Coraz więcej firm chce ograniczać pracę zdalną. Oczekiwania pracowników wobec biur są coraz bardziej wyśrubowane

Praca hybrydowa po okresie pandemii COVID-19 stała się standardem – aż 92 proc. osób pracujących przynajmniej w części zdalnie nadal oczekuje takiej możliwości. – Biura będą musiały mocno się dostosować do tego, żeby przyciągnąć pracowników, zachęcić ich do uczestnictwa w życiu biurowym – mówi Przemysław Chimczak-Bratkowski, partner zarządzający ThinkCo. Z raportu firmy wynika, że firmy istotnie zmniejszyły wolumeny wynajmów, a jednocześnie zmieniły się oczekiwania dotyczące standardów zarówno powierzchni biurowej, jak i całych biurowców.

Według najnowszych danych Eurostatu w skali całej UE spoza biura przez co najmniej połowę tygodnia pracuje średnio 10 proc. wszystkich pracowników. To dane obejmujące wszystkich zatrudnionych, jednak biorąc pod uwagę tylko pracowników biurowych w polskich miastach powyżej 100 tys. mieszkańców, ten odsetek rośnie już do 52 proc., przy 40 proc. osób pracujących wyłącznie z biura i 8 proc. – wyłącznie zdalnie.

– Praca hybrydowa stała się bardzo popularna i zostanie z nami na lata. To jest jedna z głównych zmian związanych z wybuchem pandemii COVID-19. Pracownicy nauczyli się, że można pracować inaczej i dziś często już tego wymagają – mówi agencji Newseria Biznes Przemysław Chimczak-Bratkowski.

Najnowszy raport ThinkCo, opracowany we współpracy z Ikeą i CIC Warsaw („Przyjazne biura – przewodnik po budynkach, w których chce się pracować”), pokazuje, że 92 proc. badanych pracujących zdalnie lub hybrydowo chciałoby nadal mieć taką możliwość. Według globalnych badań z 2023 roku ponad 2/3 pracowników rozważyłoby zmianę pracy, gdyby zostali zmuszeni do całkowitego powrotu do biur. Niektóre grupy pracowników jeszcze bardziej niechętnie podchodzą do tego tradycyjnego modelu. O ile 55 proc. mężczyzn woli pracować w biurze, o tyle w przypadku kobiet jest to już zaledwie 25 proc., natomiast 56 proc. z nich preferuje częściowo lub całkowicie pracować z domu. W kontekście pracy zdalnej często mówi się też o nowym podejściu do pracy wśród najmłodszego pokolenia pracowników, czyli generacji Z. W tej grupie 63 proc. badanych chętniej wybrałoby pracę zdalną lub hybrydową (w pokoleniu baby boomer ten odsetek wynosi 48 proc.).

– Biura będą musiały się mocno dostosować do tego, żeby przyciągnąć pracowników, zachęcić ich do uczestnictwa w życiu biurowym. Będą musiały zaproponować przestrzenie, które nie są gotowymi rozwiązaniami, jakie widzieliśmy jeszcze pięć–sześć lat temu, ale adaptują się do nowej rzeczywistości,  tworzą przestrzenie zarówno do pracy cichej, kreatywnej, jak i do spotkań z ludźmi, tworzą otoczenie całego budynku, biurowca, które sprawia, że chcemy tam pracować. To jest dzisiaj bardzo duże wyzwanie w kontekście całego rynku biurowego – mówi partner zarządzający ThinkCo.

Najczęściej wskazywaną przez pracowników zaletą zdalnego lub hybrydowego modelu pracy jest brak potrzeby dojazdów, a tym samym oszczędność czasu i redukcja kosztów. Ważna dla pracowników jest wygoda – mogą wstawać później i pracować w komfortowych dla nich warunkach, a także większa elastyczność czy możliwość łatwiejszego pogodzenia życia zawodowego z opieką nad dziećmi. Jest również grupa, dla której praca z biura jest po prostu mniej efektywna i mniej komfortowa – według badań przeprowadzonych przez Deloitte’a 36 proc. pracowników biurowych najbardziej brakuje przestrzeni do pracy indywidualnej. Wielu zwraca też uwagę m.in. na brak spokoju, brak miejsca do spożywania posiłków, złe oświetlenie czy hałas.

