istotne będą również wymogi dotyczące bezpieczeństwa danych. Tutaj warto sięgnąć po rozwiązania w chmurze, bezpieczne szyfrowanie, loginy i hasła dla każdego użytkownika, SSO (połączenie z istniejącym system bezpieczeństwa) i bezpieczne środowisko. 

Wskazówka: Nie ma obowiązku przechowywania papierowych kopii dokumentów (poza umowami o pracę). Istnieją dwa sposoby, aby się ich pozbyć. Pierwszy: w systemie ostatnim krokiem rozliczenia procesu może być wygenerowanie podsumowania, np. PDF. Plik dostarczamy do działu finansowego wraz ze skanem oryginalnych dokumentów. Drugiwystąpienie do właściwego Urzędu Skarbowego o opinię, czy na potrzeby kontroli wystarczy obraz dokumentu w formacie, w którym nie można wprowadzać w nim zmian. Najczęściej interpretacja jest pozytywna.  

Jak Qalcwise może pomóc?

Qalcwise to narzędzie do tworzenia aplikacji, które umożliwiają digitalizację i automatyzację dowolnego przepływu pracy bez programowania. Nasi klienci z powodzeniem przenoszą ręcznie zarządzane procesy do aplikacji (np. wnioski o delegacje, sprawozdania finansowe, faktury, ankiety, dokumenty rozliczeniowe), tworząc biura całkowicie bez papieru. Pracownicy szybko przekonują się, że praca z aplikacjami jest wygodniejsza – nie muszą ręcznie wprowadzać zmian, kopiować i wysyłać dokumentów pocztą elektroniczną. Wykonują wszystkie zadania w jednym miejscu, logując się na platformie Qalcwise za pośrednictwem przeglądarki lub telefonu. 

Korzystanie z aplikacji biznesowych w chmurze zmniejsza zużycie papieru, koszty i czas obsługi. Wszyscy pracownicy mogą online: dokonywać zmian w dokumentach, wypełniać formularze i wnioski, raportować wydatków poprzez skanowanie – a nie kserowanie rachunków. Aplikacje przyspieszają także czas oczekiwania na akceptację – obieg elektroniczny znacznie ułatwia przetwarzanie dokumentów. Aplikacje Qalcwise skracają obsługę procesów nawet o 90%! A dzięki temu, że nie wymagają programowania, ich wdrożenie jest nawet 70x szybsze niż tradycyjnego software'u.

Więcej: www.qalcwise.com

------------------------------------------------------------------------------------------------

Qalcwise - Start-up został stworzony w 2014 r. przez Krzysztofa Kowala, Mateusza Bieleckiego i Karola Zienkiewicza. Qalcwise to innowacyjna platforma typu no-code do budowy aplikacji biznesowych przez nie-programistów. Autorska technologia pozwala na tworzenie aplikacji za pomocą formuł arkusza kalkulacyjnego i widgetów. Aplikacje upraszczają i przyspieszają obsługę procesów zarządzanych dotąd ręcznie, na papierze lub w Excelu. Qalcwise minimalizuje ryzyko błędów i nadużyć, zwiększa wydajność zespołów i obniża koszty obsługi administracyjnej. Z aplikacji Qalcwise korzysta już ponad 100 000 pracowników polskich i międzynarodowych firm, m.in: Carrefour, Osram, Schindler, Costa Coffee, Lafarge, Gatta, Medicover. Więcej: www.qalcwise.com

Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.
Źródło informacji: Qalcwise.com
Ostatnio dodane
komunikaty PR z wybranej przez Ciebie kategorii
IT i technologie Polski biznes nie jest przygotowany na cyberzagrożenia Biuro prasowe
2025-06-25 | 03:00

Polski biznes nie jest przygotowany na cyberzagrożenia

Wyciek danych, ataki przeciążające stronę (DDoS), złośliwe oprogramowanie, phishing. Dziś wojna w cyberprzestrzeni dotyczy nie tylko infrastruktury krytycznej czy wielkich
IT i technologie Cyberbezpieczeństwo dla firm – skuteczne rozwiązania iIT Distribution Polska
2025-06-04 | 15:30

Cyberbezpieczeństwo dla firm – skuteczne rozwiązania iIT Distribution Polska

Współczesne przedsiębiorstwa nie mogą pozwolić sobie na brak ochrony w świecie cyfrowym. Codziennie pojawiają się nowe zagrożenia: wycieki danych, ataki phishingowe,
IT i technologie Emitel Partnerem Technologicznym Impact’25
2025-05-13 | 14:45

Emitel Partnerem Technologicznym Impact’25

Emitel ponownie został Partnerem Technologicznym konferencji Impact’25 – jednego z najważniejszych wydarzeń poświęconych nowoczesnym technologiom, gospodarce

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Kongres Profesjonalistów Public Relations

Problemy społeczne

Sukces gospodarczy Polski może zachęcić do powrotów Polaków mieszkających za granicą. Nowa rządowa strategia ma w tym pomóc

Polska coraz mocniej stawia na powroty swoich obywateli z zagranicy. Rządowa strategia współpracy z Polonią na najbliższe lata zakłada system zachęt dla osób powracających, ale też ułatwienia w uznawaniu wykształcenia i kwalifikacji, podejmowaniu studiów czy staży zawodowych. To w obliczu rosnących wyzwań demograficznych i zapotrzebowania na wysoko wykwalifikowaną kadrę szansa na wzmocnienie rynku pracy. Napływ wykwalifikowanych specjalistów z doświadczeniem zdobytym za granicą może pomóc w modernizacji krajowej gospodarki.

Prawo

ZPP: Działania administracji narażają na szwank wysiłek deregulacyjny. Niektóre niosą znamiona dyskryminacji i nękania przedsiębiorców

Choć rząd zgodnie z zapowiedziami realizuje szeroko zakrojone zmiany deregulacyjne, przedsiębiorcy alarmują, że brakuje w nich spójności, przewidywalności i realnej poprawy, zwłaszcza w kontaktach z administracją. Jako przykład ZPP podaje przypadek firmy British American Tobacco (BAT) i jej zatrzymanego przez izbę celno-skarbową zamówienia 200 tys. kartridży do e-papierosów. Dotknięte tą decyzją spółki liczą straty.

Konsument

Branża piwowarska dodaje do polskiej gospodarki ponad 20,5 mld zł rocznie. Spadki sprzedaży i produkcji piwa uderzają również w inne sektory

Branża piwowarska pozostaje ważnym ogniwem polskiej gospodarki. Nowy raport CASE wskazuje, że generuje ona 3 proc. dochodów budżetowych i 85 tys. miejsc pracy w samych browarach i innych powiązanych sektorach. Dlatego kurczący się rynek piwa może mieć poważne reperkusje – już dziś nadwyżka mocy produkcyjnych przekracza 10 mln hl. Spadki są spowodowane m.in. znaczącym wzrostem kosztów działalności, spadkiem konsumpcji, a także uderzającymi w browarników zmianami regulacyjnymi.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.