Hybrydowa formuła może zdominować rynek konferencji i spotkań również po pandemii. Do nowych realiów przekonali się zarówno organizatorzy, jak i dziennikarze

Branża eventowa jest jedną z tych, które najbardziej ucierpiały w wyniku pandemii COVID-19. Kiedy większość wydarzeń została odwołana ze względu na reżim sanitarny, branża ekspresem przeniosła się do online’u, a agencje i ich klienci przeszli przyspieszony kurs digitalizacji. Z raportu „Digital Event 2020/21” wynika, że największą popularnością cieszyły się realizowane w formule online webinary, szkolenia i konferencje. Choć część z nich prawdopodobnie zostanie utrzymana w tym formacie także po wygaszeniu pandemii, to organizatorzy chętnie wracają do tradycyjnych spotkań. 

– Branża eventowa jest tą, która została dotknięta efektem pandemii chyba najszybciej, najmocniej, w najszerszym zakresie. To było dotkliwe dla wielu podmiotów, ale tym, które miały pomysł, jak to przetrwać, pozwoliło to szybko poradzić sobie w nowej sytuacji. Dziś to jest przede wszystkim ogromna liczba projektów online’owych, eventów digitalowych, które jako branża produkujemy i do których klienci już się przekonali – mówi agencji Newseria Biznes Dorota Wojtczak, marketing director w Live Age.

Według raportu „Poland Events Impact” w 2019 roku, przed wybuchem pandemii, cała branża MICE zatrudniała ok. 220 tys. pracowników i wygenerowała ok. 1,5 proc. polskiego PKB. COVID-19 mocno uderzył jednak w sektor, którego podstawą jest organizacja spotkań, eventów i wyjazdów. Dane KRD pokazują, że wiele działających w nim firm popadło w problemy spowodowane zadłużeniem i nieregulowanymi na czas płatnościami.

– Pandemia, która trwa już od blisko dwóch lat, odcisnęła swoje piętno na wielu branżach, z których część się przeobraziła i dzisiaj wygląda zupełnie inaczej. Branża eventowo-konferencyjna też musiała się do tej nowej sytuacji dostosować – mówi Artur Woliński, prezes zarządu agencji Newseria.

Nowy raport „Digital Event” – przygotowany pod egidą MeetingPlannera przy współudziale Live Age i KDK Events – analizuje zmiany, jakie zaszły w trakcie pandemii w branży event marketingu. Pokazuje on, że kiedy większość wydarzeń offline została ograniczona ze względu na reżim sanitarny, branża ekspresowo przeniosła się do online’u, a agencje i ich klienci przeszli przyspieszony kurs digitalizacji.

– Według badań siedem na dziesięć eventów, które odbywały się w ostatnim czasie, to były eventy online’owe. Z praktyki też wiemy, że poza okresem wakacyjnym, kiedy trochę więcej wydarzeń było realizowanych w formule stacjonarnej, tak naprawdę minione półtora roku to były przede wszystkim eventy digitalowe – mówi Dorota Wojtczak.

Do tej formuły musieli też przywyknąć dziennikarze.

– Bez możliwości transmitowania nie byłoby w ogóle możliwości organizowania i uczestniczenia w takich wydarzeniach – dodaje Artur Woliński.

Do online’u przeniosły się niemal wszystkie typy eventów, ale największą popularnością cieszyły się m.in. webinary, szkolenia, konferencje i spotkania z kluczowymi klientami. Część z nich prawdopodobnie zostanie utrzymana w tym formacie także po wygaszeniu pandemii, zwłaszcza że klienci zdążyli się już do nich przekonać i dostrzegli płynące z nich korzyści.

– Nasi klienci, którzy przeprowadzili z nami w minionym roku kilkanaście dużych projektów, przede wszystkim B2B, przekonali się już co do ich skuteczności i to trochę zmieniło myślenie. Eventy online’owe przestały być dla marketerów wyjściem awaryjnym, stosowanym tylko na czas pandemii – mówi Dorota Wojtczak. – Jeżeli nie mamy pewności, czy będziemy mogli zaprosić wystarczającą liczbę osób, możemy zdecydować się na transmisję online i zaprosić tylko część osób do studia. W tym momencie to jest bezpieczne rozwiązanie, zwłaszcza dla projektów planowanych z większym wyprzedzeniem, gdzie nie mamy pewności, czy event będzie można zrealizować w pełni stacjonarnie. Ponadto dla większości użytkowników to jest też ogromna wygoda.

– Klienci są w trudnym momencie, bo wiedzą, że czwarta fala może się rozwinąć – dodaje Michał Michałowski, senior partner w KDK Events. – W tej chwili musimy być gotowi na różne scenariusze. Pierwszy jest taki, że za miesiąc może się pojawić twardy lockdown, czerwona strefa. Dlatego równolegle do tradycyjnej rozwijamy formułę online’ową, na którą w tydzień jesteśmy w stanie się przestawić. Myślę, że to jest dla klientów wartościowe, bo zapewnia im bezpieczeństwo.

Co istotne, z raportu „Digital Event” wynika, że blisko 90 proc. firm i agencji, które odpowiadają za organizację eventów po stronie klienta, rozważa wpisanie takich wydarzeń w formule online’owej na stałe do swojej strategii, nawet po wygaśnięciu pandemii i zniesieniu wszelkich obostrzeń. Jak zauważają eksperci, to potwierdza fakt, że branża eventów weszła w nową rzeczywistość. Z kolei tzw. eventy 2.0 – będące połączeniem świata wirtualnego, offline oraz produkcji telewizyjnej – na stałe zagoszczą w planach firm na kolejne lata.

– Eventy online’owe i hybrydowe to jest przyszłość, która nie jest już koniecznością, ale świadomym wyborem. Liczba osób, które uczestniczą w wydarzeniach w takiej formule, jest dużo wyższa niż wcześniej – mówi Dorota Wojtczak.

Jak ocenia Artur Woliński, choć eventy w formule online na stałe zapiszą się w branży, to jednak te tradycyjne nie znikną zupełnie. Ich zaletą jest bowiem możliwość bezpośredniej interakcji między uczestnikami i zawierania kontaktów „na żywo”.

– Największą wartością tradycyjnych eventów jest to, że spotykamy się z drugim człowiekiem, że możemy z nim porozmawiać, podać mu rękę, nawiązać kontakty biznesowe. Z tego punktu widzenia eventy, które odbywają się w systemie stacjonarnym, mają olbrzymią przewagę nad hybrydowymi i tymi, które odbywają się w pełni online'owo – mówi prezes Newserii.

Z myślą o nowych trendach w branży event marketingu na mapie Warszawy pojawiło się nowe miejsce, przystosowane do organizacji wydarzeń zarówno w formule online’owej, hybrydowej, jak i tradycyjnej. Chmielna 73 Events Center to część warszawskiego Kampusu Innowacji, który mieści się w jednym z najnowocześniejszych i najlepiej zlokalizowanych stołecznych biurowców – Varso Place. Patronem medialnym Chmielna 73 Events Center jest multimedialna agencja informacyjna Newseria. Jej prezes, Artur Woliński, podkreśla, że niezależnie od formuły, w której wydarzenie jest organizowane, udział i zaangażowanie mediów nadal pozostaje warunkiem jego zasięgu i skuteczności.

– Ciągle będzie potrzebny dziennikarz, ciągle będzie potrzebna współpraca z dużym, silnym i skutecznym medium, które pozwoli na to, żeby idee i marka takiego wydarzenia mogła w przestrzeni zaistnieć – mówi Artur Woliński.