Newsy

Praca zdalna wymusiła w wielu firmach digitalizację dokumentów na dużą skalę. Pliki cyfrowe dają spore oszczędności kosztów, czasu i miejsca

2020-10-09  |  06:20
Mówi:Kamil Senger, menadżer ds. zarządzania dokumentacją, Impel Business Solutions
Paweł Ocibiński, kierownik ds. zarządzania dokumentacją, Impel Business Solutions
  • MP4
  • Wprowadzenie na szeroką skalę pracy zdalnej przyspiesza digitalizację dokumentów. – To oznacza łatwy i szybki dostęp do dokumentacji, większą ergonomię pracy i bezpieczeństwo oraz uwolnienie przestrzeni biurowej. Przyspiesza też transformację cyfrową – przekonują eksperci Impel Business Solutions. Cały proces – choć wydaje się trudnym przedsięwzięciem – można przyspieszyć.

    – W dobie zdalnej pracy digitalizacja jest kluczowa dla większości aspektów. Praca na komputerze wymaga od nas dostarczenia wsadu elektronicznego. Jednak dziś wiele dokumentów wciąż ma formę papierową. Jeżeli chcemy realizować usługi w zakresie home office, wymagane jest od nas zdigitalizowanie ich tak, aby osoby pracujące w domu mogły spokojnie je przetwarzać – podkreśla w rozmowie z agencją Newseria Biznes Kamil Senger, menadżer ds. zarządzania dokumentacją w Impel Business Solutions. – W przeciwnym wypadku musielibyśmy te dokumenty do pracownika dostarczyć i w dodatku odpowiednio zabezpieczyć.

    Dotychczas elektroniczny obieg dokumentów wprowadzały przede wszystkim przedsiębiorstwa o rozproszonej strukturze geograficznej czy największe korporacje, zwłaszcza z branży finansowej. W dobie koronawirusa i szerokiej popularyzacji pracy zdalnej na takie rozwiązanie decyduje się coraz więcej firm, m.in. te prowadzące dokumentację kadrowo-płacową.

    – W tej chwili wprowadzane jest to w coraz szerszym zakresie, począwszy od cyfrowego obiegu faktur, poprzez coraz bardziej zaawansowane procesy, aż do digitalizacji akt osobowych. Realizujemy to dla coraz większej liczby klientów, nie tylko dużych, ale i małych – wskazuje Kamil Senger.

    Grupa Impel podaje, że firmy, które z powodzeniem przeprowadziły transformację cyfrową, są w stanie przetwarzać nawet około miliona plików rocznie. Digitalizacja daje też wymierne korzyści. Pozwala obniżyć koszty przechowywania dokumentacji, oszczędza czas i zwiększa bezpieczeństwo, bo minimalizuje ryzyko zgubienia czy zniszczenia papierowych akt. Umożliwia też dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, co ma istotne znaczenie podczas pracy zdalnej.

    – Digitalizacja to pierwszy krok w stronę cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa, taka furtka dla innych nowych technologii, w tym robotyzacji czy automatyzacji procesów, które dziś budują realną przewagę przedsiębiorstwa. Jeszcze dwa lata temu w Impel Business Solutions pracowaliśmy głównie z dokumentami papierowymi, a odsetek digitalizacji był niewielki, natomiast dziś wynosi on ponad 90 proc., a dążymy do 100 proc. – podkreśla Paweł Ocibiński, kierownik ds. zarządzania dokumentacją w Impel Business Solutions.

    Sam proces digitalizacji jest stosunkowo prosty, warto się do niego jednak odpowiednio przygotować – zaplanować zakres prac, skonfigurować dane i sprzęt, wszystko po to, by nie wstrzymywało to bieżącej działalności przedsiębiorstwa.

    – Dobre zaplanowanie procesu pozwala zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów w zasadzie do zera – ocenia Paweł Ocibiński.

