Pandemia może na stałe zmienić podejście firm do organizacji czasu pracy. Pracownicy dostaną większą swobodę i kredyt zaufania

Ponad połowa firm ocenia, że planowanie czasu pracy pracowników stało się trudniejsze w czasie pandemii, a 41 proc. respondentów podało, że zatrudnieni częściej korzystali ze zwolnień lekarskich. Nie zawsze radzili sobie również z organizacją czasu pracy w domu, co skutkowało większą liczbą nadgodzin. To wnioski z badania „Czas pracy w czasie pandemii. Nowe wyzwania, nowe rozwiązania” zrealizowanego na zlecenie Déhora Consultancy Group. Dla pewnej grupy firm pandemia jest doświadczeniem, które wymusi zmianę długofalowej strategii zarządzania zasobami ludzkimi, także w obszarze organizacji czasu pracy.

– Pandemia bardzo mocno wpłynęła na podejście firm do czasu pracy. Przez wiele lat obserwowaliśmy pewną stagnację w tym obszarze działalności firm, natomiast zostały one niejako zmuszone do wprowadzenia pracy zdalnej i zaczęły się coraz mocniej zastanawiać nad tym, jak praca jest u nich organizowana i czy nie powinny zmienić podejścia do określania czasu pracy. Uczyniły to bardzo szybko i proces ten trwa aż do dzisiaj – mówi agencji Newseria Biznes Łukasz Chodkowski, dyrektor zarządzający Déhora Consultancy Group w Polsce.

Aż 57 proc. respondentów badania potwierdziło, że w okresie pandemii planowanie czasu pracy pracowników stało się trudniejsze. Wśród firm, w których pracuje się zmianowo, odsetek ten wyniósł 77 proc. Badanie wykazało, że większe problemy w tym zakresie miały też duże podmioty. Z kolei na pytanie, czy w okresie pandemii nastąpił wzrost korzystania ze zwolnień lekarskich, 41 proc. respondentów podało, że tak, ale w stopniu mało znaczącym. W 20 proc. przypadków wzrost był na tyle poważny, że utrudnił realizację zadań. Było to szczególnie problematyczne w firmach produkcyjnych i pracujących zmianowo.

To wymusiło na firmach zmianę podejścia do organizacji pracy na bardziej elastyczne. Potwierdziło to 82 proc. ankietowanych przez Déhorę firm.

– Zauważyliśmy zwiększenie elastyczności w planowaniu czasu pracy, mniejszą chęć kontroli pracowników, jeśli chodzi o ich czas pracy, danie im większej swobody w decydowaniu o tym, kiedy, w jakich godzinach i jak mają pracować. Mówiąc inaczej, firmy zostały niejako zmuszone do tego, żeby zaufać swoim pracownikom w zakresie tego, jak oni pracują – mówi Łukasz Chodkowski.

33 proc. respondentów umożliwiło pracownikom samodzielną organizację czasu pracy, np. zadaniowego lub ruchomego. 28 proc. ustalało grafiki wedle potrzeb pracowników.

– To ma też negatywne skutki, ponieważ bardzo dużo pracowników ma dużo więcej nadgodzin, niż miało to miejsce przed pandemią – mówi dyrektor zarządzający Déhora Consultancy Group w Polsce. – Z badań jednoznacznie wynika, że praca w domu jest wykonywana dłużej.

Jak podkreśla, pracownikom trudniej jest kontrolować czas, jaki spędzają na pracy, mimo że 39 proc. firm wdrożyło działania mające na celu promowanie równowagi między życiem prywatnym a zawodowym. Co więcej, pracodawcy w mniejszym zakresie weryfikują czas pracy osób zatrudnionych. 69 proc. firm twierdzi, że nie kontroluje godzin, a tylko rozlicza pracowników z wykonanych zadań. Tylko 14 proc. wprowadziło obowiązek raportowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Mimo trudności firmy zdały egzamin z wprowadzania zmian w organizacji czasu pracy.

