Jak sprawić, by praca hybrydowa była sukcesem?

Ponad rok pandemii wystarczył, aby tzw. home office ewoluował w stronę pracy w systemie hybrydowym. Dziś to właśnie ona jest uważana za przyszłość przedsiębiorstw. Wymaga jednak wdrożenia dobrych praktyk i niejednokrotnie także odpowiednich narzędzi technologicznych. O czym warto pomyśleć, decydując się na pracę hybrydową zespołu?

Obecnie wiemy już, że łączenie home office z wykonywaniem obowiązków w biurze nie jest takim wyzwaniem, jakim zdawało się być na początku. Nowy system można wprowadzić w taki sposób, aby przynosił satysfakcję całemu przedsiębiorstwu. Warunkiem koniecznym jest jednak organizacja obowiązków zgodna z preferencjami i stylem działania pracowników.

Raport „Hybrid Work Index 2021” firmy Cisco zwraca uwagę na nowy trend, który pojawił się w związku z pracą hybrydową. Aż 64% respondentów tego badania uważa, że możliwość korzystania z home office ma wpływ na to, czy nadal pozostaną w przedsiębiorstwie. Polscy pracodawcy dostrzegają tę potrzebę i nie pozostają na nią obojętni – według tegorocznego badania „Powrót do biura – szansa i wyzwanie. Rynek biurowy a koronawirus” firmy Colliers – 77% polskich przedsiębiorstw planuje wprowadzić na stałe model hybrydowy, przeznaczając 2 lub 3 dni w tygodniu na home office.

Na co powinny zwrócić szczególną uwagę zespoły działające w modelu hybrydowym?

Odpowiednia organizacja

Firma, która przechodzi na taki model, powinna zrozumieć potrzeby i oczekiwania kadry, ponieważ dzięki temu w organizacji pozostaną najlepsi ludzie. Tymczasem – w dobie pandemii – dla pracowników bardzo ważna stała się elastyczność w tym, jak i gdzie wykonują swoje obowiązki. Dowodem na to są dane – jeszcze przed pandemią działać z domu chciało 63%. Obecnie tylko 19% chce wrócić do biura.
Ważnym krokiem w budowaniu hybrydowego zespołu, jest zmniejszanie liczby indywidualnych stanowisk. Należy zastąpić je otwartymi przestrzeniami. Dlaczego? Po prostu usprawniają komunikację oraz pomagają w szybkim i bezpośrednim przepływie informacji.

Niezmiernie ważna jest też opieka liderów. Jak powinna wyglądać i z czym się wiąże? Podstawą jest stały kontakt z pracownikami, odpowiadanie na zadawane przez nich pytania, słuchanie opinii oraz przydzielanie im zadań w oparciu o ich mocne strony. To również docenianie zakończonych projektów oraz zwracanie uwagi na możliwości rozwoju dla każdej z osób.

- Dostrzeganie potrzeb pracowników jest dużo prostsze, gdy dysponujemy narzędziami wspomagającymi działanie biura. Dzięki nim zadbamy o optymalne zarządzanie zespołem, np. księgowych, jak i dopilnujemy ważnych dokumentów. Wiadomo wówczas, ile zajmuje obsługa klientów, a pozostały czas można poświęcić na rozwój kadry. Łatwiej też dobrać zadania zgodnie z predyspozycjami danej osoby – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Współpraca na wysokim poziomie

Tryb pracy w zespole hybrydowym wiąże się z wieloma rozmowami telefonicznymi, spotkaniami, wiadomościami oraz planowaniem zadań za pomocą aplikacji usprawniających działania. Nie wszyscy muszą się czuć, w tym przecież stosunkowo nowym środowisku, komfortowo. Firmy zaczynają aktywnie szukać sposobów, by głos każdej osoby był słyszalny, a zaangażowanie mogło wzrastać. Jakimi metodami można to osiągnąć?

1. Organizując codzienne spotkania

Krótkie spotkania rozpoczynające dzień zespołu, niezwiązane ze współpracą z klientami, to doskonała okazja, aby dać wszystkim możliwość swobodnej wypowiedzi. Dwadzieścia minut wystarczy na ustalenie zadań każdej osoby na dany dzień, rozmowy o pojawiających się problemach czy wymiany pomysłami.