    Należy też ustalić, które dokumenty trzeba zeskanować, a następnie nadać im kod kreskowy. To nośnik informacji dla oprogramowania używanego do skanowania. Wskazuje, gdzie zaczyna się i kończy dokument, ułatwia też wyszukiwanie pliku w cyfrowym archiwum. Najczęściej skanuje się raporty kasowe, faktury, wyciągi bankowe, ale digitalizować można niemal każdy typ plików, np. paragony zakupu.

    – Kolejnym krokiem jest weryfikacja poprawności skanowania, na tym etapie wychwytywane i korygowane są ewentualne błędy. Przeważnie proces kończy się indeksacją dokumentów i przywróceniem oryginałów do ich pierwotnego stanu  – wskazuje kierownik ds. zarządzania dokumentacją w Impel Business Solutions.

    Zwykle po zeskanowaniu dokumentów znaczną ich część można zniszczyć, co uwalnia przestrzeń biurową. To jedna z podstawowych korzyści digitalizacji. 

    Czytaj także

    Kalendarium

    Więcej ważnych informacji

    Konkurs Polskie Branży PR

    Jedynka Newserii

    Jedynka Newserii

    Gospodarka

    Sektor MŚP wyczekuje cofnięcia Polskiego Ładu. W 2025 roku mały biznes może liczyć na więcej korzystnych zmian

    Obrona interesów MŚP w postępowaniach interwencyjno-procesowych oraz uruchomienie mediacji pomiędzy organami administracji i przedsiębiorcami będą priorytetami w nowej kadencji Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorstw. Od czerwca to stanowisko piastuje Agnieszka Majewska. Jak wskazuje, najpilniejszą potrzeba jest jednak reforma danin publicznych, przede wszystkim zmiana sposobu rozliczania składki zdrowotnej. – Przedsiębiorcom mocno zależy, żeby wrócić do tego, co było przed Polskim Ładem. W tej chwili niektórzy zgłaszają się do Biura Rzecznika MŚP, wskazując, że płacą składki w wysokości ok. 300 tys. zł, to są olbrzymie pieniądze – mówi Agnieszka Majewska. Koalicjanci w rządzie mają jednak różne pomysły na tę reformę.

    Problemy społeczne

    Pielęgniarki narzekają na przeciążenie pracą i braki kadrowe. Jest to odczuwalne zwłaszcza dla młodego personelu

    Niemal 3/4 pielęgniarek pozytywnie ocenia swoją satysfakcję zawodową z pracy, przede wszystkim doceniając zróżnicowanie zajęć i dobre relacje ze współpracownikami – wynika z badania SGGW w Warszawie. Duża grupa, zwłaszcza młodych osób wchodzących do zawodu, narzeka jednak na przeciążenie pracą i niedobór personelu. Obecnie Polska jest jednym z krajów o najniższej liczbie pielęgniarek, a ich średnia wieku to ponad 54 lata. Liczba odejść z zawodu będzie więc rosła z roku na rok.

    Prawo

    Prace nad przepisami o asystencji osobistej na ostatniej prostej. Pomoże ona zaktywizować zawodowo osoby z niepełnosprawnościami i ich opiekunów

    Osoby z niepełnosprawnościami czekają na ustawowe uregulowanie asystencji osobistej. Jak zapowiedział w czerwcu Łukasz Krasoń, pełnomocnik rządu ds. osób z niepełnosprawnościami, projekt przepisów jest już na ostatniej prostej. Upowszechnienie się asystencji osobistej pozwoliłoby sporej grupie osób z niepełnosprawnościami na bardziej aktywne życie, także pod względem zawodowym. Z danych GUS wynika, że tylko 19,6 proc. z nich jest aktywnych zawodowo. – Asystencja osobista jest jak tlen i zapewnia możliwości niezależnego życia – mówi prezeska Fundacji Centrum Edukacji Niewidzialna Małgorzata Szumowska.

    Partner serwisu

    Instytut Monitorowania Mediów

    Szkolenia

    Akademia Newserii

    Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.