Newsy

Praca zdalna wymusiła w wielu firmach digitalizację dokumentów na dużą skalę. Pliki cyfrowe dają spore oszczędności kosztów, czasu i miejsca

2020-10-09  |  06:20
Mówi:Kamil Senger, menadżer ds. zarządzania dokumentacją, Impel Business Solutions
Paweł Ocibiński, kierownik ds. zarządzania dokumentacją, Impel Business Solutions
  • MP4
  • Wprowadzenie na szeroką skalę pracy zdalnej przyspiesza digitalizację dokumentów. – To oznacza łatwy i szybki dostęp do dokumentacji, większą ergonomię pracy i bezpieczeństwo oraz uwolnienie przestrzeni biurowej. Przyspiesza też transformację cyfrową – przekonują eksperci Impel Business Solutions. Cały proces – choć wydaje się trudnym przedsięwzięciem – można przyspieszyć.

    – W dobie zdalnej pracy digitalizacja jest kluczowa dla większości aspektów. Praca na komputerze wymaga od nas dostarczenia wsadu elektronicznego. Jednak dziś wiele dokumentów wciąż ma formę papierową. Jeżeli chcemy realizować usługi w zakresie home office, wymagane jest od nas zdigitalizowanie ich tak, aby osoby pracujące w domu mogły spokojnie je przetwarzać – podkreśla w rozmowie z agencją Newseria Biznes Kamil Senger, menadżer ds. zarządzania dokumentacją w Impel Business Solutions. – W przeciwnym wypadku musielibyśmy te dokumenty do pracownika dostarczyć i w dodatku odpowiednio zabezpieczyć.

    Dotychczas elektroniczny obieg dokumentów wprowadzały przede wszystkim przedsiębiorstwa o rozproszonej strukturze geograficznej czy największe korporacje, zwłaszcza z branży finansowej. W dobie koronawirusa i szerokiej popularyzacji pracy zdalnej na takie rozwiązanie decyduje się coraz więcej firm, m.in. te prowadzące dokumentację kadrowo-płacową.

    – W tej chwili wprowadzane jest to w coraz szerszym zakresie, począwszy od cyfrowego obiegu faktur, poprzez coraz bardziej zaawansowane procesy, aż do digitalizacji akt osobowych. Realizujemy to dla coraz większej liczby klientów, nie tylko dużych, ale i małych – wskazuje Kamil Senger.

    Grupa Impel podaje, że firmy, które z powodzeniem przeprowadziły transformację cyfrową, są w stanie przetwarzać nawet około miliona plików rocznie. Digitalizacja daje też wymierne korzyści. Pozwala obniżyć koszty przechowywania dokumentacji, oszczędza czas i zwiększa bezpieczeństwo, bo minimalizuje ryzyko zgubienia czy zniszczenia papierowych akt. Umożliwia też dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, co ma istotne znaczenie podczas pracy zdalnej.

    – Digitalizacja to pierwszy krok w stronę cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa, taka furtka dla innych nowych technologii, w tym robotyzacji czy automatyzacji procesów, które dziś budują realną przewagę przedsiębiorstwa. Jeszcze dwa lata temu w Impel Business Solutions pracowaliśmy głównie z dokumentami papierowymi, a odsetek digitalizacji był niewielki, natomiast dziś wynosi on ponad 90 proc., a dążymy do 100 proc. – podkreśla Paweł Ocibiński, kierownik ds. zarządzania dokumentacją w Impel Business Solutions.

    Sam proces digitalizacji jest stosunkowo prosty, warto się do niego jednak odpowiednio przygotować – zaplanować zakres prac, skonfigurować dane i sprzęt, wszystko po to, by nie wstrzymywało to bieżącej działalności przedsiębiorstwa.

    – Dobre zaplanowanie procesu pozwala zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów w zasadzie do zera – ocenia Paweł Ocibiński.

    Należy też ustalić, które dokumenty trzeba zeskanować, a następnie nadać im kod kreskowy. To nośnik informacji dla oprogramowania używanego do skanowania. Wskazuje, gdzie zaczyna się i kończy dokument, ułatwia też wyszukiwanie pliku w cyfrowym archiwum. Najczęściej skanuje się raporty kasowe, faktury, wyciągi bankowe, ale digitalizować można niemal każdy typ plików, np. paragony zakupu.

