Jakie korzyści daje cyfryzacja procesów miękkich w przemyśle?

Koncept Przemysłu 4.0 zakłada nie tylko wykorzystanie najnowocześniejszych technologii w obszarze robotyki, automatyzacji, Internetu Rzeczy czy Big Data, ale również tworzenia organizacji,  w której wszystkie procesy przebiegają sprawnie, a komunikacja i przepływ informacji jest prosty i efektywny. W wielu zakładach pokutuje mit, że wszelkie zmiany cyfryzacyjne wymagają ogromnych nakładów finansowych czy przemodelowania linii produkcyjnej. Tymczasem wszystkie rozwiązania, które pozwalają automatyzować przynajmniej część zadań i procesów (w tym również procesów miękkich) wspierają zwiększanie efektywności pracy.

Automatyzacja i cyfryzacja bezsprzecznie będą kształtowały zakłady przemysłowe przyszłości. Jak w przypadku każdej innej branży – są to jednak przedsiębiorstwa, w których zachodzą również procesy biznesowe. Chcąc więc osiągać optymalne wyniki, należy uwzględnić je w strategii biznesowej oraz IT firmy. Oznacza to wykorzystanie rozwiązań, które pozwalają niwelować bariery pomiędzy wszystkimi działami, usprawniać ich pracę oraz zapewniają łatwy dostęp do danych w czasie zbliżonym do rzeczywistego.

Workflow bez zaburzeń

Oprogramowanie biznesowe pozwala integrować, kontrolować i ulepszać sposób, w jaki pracują ze sobą wszyscy pracownicy. Umożliwia eliminowanie barier pomiędzy poszczególnymi działami, takimi jak sprzedaż, obsługa klienta, marketing czy HR. Dlaczego jest to ważne? Nawet przy najbardziej efektywnej produkcji, konieczna jest optymalizacja wszystkich procesów, żeby móc osiągać wymierne korzyści, a także konkurować na coraz bardziej scyfryzowanym rynku. Myśląc o wyeliminowaniu kosztownych zastojów, firmy często skupiają się na tych, które dotyczą linii produkcyjnej. Tymczasem wąskie gardła mogą znajdować się również w procesach sprzedażowych, być wynikiem nieefektywnej współpracy działu zamówień ze sprzedażą czy wreszcie brakiem przepływu informacji do hali produkcyjnej. Zarządzanie wszystkimi tymi procesami za pomocą odpowiedniego oprogramowania pozwala łączyć zadania z przypisanymi do nich zasobami informacyjnymi, projektami i dokumentami w sposób zautomatyzowany, co daje pełny obraz dla każdej operacji biznesowej. – mówi Paweł Seliga, Senior Sales Executive w Exact Software Poland. Działania pracowników wiążą się zawsze z zapisem historii operacji, a zadania mogą być automatycznie przypisywane odpowiednim osobom. W ten sposób możliwe jest łatwe przejmowanie obowiązków oraz efektywna współpraca między działami, bez konieczności dopytywania o dokumenty, dane czy nieformalne informacje, które są umieszczone bezpośrednio w systemie.

Współpraca w skali makro

Sprawny obieg dokumentów, a także płynny przepływ pracy są konieczne, aby uzyskiwać produkcję wysokiej jakości. Szczególne znaczenie ma to w zakładach o rozbudowanej strukturze. W tradycyjnym modelu, konieczność efektywnej komunikacji, przekazywania obowiązków oraz dokumentów i informacji, spoczywała na pracownikach i menadżerach. Musieli oni mieć dogłębną wiedzę o strukturze firmy, ale także pokonywać trudności komunikacyjne, a często także fizyczne (np. odległość) w przypadku komunikacji biura bezpośrednio z halą produkcyjną. Już samo wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów może znacząco przyspieszyć procesy finansowe oraz miękkie w firmie. Daje szansę nie tylko na zmniejszenie obciążenia pracą działów finansowych, księgowych czy HR, ale również pomaga eliminować błędy i znacząco usprawnia procesy oparte wcześniej o dokumenty w formie papierowej. W odpowiednich systemach sekwencja zadań koniecznych, aby zrealizować daną operację biznesową, jest definiowana w ramach określonego przepływu pracy. Przestojom zapobiegają powiadomienia, które mogą być ustalane odgórnie, a także dostosowywane do potrzeb konkretnych działów czy nawet pracowników. Dzięki delegacji zadań możliwy jest klarowny podział ról i wymaganych czynności. Bieżący przepływ informacji i pełny dostęp do dokumentów, notatek, a także wgląd w historię operacji o danym procesie jest bardzo istotny również w obliczu pracy zdalnej. W każdej sytuacji pozwala oszczędzać czas, jednak w przypadku modeli hybrydowych, gdzie tylko część załogi ma możliwość pracy z domu, może okazać się jedynym rzeczywiście skutecznym sposobem utrzymania płynnego przepływu pracy. – mówi Paweł Seliga z Exact Software Poland. Korzyści może dawać również możliwość poprawnego rozliczania wszystkich roboczogodzin oraz bieżący wgląd w rezultaty prowadzonych projektów.

Decyzje w oparciu o dane

Jedynie 20 proc. badanych polskich przedsiębiorstw dysponuje technologią cyfrową pozwalającą na wykorzystanie danych do podejmowania decyzji w czasie rzeczywistym.[1] Tymczasem systemy, które centralizują informacje z całej firmy w jednym miejscu oraz umożliwiają łatwy dostęp do nich, dają możliwość pełnej kontroli i opierania decyzji o rzeczywiste wyniki finansowe czy możliwości produkcyjne. Pozwala to uwzględniać wszystkie czynniki, które mogą mieć wpływ na efektywność pracy, ale także na bieżąco dostosowywać procesy w firmie do aktualnej sytuacji. Spotykamy się czasem z organizacjami, w których pewne procesy działają w określony sposób, bo tak zostało to kiedyś ustalone lub „tak jest od zawsze”. Jeśli nie są to operacje o kluczowym znaczeniu, może okazać się, że kierownictwo nawet nie zdaje sobie sprawy z tego, że ich optymalizacja mogłaby realnie wpłynąć na wyniki. Tymczasem przy modelu, w których wszystkie decyzje są oparte o dane z systemu oraz raporty zarówno w skali mikro jak i makro, łatwo takie obszary wychwycić i przemodelować. Konieczna jest oczywiście otwartość na zmiany i możliwość ich wprowadzenia, jednak sama analiza opiera się na twardych danych, a nie przyzwyczajeniach czy odgórnych założeniach. – Paweł Seliga. 

[1] Raport: Przemysł 4.0 w Polsce – rewolucja czy ewolucja?, marzec 2020