Projekty 4.0: Jak efektywnie zarządzać projektami w średniej i dużej firmie
Monday PR Sp. z o.o. Sp.k.
Górskiego 9
00-033 Warszawa
biuro|mondaypr.pl| |biuro|mondaypr.pl
+48 224878421
www.mondaypr.pl
Efektywne zarządzanie projektami powinno być jednym z priorytetów w każdej organizacji niezależnie od jej wielkości, branży czy głównej działalności. Odpowiednia kontrola i zarządzanie procesami szczególnie istotne znaczenie ma jednak w dużych i średnich firmach. Dla przedsiębiorstw o rozbudowanej skali działalności czy strukturze, a także tych, które opierają się o pracę zdalną lub działają w różnych lokalizacjach, konieczne może być wykorzystanie w tym celu odpowiedniego oprogramowania.
Wraz z rozwojem firmy, zarządzanie projektami jest coraz trudniejszym zadaniem. W większych organizacjach kompleksowym rozwiązaniem i odpowiedzią na te wyzwania mogą być specjalne moduły będące częścią systemów ERP. Umożliwiają one odpowiednią koordynację pracy na wszystkich etapach. Obejmują procesy związane z planowaniem, budżetowaniem, tworzeniem harmonogramów pracy, przypisywaniem zadań do konkretnych osób i dokładną kontrolę. Usprawnienie wszystkich tych procesów pozwala w pełni wykorzystywać dostępne zasoby oraz możliwości. Jakie korzyści można dzięki temu osiągnąć?
Optymalizacja czasu pracy
Oprogramowanie ułatwia łatwe i szybkie rejestrowanie czasu pracy. Możliwe jest wówczas kontrolowanie obciążenia poszczególnych zespołów i tym samym optymalne wykorzystanie zasobów. Rejestrowanie czasu pracy umożliwia również bieżącą kontrolę nad efektywnością projektów i zadań. Firmy mogą wykorzystywać te dane do późniejszej wyceny oferty czy ustalania marży. Pozwala to również na optymalizację czasu pracy poszczególnych członków zespołu. Zaoszczędzone godziny mogą być wykorzystane na dodatkowe projekty, szkolenia, rozwój, myślenie strategiczne czy jeszcze skuteczniejszą obsługę klienta.
Elektroniczny obieg dokumentów – łatwiejsze procesowanie
Systemy ERP pozwalają na wprowadzenie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów. Automatyzacja procesów finansowych usprawnia pracę działu finansowego czy księgowości, ale często oszczędza również czas pozostałych pracowników. Automatyczne wystawianie faktur na podstawie sporządzonych kosztorysów czy czasu pracy, nie tylko usprawnia ten proces, ale również pomaga unikać wielu błędów. W dużych przedsiębiorstwach, ręczne wypełnianie i procesowanie dokumentów zajmuje dużo czasu. Nietrudno wówczas również o opóźnienia wynikające z ich błędnego uzupełniania czy przedłużającego się procesu akceptacji. Nowoczesne systemy umożliwiają dostosowanie uprawnień, tak by dokumenty trafiały automatycznie do osób odpowiedzialnych za ich akceptację czy wysłanie do klienta. – mówi Filip Fludra, Sales Manager Exact Software Poland.
Dokładna kontrola budżetu
Specjalne moduły umożliwiają bieżący wgląd w budżet danego projektu lub działu. Ich poziom szczegółowości zależy od potrzeb danej firmy. Zarówno kierownicy projektu, jak i pracownicy, mogą mieć łatwy dostęp do podsumowania poniesionych wydatków czy wcześniej ustalonego planu godzinowego. W ten sposób, efektywność kosztową łatwo kontrolować na bieżąco i szybko reagować na ewentualne przekroczenie budżetu. Dostęp do danych o już zakończonych projektach pozwala dodatkowo lepiej planować pracę w przyszłości, ustalić odpowiednie marże, a także skontrolować prawidłowość przygotowanych kosztorysów i harmonogramów.
Łatwa współpraca
Dla firm, które opierają się na pracy zdalnej lub często realizują projekty między różnymi działami przydatnym narzędziem może być oprogramowanie, które oferuje dostęp za pomocą przeglądarki lub urządzeń mobilnych i umożliwia łatwą współpracę. Nowoczesne systemy często oferują możliwość bezpiecznej komunikacji między pracownikami, przekazywanie i przechowywanie notatek, przydatnych dokumentów czy informacji. Komunikacja w zespole jest łatwiejsza, a wszystkie potrzebne materiały zgromadzone są w jednym miejscu, co znacznie porządkuje pracę nad projektem. Oprogramowanie umożliwia przypisania poszczególnych zadań odpowiedzialnym za nie osobom i śledzenie procesu ich wykonania. – mówi Filip Fludra, Sales Manager Exact Software Poland.
Bezpieczne przechowywanie danych klientów – wyzwania i rozwiązania dla właścicieli e-sklepów
5 najczęstszych mitów o pracy w IT. Sprawdź, jak jest naprawdę!
Hakerzy łupią Polaków. Kradną pieniądze i konta w mediach społecznościowych
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii
Jedynka Newserii
Infrastruktura
Rekordowy przelew dla Polski z KPO. Część pieniędzy trafi na termomodernizację domów i mieszkań
Przed świętami Bożego Narodzenia do Polski wpłynął największy jak dotąd przelew unijnych pieniędzy – nieco ponad 40 mld zł z Krajowego Planu Odbudowy. Zgodnie z celami UE ponad 44 proc. tych środków zostanie przeznaczona na transformację energetyczną, w tym m.in. termomodernizację domów i mieszkań czy wymianę źródeł ciepła. Od początku tego roku na ten cel trafiło 3,75 mld zł z KPO, które sfinansowały program Czyste Powietrze.
Prawo
W lutym zmiana na stanowisku Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich. Co roku trafia do niego kilka tysięcy spraw związanych z instytucjami unijnymi
W ubiegłym tygodniu Parlament Europejski wybrał Portugalkę Teresę Anjinho na stanowisko Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich. Ombudsman przyjmuje i rozpatruje skargi dotyczące przypadków niewłaściwego administrowania przez instytucje unijne lub inne organy UE. Tylko w 2023 roku pomógł ponad 17,5 tys. osobom i rozpatrzył niemal 2,4 tys. skarg.
Problemy społeczne
Przeciętny Polak spędza w sieci ponad trzy godziny dziennie. Tylko 11 proc. podejmuje próby ograniczenia tego czasu
Polacy średnio spędzają w internecie ponad trzy godziny dziennie. Jednocześnie, według badania na temat higieny cyfrowej, jedynie 14 proc. respondentów kontroluje swój czas ekranowy, a co piąty ogranicza liczbę powiadomień w telefonie czy komputerze. Nadmierne korzystanie z ekranów może wpływać na zaniedbywanie obowiązków i relacji z innymi, a także obniżenie nastroju i samooceny. Kampania Fundacji Orange „Nie przescrolluj życia” zwraca uwagę na potrzebę dbania o higienę cyfrową. Szczególnie okres świątecznego wypoczynku sprzyja takiej refleksji.
Partner serwisu
Szkolenia
Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.