Rewolucja technologiczna dotarła również do księgowości

Czasy, kiedy księgowa musiała każdą fakturę ręcznie wprowadzić do programu księgowego minęły bezpowrotnie. Teraz narzędzia, którymi posługują się biura rachunkowe coraz bardziej przypominają rewolucję przemysłową 4.0.

Paleta nowoczesnych narzędzi, które obecnie wykorzystują księgowi, rozszerza się z każdym rokiem. Do ich dyspozycji są programy i aplikacje pozwalające znacznie ułatwić pracę. Jednocześnie czynią one pracę księgowego znacznie ciekawszą.

Faktury wczytują się same

Co robi księgowy, który nie ma ochoty na żmudne księgowanie każdej faktury po kolei? Korzysta z OCR. To narzędzie pozwalające na optyczne rozpoznawanie znaków. Umożliwia sczytywanie ze skanów faktur podstawowych danych takich jak: kontrahent, jego dane adresowe, NIP, kwoty netto i brutto, VAT, data wystawienia, data usługi oraz waluta. W ten sposób część danych do zaksięgowania uzupełnia się sama. Księgowy sprawdza jedynie, czy dobrze się zapisały i uzupełnia tylko brakujące szczegóły, jak rodzaj transakcji w ewidencji VAT czy konto księgowe.

Duże firmy coraz częściej korzystają z własnego oprogramowania tego typu, które integruje funkcje OCR z obiegiem, akceptacją i archiwizacją dokumentów oraz przygotowaniem koszyków płatności. Jednak programy OCR stały się także powszechnym dodatkiem do popularnych wśród średnich i małych firm systemów finansowo-księgowych, jak Insert, Comarch, Enova czy Symfornia .

– Bardzo często korzystamy również z programów, które nie są wbudowane w systemy księgowe i wykorzystuje się je osobno – mówi Izabela Kołodziejczak, prezes GOBS Sp. z o.o., zajmującej się obsługą księgową i doradztwem rachunkowym. – Zewnętrzny program, zintegrowany z programami księgowymi, z których korzystamy, automatycznie pobiera podstawowe dane z faktury i przygotowuje plik do księgowania w systemie. Oczywiście bez konieczności ich ręcznego przepisywania. W dodatku jest wyjątkowo prosty w obsłudze. Nie trzeba go instalować, nie jest też wymagany dodatkowy sprzęt ani specjalne szkolenia. Potrzebny jest jedynie komputer z dostępem do Internetu. Dodatkowym plusem jest fakt, że z programu OCR mogą korzystać również nasi klienci, co jest dużym ułatwieniem dla obu stron, zwłaszcza w usprawnieniu obiegu dokumentów i ich akceptacji.

Zewnętrzne programy OCR, takie jak Saldeo, Scanye czy Elementia i wiele innych dostępnych na polskim rynku, również bardzo przyspieszają pracę. Księgowy przegląda faktury, sprawdza poprawność danych, a następnie szykuje gotowy plik, który zaciąga do systemu i… faktury są zaksięgowane. Niektóre z programów rozpoznają również faktury wystawione po angielsku i niemiecku, co jest wielkim plusem dla biur rachunkowych obsługujących klientów z kapitałem zagranicznym lub firm międzynarodowych.

Dokumenty w folderze, nie w segregatorze

Jeszcze niedawno klienci musieli dostarczać dokumenty do biura rachunkowego w formie papierowej.

– Teraz to się całkowicie zmieniło. – wyjaśnia Izabela Kołodziejczak. –  Przede wszystkim większość faktur jest już w wersji elektronicznej – nikt ich nie drukuje, nie podpisuje i nie wysyła pocztą. Można je przesłać bezpośrednio ze swojego telefonu, komputera czy tabletu. Bezproblemowe przesyłanie dokumentów umożliwiają rozwiązania chmurowe np. Dropbox czy Sharepoint.  

Przesyłanie dokumentów w formie PDF, skanów lub zdjęć pozwala na elektroniczną archiwizację dokumentów. Nie ma już konieczności drukowania i wpinania ich do segregatorów. Dokumenty są księgowane,a następnie przechowywane w folderach z odpowiednimi numerami. To ukłon w stronę ekologii, ale i wygody.

– Aktualnie mamy osobny serwer z programem QNAP. Każdy klient ma tam własny folder, do którego ma stały dostęp. Klienci nie widzą siebie nawzajem, natomiast pracownicy mają dostęp jedynie do folderów spółek, które obsługują. Mamy jednak plan, aby w najbliższym czasie umieścić całą naszą dokumentację w chmurze.

Łatwa ewidencja czasu pracy

Bardzo przydatne są także specjalne programy do ewidencji czasu pracy. Do dyspozycji użytkowników są zarówno te do kontrolowania pracowników, jak i te służące do monitorowania nakładów pracy. Dla biura rachunkowego istotne jest, ile czasu w rzeczywistości zabiera praca dla poszczególnych klientów. Dzięki temu wiadomo, czy ich obsługa jest rentowna. Z kolei programy ewidencjonujące czas pracy używane przez klientów optymalizują comiesięczne naliczanie wynagrodzeń.

– Programy do ewidencji czasu pracy pozwalają na pozyskiwanie danych bezpośrednio z systemu klienta i importowanie ich do naszego systemu kadrowo-płacowego. Na tej podstawie płace są naliczane automatycznie, a do zadań naszego specjalisty należy jedynie sprawdzenie poprawności wygenerowanych w ten sposób list płac  – twierdzi Izabela Kołodziejczak. –  Rozwiązanie to sprawdza się doskonale w przypadku spółek produkcyjnych, gdzie jest dużo pracowników, nadgodziny, godziny nocne czy praca w święta.

Pracę księgowego usprawniają także wszelkie automaty księgowe. Wszystkie dostępne na polskim rynku programy umożliwiają, czy to podstawową, czy bardziej rozbudowaną automatyzację procesów. Pomagają one w automatycznym księgowaniu amortyzacji, rozliczeń międzyokresowych kosztów, list płac, wystawianiu faktur, rozliczaniu magazynu czy produkcji. Często dostępne są również moduły umożliwiające rozliczanie podatku dochodowego, generowanie sprawozdań finansowych i tworzenie indywidualnych raportów na cele zarządcze i controllingowe.

Wszystkie te technologiczne usprawnienia pracy księgowego przyczyniają się do zmiany charakteru i dynamiki jego pracy. Niewiele ma już wspólnego ze żmudnym księgowaniem poszczególnych dokumentów. Teraz księgowość to branża nie tylko sprawnie działająca na rzecz swoich klientów, ale także zapewniająca ciekawą i pełną wyzwań pracę młodym ludziom, dla których nowoczesne technologie są ważnym elementem codzienności.