    – Kolejnym krokiem jest weryfikacja poprawności skanowania, na tym etapie wychwytywane i korygowane są ewentualne błędy. Przeważnie proces kończy się indeksacją dokumentów i przywróceniem oryginałów do ich pierwotnego stanu  – wskazuje kierownik ds. zarządzania dokumentacją w Impel Business Solutions.

    Zwykle po zeskanowaniu dokumentów znaczną ich część można zniszczyć, co uwalnia przestrzeń biurową. To jedna z podstawowych korzyści digitalizacji. 

    Czytaj także

    Więcej ważnych informacji

    Jedynka Newserii

    Jedynka Newserii

    Bankowość

    Powrót do hossy na kryptowalutach może potrwać kilka lat. Podlegają one tym samym cyklom koniunkturalnym jak giełda czy rynek obligacji

    – Rynek kryptowalut jest oparty na spekulacjach. Wydaje się, że duża zmienność i spekulacyjność tych aktywów jeszcze trochę potrwa. Jednak wraz z pojawieniem się na tym rynku większych graczy zwiększy się też płynność, co zapewni trochę więcej stabilizacji. O ile możemy w ogóle o niej mówić w przypadku kryptowalut – mówi Christina Kucinska z Polish Blockchain Association. Jak podkreśla, obecne spadki notowań bitcoina to głównie efekt sytuacji gospodarczej, która powoduje, że inwestorzy przesuwają kapitał na mniej ryzykowne aktywa. Duża część analityków i inwestorów optymistycznie postrzega jednak jego potencjał i wieloletnie perspektywy cyfrowej waluty. 

    Handel

    Za kilka lat co piąte piwo sprzedawane przez Kompanię Piwowarską będzie bezalkoholowe. Browary firmy odpowiadają dziś za 41 proc. tego rynku

    Kompania Piwowarska w 2021 roku miała największy, przekraczający 41 proc., udział w całości sprzedaży piwa bezalkoholowego w Polsce. Do 2030 roku co piąte piwo w ofercie firmy nie będzie zawierało alkoholu. – Nie dążymy do zwiększenia poziomu spożycia piwa na osobę, tylko sugerujemy konsumentom wybór napojów dobrej jakości oraz piw bezalkoholowych – mówi Igor Tikhonov, prezes Kompanii Piwowarskiej. Jak wskazuje, promowanie odpowiedzialnej konsumpcji alkoholu to jeden z elementów strategii zrównoważonego rozwoju spółki. Właśnie ukazał się jej raport zrównoważonego rozwoju 2021 „Lepsza Przyszłość 2030”.

    Firma

    Warszawski kampus innowacji w dwa lata zgromadził 150 firm i start-upów. W planach jest dalsza ekspansja

    – Udało nam się zbudować centrum innowacji i biznesu w bardzo trudnym okresie pandemii – mówi Jerzy Brodzikowski, general manager CIC Warsaw. Po dwóch latach od uruchomienia na warszawskim Kampusie Innowacji działa już ponad 150 firm i start-upów. Skupiona wokół niego społeczność liczy około pół tysiąca osób, a w przestrzeni biznesowej CIC Warsaw każdego miesiąca odbywa się też około setki eventów, w tym m.in. Thursday Gathering, czyli coczwartkowe spotkania networkingowe dla społeczności innowatorów. W planach jest dalsza ekspansja i kolejne inicjatywy wspierające młode biznesy. – To będzie biuro turystyki innowacyjnej, którego celem będzie promowanie warszawskiego ekosystemu innowacji – zapowiada Aureliusz Górski, co-founder CIC Warsaw.

    Współpraca

    Obsługa konferencji prasowych

    Zapraszamy do współpracy przy organizacji konferencji prasowych. Nasz doświadczony i kompetentny zespół sprosta każdej realizacji. Dysponujemy nowoczesnym, multimedialnym centrum konferencyjnym i biznesowym w samym sercu Warszawy. Zapraszamy do kontaktu w sprawie oferty.

    Partner serwisu

    Instytut Monitorowania Mediów

    Szkolenia

    Akademia Newserii

    Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.