Praca zdalna to kultura zaufania, nie tylko technologia

Naturalne dążenie firm do wprowadzania zmian technologicznych w obszarze pracy zdalnej, bardzo często jest ograniczone przez wyzwania stojące za brakiem kontroli pracowników. Z drugiej strony, na przykładzie wielu firm widać, że w środowisku, w którym pracownicy czują się docenieni i obdarzeni zaufaniem, ich efektywność i produktywność staje się motorem pozytywnych zmian w firmie i tym, co decyduje o jej pozycji na rynku. W obecnej sytuacji wiele firm, które do tej pory nie rozważało możliwości pracy zdalnej, zmuszone pandemią do tego by taką formę pracy wprowadzić, dostrzega jej zalety i rozbudowuje swoją infrastrukturę teleinformatyczną pod tym kątem.

Zaufanie – termin niezbyt często używany w odniesieniu do technologii

W zaufaniu nie chodzi o indywidualne jednostki, a raczej o zespół ludzi, który pracuje, by osiągnąć wspólny cel i z sukcesem zrealizować zadanie biznesowe. Zaufanie należy również rozumieć inaczej, niż tylko wymiana informacji na linii firma – pracownicy, czy też szerzej, niż z punktu widzenia bezpieczeństwa, zdalnego dostępu do infrastruktury i systemów w organizacji. Ważne są więzi łączące ludzi, niezależnie od tego, czy dotyczy to relacji menedżer-zespół, czy firma-pracownicy.

Pracownicy wykonujący swoje obowiązki w atmosferze wzajemnego zaufania są w stanie osiągnąć większą produktywność i efektywność, a elastyczność pracy (różnorodność miejsc jej wykonywania) dodatkowo wpływa pozytywnie na ich morale. Zaufanie przyspiesza również rozwój organizacji, dzięki czemu mogą być one bardziej innowacyjne. Co najważniejsze, zaufanie musi jednak zostać zakorzenione w kulturze firmy i być częścią jej DNA tak, by działało nie tylko pomiędzy pracownikami, ale także pomiędzy nimi, a firmą.

Realia pracy zdalnej

Praca zdalna to jeden z przykładów, w jaki sposób relacja oparta na zaufaniu może przynieść firmie określone korzyści. Możliwość pracy poza biurem to jedna z dużych rewolucji w odniesieniu do współczesnych miejsc pracy. Jest to szczególnie ważne, biorąc pod uwagę wyzwania, z jakimi zarówno w skali globalnej jak i lokalnej mierzy się współczesny biznes. Pandemia COVID-19 przesunęła pracę zdalną na szczyt cyfrowej agendy, od punktu w dyskusji wśród wybranych grup w organizacji do strategicznego priorytetu dla wszystkich.

Wciąż jednak wiele firmy nieufnie podchodzi do faktu, że ich pracownicy będą mogli lub już pracują poza biurem. Dzieje się tak nie ze względu na wykorzystywane do tego rozwiązania czy technologie, gdyż obecnie łatwo można znaleźć dostawców rozwiązań, które wspierają bezpieczną pracę zdalną. Chodzi o kulturę i zaufanie.

Zdalnie nie oznacza samotnie

W ciągu ostatnich kilku miesięcy stało się jasne, że większość z nas nie musi być w biurach, by wykonać swoje obowiązki. Nie zmniejsza to jednak ludzkiej potrzeby kontaktów społecznych. Współpraca i budowanie relacji są bardziej naturalne, jeśli odbywają się osobiście. Jednak nawet, gdy większość pracuje zdalnie, firma wciąż może dobrze funkcjonować. Można korzystać z określonych technologii, takich jak wideokonferencje czy spotkania online. I choć nie zastąpią one bezpośrednich relacji, z pewnością są w stanie je utrzymać i ograniczyć uczucie osamotnienia.

Dodatkowo, wysyłane przez firmę informacje dotyczące jej bieżącej działalności pozwalają utrzymać w ludziach rozsianych w różnych lokalizacjach poczucie przynależności do jednej grupy i wspólnoty. Niemniej element ludzki - znaczenie przynależności - nie pojawia się tylko w wyniku wdrożenia określonych technologii czy wprowadzenia poszczególnych działań. Najlepiej jak jest wpisany w kulturę firmy. Sposób, w jaki firma kieruje swoimi ludźmi i prowadzi działalność, ma rzeczywisty wpływ na sukces pracy zdalnej jej pracowników.

Wyzwania i wartości

Firmy na całym świecie stoją przed podobnymi wyzwaniami związanymi z przejściem na model  pracy zdalnej. Jednak w większości przypadków to ich kultura, a nie ograniczenia technologiczne czy finansowe, uniemożliwia pracownikom wygodną i produktywną pracę zdalną. Mimo postępu, wciąż wielu pracodawców, szczególnie z mniejszych firm uważa, że pracując zdalnie ludzie nie działają w pełnym wymiarze godzin, wykorzystując część czasu na swoje prywatne sprawy. Tym samym są rozkojarzeni, mniej zorientowani na swoich obowiązkach i mniej efektywni. W rzeczywistości, - jak pokazuje wiele badań, wskaźniki te są zupełnie inne. Faktycznie, praca zdalna pozwala łączyć dwie sfery życia, lecz dzięki temu ludzie są w stanie pracować produktywniej. Mogą bowiem pracować tak, jak jest im najwygodniej, zarówno jeśli chodzi o godziny, jak i w odniesieniu do swoich obowiązków prywatnych, a to ma pozytywny wpływ na ich motywację do działania. Dlatego tak kluczowe jest wzajemne zaufanie (pracownik - pracodawca). Swoboda  dana ludziom nie oznacza, że wykorzystają oni ją przeciwko firmie. Takie działanie nie leży w ich interesie.

To, co w przyszłości będzie definiować miejsce pracy, to wzmocnienie pozycji pracowników. Większa elastyczność, zarówno w obliczu naszych bieżących wyzwań, jak i przy zarządzaniu zwykłymi zobowiązaniami poza pracą stanie się wymogiem, które będą musiały spełnić firmy.

Elastyczne zasady pracy będą również jednym z podstawowych kryteriów dla zatrudniania, utrzymania i rozwoju najlepszych pracowników. Szefowie firm powinni wiedzieć, że na tym polu oczekiwania ludzi będą wciąż rosły, zwłaszcza biorąc pod uwagę, jak szybko przeszliśmy na model pracy zdalnej, kiedy stała się ona dla nas koniecznością. Jeśli jednak wymogi te staną się elementem kultury organizacji, to w zamian pracownicy będą bardziej lojalni i zaangażowani w swoją pracę.