– Zmiany te miały charakter nagły, zostały niejako wymuszone przez pierwszy lockdown. Zaobserwowaliśmy wtedy znaczący wzrost zainteresowania inwestycjami w narzędzia IT ułatwiające planowanie i ewidencję czasu pracy, a także wprowadzające większą elastyczność w podejściu do czasu pracy. Bardzo szybko firmy zreorganizowały procesy i zapewniły pracownikom odpowiednie warunki do pracy w domach – zaznacza Łukasz Chodkowski.

Na początku pandemii 26 proc. badanych podmiotów obniżyło wymiar czasu pracy pracowników, a 41 proc. wprowadziło zmiany w harmonogramie czasu pracy. Co piąty wysłał pracowników na przymusowe urlopy. Tylko jedna czwarta firm nie podjęła żadnych działań związanych z planowaniem czasu pracy.

Zdaniem eksperta zmiany wymuszone gwałtownie sytuacją epidemiczną w pewnym stopniu zostaną w firmach na dłużej. Długofalowo może się też zmienić podejście pracodawców.

– Przez wiele lat obserwowaliśmy niską gotowość firm do zmian w obszarze organizacji i planowania czasu pracy. Były one mocno przywiązane i przyzwyczajone do sztywnych, konserwatywnych ram i do kontroli pracowników – mówi. – Poza firmami produkcyjnymi czy zakładami logistycznymi mamy do czynienia z szeregiem kreatywnych zawodów, gdzie samo planowanie czasu pracy już nie będzie tak istotne, a bardziej będziemy musieli rozliczać pracowników tylko za wykonane efekty, nawet tych, którzy pracują u nas na etacie.

Jego zdaniem zmiany na stałe w obszarze czasu pracy wymagają analiz i konsultacji z załogą. W ich dokonywaniu pomagają badania nad czasem pracy, które pozwalają precyzyjnie określić kierunek zmian czy gotowość do wejścia w innowacyjne systemy planowania, jak choćby samodzielne planowanie. Przykładem może być self rostering, idea, która odwraca podejście do planowania czasu pracy – pracodawca nie jest odpowiedzialny za ustalanie czasu pracy pracownika. Robi to sam zainteresowany, trzymając się pewnych ustalonych z góry reguł, uwzględniając także swoje prywatne preferencje: hobby, opiekę nad członkami rodziny, dodatkowy czas wolny itp.

– To jest odwrócenie sposobu myślenia o czasie pracy, które naszym zdaniem będzie szybciej zyskiwało na popularności właśnie w wyniku tych zmian, z którymi mamy dzisiaj do czynienia – przewiduje dyrektor Déhora Consultancy Group.

Ważne jest też, żeby w nowoczesnym podejściu do planowania czasu pracy uwzględniać najnowszą wiedzę z zakresu medycyny pracy czy ergonomii czasu pracy w taki sposób, żeby przy okazji wprowadzania zmian skupiać się nie tylko na organizacji i procesach, ale też na dobrostanie pracowników.

– Przykładem może być praca zmianowa, a zwłaszcza praca nocna, która jest bardzo obciążająca dla organizmu, ale też jest bardzo obciążająca społecznie. Uwzględnianie również społecznych aspektów przy wprowadzaniu zmian związanych z czasem pracy powinno zyskiwać na popularności – podkreśla Łukasz Chodkowski.

Déhora Consultancy Group stworzyła w Łodzi Międzynarodowe Centrum Badawcze Czasu Pracy, które ma pomagać przedsiębiorcom w poszukiwaniu właściwego kierunku przy wprowadzaniu zmian w zakresie zarządzania czasem pracy oraz rozwiązań dopasowanych do polskich realiów. Chodzi o to, aby nie tylko w prosty w sposób adaptować to, co jest stosowane w innych regionach świata, ale też tworzyć i kreować nowe rozwiązania.