Z drugiej strony aż 65 proc. badanych menedżerów i przedstawicieli kadr zarządzających chce, aby pracownicy częściej pojawiali się w biurze, ponieważ wierzą, że poprawia to jakość współpracy. Zbliżony odsetek (59 proc.) uważa, że praca w biurze wzmacnia kulturę organizacyjną firmy („Workplace Strategy Report 2023”, OfficeSpace).

– Jest pewna grupa, która przyzwyczaiła się już do tego, że pracuje się zdalnie, i przestawiła cały sposób działania organizacji na te tory. Aczkolwiek praca twarzą w twarz, spotkania fizyczne z innymi pracownikami sprawiają, że jesteśmy w stanie wypracować pewne rozwiązania szybciej i efektywniej, niż pracując zdalnie. Dlatego pracodawcy próbują przyciągnąć pracowników do biura, chcą, żeby może nie codziennie, ale jednak regularnie bywali w biurze. Z drugiej strony jest bardzo duża grupa pracowników, którzy zobaczyli, że nie muszą. I teraz nagle mamy zderzenie tych dwóch światów. Jednego, który mówi: „Bądźcie chociaż kilka dni w tygodniu w biurze”, i drugiego, który mówi: „Ale byliśmy przez dwa–trzy lata zdalnie i to działało, czemu teraz mamy stać w korku, dojeżdżać godzinę do miejsca pracy i tyle samo wracać”. Dzisiaj mamy zgrzyt między jedną i drugą grupą – mówi Przemysław Chimczak-Bratkowski.

Jak pokazuje raport ThinkCo, przed wybuchem pandemii odsetek realnie zajętych stanowisk pracy w biurach wynosił w Europie średnio ok. 70 proc., a na początku 2023 roku już tylko 55 proc. Jednak mniejsze obłożenie nie oznacza, że biura tracą na znaczeniu – po prostu ich rola się zmienia wraz z modelem pracy, ewoluuje w stronę przestrzeni spotkań, pracy zespołowej, budowania relacji, koncentracji i pracy w skupieniu, z dala od domowego, rodzinnego zgiełku. Biura stają się dziś narzędziem w strategiach HR – pomagają przyciągać pracowników i zwiększać ich zaangażowanie.

Z punktu widzenia pracowników biura powinny być przede wszystkim wygodne – dbając nie tylko o ergonomiczną pozycję przy biurku, ale też o komfort termiczny, akustyczny czy wizualny – i zapewniać jak najlepsze warunki do pracy, w tym m.in. przestrzenie dopasowane do różnorodnych zadań, sale konferencyjne dostosowane do realiów modelu hybrydowego, atrakcyjne części wspólne, ogólnodostępne strefy spotkań i relaksu, które umożliwiają odpoczynek i zacieśnianie więzi w ramach zespołów, oraz miejsca do pracy indywidualnej i grupowej. Z badań wynika, że 85 proc. pracowników biur preferuje przestrzenie do pracy przeznaczone dla maksymalnie 10 osób. Ważnym aspektem przyjaznego biura jest też prospołeczność, czyli taka jego organizacja, która sprzyja budowaniu relacji między pracownikami. Dla firm oznacza to ich większe przywiązanie do organizacji i mniejszą rotację.