2. Tworząc wspólne tablice do każdego z projektów

Obecnie aplikacje dają wiele możliwości komunikacji. Warto więc z nich korzystać, np. zakładając tablice, do których dostęp będą mieli wszyscy pracownicy. To dobre miejsce na zadawanie pojawiających się na bieżąco pytań, prowadzenie burz mózgów, dodawanie skojarzeń związanych z projektem lub pomysłów. Niekiedy to właśnie mniej formalne narzędzie może stać się prawdziwą wylęgarnią wielkich koncepcji.

3. Wiadomości w formie e-maili czy newsletterów

Przesyłanie szczerych wiadomości do pracowników, niosących ze sobą konstruktywną informację zwrotną, pomaga budować poczucie bezpieczeństwa w zespole. Pozwala bowiem wykluczyć niszczące dobrą atmosferę domniemania i plotki. Każdy dowiaduje się wówczas indywidualnie, co należy poprawić, już poza forum publicznym.

Warto także podkreślić wagę elastyczności, która stała się istotną częścią pracy hybrydowej. Oznacza ona również możliwość korzystania z urządzeń mobilnych podczas spotkań. Obecnie z urządzeń mobilnych na spotkania wdzwania się nie 9% a 27% pracowników. Dzięki takiemu rozwiązaniu można było łatwiej zaplanować swoje uczestnictwo.

Nie sposób jednak ominąć trudności, które mogą się pojawić, jeśli zabraknie balansu między obowiązkami a czasem prywatnym. Eksperci zwracają uwagę, że łatwiejsza dostępność zatrudnionych – dzięki przenośnej elektronice – może prowadzić do dłuższych godzin pracy i zmęczenia spotkaniami.

Jak zatem przeprowadzić spotkania, by współpraca była efektywna i korzystna dla wszystkich?

- Organizując spotkania warto jasno określić plany i cele spotkań oraz przeznaczyć w grafiku miejsca na dni całkowicie od nich wolne. Zadbajmy również o odpowiednie przeszkolenie pracowników, aby wiedzieli, które funkcje ułatwiają przeprowadzenie zebrań. Może to być np. opcja redukcji szumów z otoczenia, które często rozpraszają innych lub włączenie wirtualnego tła, które ukryje bałagan w pokoju – mówi Krzysztof Wojtas.

Przezorność równa się bezpieczeństwo

Zachowanie bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie zaczyna się już od prostych elementów. Należy upewnić się, czy osoby wykonujące swoje obowiązki zarówno w biurze, jak i w domu, mają ku temu odpowiednie warunki. Udostępniając im odpowiednio chronione narzędzia i technologie, unikamy ryzyka, że firmowe dane trafią w niepowołane ręce.

Używany przez pracowników sprzęt powinien posiadać zabezpieczenia VPN oraz wymuszać wieloskładnikowe uwierzytelnianie podczas logowania do aplikacji i skrzynek e-maili. Kradzież tożsamości jest obecnie jedną z najczęstszych form ataków cyberprzestępczych.

Według badań Cisco „Hybrid Work Index 2021”, użytkownicy na całym świecie narażeni są na nawet 100 milionów zagrożeń dziennie, które związane są tylko z elektroniczną korespondencją.

Firmy powinny być też przygotowane na awarie dostawców usług internetu w biurze i mieć gotowy plan na choćby jego minimalne zakłócenia, dzięki czemu będą w stanie zapewnić ciągłość działania przedsiębiorstwa. Mogą wykupić mniejsze łącze u innego dostawcy, bądź skorzystać z udostępniania internetu z telefonu (jeśli dysponują wystarczającym pakietem).

Nowoczesne narzędzia pozwalające zaplanować działania zespołu, dobre zasady współpracy oraz bezpieczeństwo – oto przepis na udany system hybrydowy. Prawdopodobnie ten model pozostanie z nami dłużej, ponieważ odpowiada on zarówno na potrzeby pracowników, jak i pracodawców. Dzięki niemu zespoły mogą lepiej się ze sobą komunikować, a przedsiębiorstwa mają możliwość sprawdzenia, czy stworzyli wszystkim optymalne warunki do działania.