Czynnikiem, który musi zostać wzięty pod uwagę przez firmy próbujące przyciągnąć pracowników do biur, jest też przede wszystkim lokalizacja i dojazd (jedynie 9 proc. badanych pracowników biurowych w Polsce dociera do pracy pieszo) oraz wielofunkcyjne otoczenie budynku biurowego. Według badań Skanska 62 proc. pracowników wskazuje, że istotna jest dla nich obecność sklepu spożywczego w biurowcu. Cenią sobie także działające w ich miejscu pracy kantynę (55 proc.), restaurację (54 proc.) czy kawiarnię (40 proc.). Te potrzeby często nie są spełnione – ich brak w ofercie biurowca w 2023 roku zgłaszało ok. 40 proc. badanych pracowników. Dla porównania w 2018 roku było to zaledwie 15 proc. ankietowanych („Zakupy w biurowcu”, Colliers 2023).

– Widzimy, że pracownicy bardzo oczekują dobrej jakości usług – zarówno w samym budynku biurowym, jak i w jego otoczeniu. To jedna z głównych zmian wynikających z pandemii. Zrozumieliśmy, że przyjazd do pracy sprawia, że możemy przy okazji załatwić wiele rzeczy: zrobić zakupy, pójść do drogerii, spotkać się po pracy ze znajomymi, być może odstawić dzieci do przedszkola czy żłobka. Dlatego to wszystko powinno być zagwarantowane w otoczeniu budynku biurowego. Jeśli tego nie ma, pracownicy stwierdzą, że po co mają tam przyjeżdżać. Oni patrzą na całe otoczenie budynku biurowego, a deweloperzy i inwestorzy muszą się do niego dopasować – mówi ekspert.

Bliskość punktów gastronomicznych i placówek kulturalnych, sklepów, aptek, siłowni czy placówek opieki nad dziećmi umożliwia pogodzenie życia prywatnego i zawodowego, z kolei zieleń w biurowcu i jego otoczeniu pomaga w łagodzeniu stresu, korzystnie wpływa na zdrowie psychiczne i koncentrację. Coraz większe znaczenie dla pracowników mają również aspekty związane z ekologią i ESG. Według danych przytaczanych w raporcie ThinkCo zielone biura mogą się pochwalić wzrostem wydolności pracowników o 26 proc., a 93 proc. pracujących w nich osób odczuwa lepsze samopoczucie i większe zadowolenie z wykonywanej pracy. Jednocześnie prawie 80 proc. badanych przedstawicieli firm twierdzi, że pracownicy oczekują tego, aby ich miejsce pracy miało pozytywny wpływ na społeczeństwo (JLL „Future of Work Survey 2022”).

Zagadnienia związane z ESG (środowisko, społeczeństwo i ład korporacyjny) są jednak ważne nie tylko dla pracowników, ale przede wszystkim dla firm – właścicieli i najemców biur. Prawdopodobnie od 2028 roku wszystkie nowo budowane obiekty w Unii Europejskiej będą musiały być zeroemisyjne, a unijna Taksonomia narzuca w tym zakresie jednolite i weryfikowalne wymagania. Sukcesywnie zaostrzane są też unijne wymogi dotyczące raportowania niefinansowego. W efekcie obecnie już żaden duży międzynarodowy fundusz nie inwestuje w budynki, które nie mają zielonych certyfikatów, a najemcy coraz bardziej zwracają uwagę na zgodność biur ze standardami ESG.

– To zagadnienie jest bardzo mocno analizowane przez prawie wszystkich właścicieli budynków biurowych. Podnosi się kwestie zarówno śladu węglowego generowanego przez budynki, aspektów pracowniczych, certyfikacji budynków, jak i tego, jakie wymagania będą stawiane budynkom w kontekście nowej legislacji europejskiej. To wszystko bardzo mocno przekłada się na biznes, na to, jak są wyceniane budynki, kto będzie chętny je kupić w przyszłości etc. Biznes bardzo mocno liczy te koszty. Często jeszcze nie do końca rozumie, jaki będzie wpływ ESG, ale dziś już wszyscy jednoznacznie podpisują się pod tym, że to jest konieczność, nasza nowa rzeczywistość i wszystkie budynki biurowe muszą się do tego zaadaptować – podkreśla Przemysław Chimczak-Bratkowski.