Czy voucher to dobry pomysł na prezent? Aspekty podatkowe

Zbliża się koniec roku, okres świąteczny, czas podsumowań i podziękowań. Wielu przedsiębiorców
i pracodawców chętnie podejmuje się akcji dodatkowego uznania dla współpracy, przekazując drobne upominki. Schody pojawiają się w gąszczu przepisów podatkowych w zależności od wartości i rodzaju prezentu.

Ostatnio rozpowszechnionym jak i stosunkowo wygodnym dla obu stron pomysłem na prezent jest voucher, dzięki któremu obdarowany może w określonym dogodnym dla siebie czasie zakupić dany towar lub usługę z szerokiej zazwyczaj listy.

Voucher nie stanowi ani towaru ani usługi w rozumieniu ustawy o VAT – mówi Eryk Skłodowski
z Kancelarii Skłodowscy. Dokonanie przez klienta wpłaty pieniędzy za bon lub voucher i wydanie go nie jest ani dostawą towaru ani świadczeniem usług, dlatego czynność ta nie podlega opodatkowaniu VAT. W przypadku przeterminowania vouchera środki wpłacane w zamian za jego wydanie nie podlegają zwrotowi.

Voucher jest dokumentem uprawniającym do uzyskania określonego świadczenia. Według art. 19 ust.1 ustawy o VAT, dla wystawiającego voucher obowiązek podatkowy VAT powstanie dopiero
przy realizacji vouchera. Usługa zostanie wyświadczona dopiero w momencie wymiany vouchera
na określoną usługę i dopiero wtedy nastąpi wystawienie paragonu fiskalnego. Podobnie jest
z podatkiem dochodowym. Przychód powstaje z chwilą zrealizowania vouchera przez klienta.
W sytuacji, gdy w oznaczonym terminie klient nie zrealizuje vouchera, ma obowiązek wykazania przychodu w wysokości niewykorzystanego vouchera przez klienta na ostatni dzień okresu rozliczeniowego. Środki pieniężne, jako zapłata za wydanie bonu czy vouchera nie są formą przedpłaty lub zaliczki, bo klienci, nabywając bon lub voucher na prezent, wpłacają odpowiednią kwotę za nieustalony z góry towar lub usługę. To obdarowany dokonuje swobodnego wyboru towaru lub usługi – podsumowuje
ekspert.

Vouchery w wynagrodzeniach

Vouchery stanowią popularne dodatkowe świadczenie dla pracowników. Nie mają powiązania
z wartością, jakością i ilością świadczonej pracy, więc nie mają charakteru wynagrodzenia za pracę.
Są świadczeniem pozapłacowym. Mogą być finansowane ze środków obrotowych pracodawcy
lub z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). 

Przekazanie bonu lub vouchera przez pracodawcę na rzecz pracowników powoduje konieczność opodatkowania jego wartości podatkiem dochodowym od osób fizycznych – przypomina Eryk Skłodowski. Z opodatkowania zwolniono świadczenia rzeczowe i finansowe na rzecz pracowników sfinansowane
z ZFŚS do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 380,00 PLN, ale ustawodawca wyłączył
z tych świadczeń bony, talony i inne uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Oznacza to, że każdy przekazany pracownikowi bon lub voucher bez względu na jego wysokość i formę należy
opodatkować jako przychód.

Vouchery dla pracowników a ZUS

Jeżeli vouchery lub bony wydane pracownikom są finansowane ze środków ZFŚS to doliczamy
ich wartość do podatku dochodowego pracownikom ale ich wartości płatnik nie dolicza do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne ZUS. Jeżeli bony czy vouchery są finansowane ze środków obrotowych to od całości wartości nalicza się podatek dochodowy pracownikom i dolicza się do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne ZUS, gdy częściowo z ZFŚS, to ze składek jest zwolniona ta część sfinansowana z ZFŚS.

Bony i vouchery dla pracowników a koszty

Obdarowanie pracowników voucherami ma na celu zmotywowanie pracowników do pracy oraz
zwiększenie ich poczucia więzi z firmą pracodawcy. To może wpływać na zwiększenie efektywności pracy tych pracowników co w konsekwencji może zwiększyć przychody. W związku z tym wydatki
poniesione na vouchery dla pracowników wykazują związek pośredni z przychodami pracodawcy -zauważa ekspert z Kancelarii Skłodowscy.Spełnia to warunek umożliwiający zaliczenie wydatków na zakup voucherów dla pracowników do kosztów uzyskania przychodów. Nie uważa się za koszty podatkowe wydatków pracodawcy na działalność socjalną. Kosztami uzyskania przychodu są wszystkie wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodu, o ile, jak wynika z art. 15 ust. 1, nie zostały one wymienione w katalogu kosztów (wydatków) zawartym w art. 16 ust. 1.

Świadczenia dla pracowników bez wątpienia związane są z działalnością gospodarczą, stąd też wydatki na zakup bonów czy voucherów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Bony i vouchery dla klientów

W obecnych czasach pozyskanie i utrzymanie klienta w firmie, bez względu na branżę nie jest łatwym zadaniem. Konkurencja jest tak duża, że, żeby zainteresować klienta, trzeba się czymś naprawdę
wyróżnić. Każdej firmie zależy na tym, aby nie tylko pozyskiwać nowych klientów, ale również żeby
ci, co już byli, pozostali. Głównym argumentem jest wysoka jakość usług ale dodatkowo można
zwiększyć powracalność klientów za pomocą takich działań jak vouchery. Przedsiębiorca darujący
klientom (osobom fizycznym) vouchery powinien wystawić dla takich osób PIT-8C, gdzie obdarowany musi rozliczyć ten przychód w PIT rocznym, natomiast obdarowane firmy muszą zaksięgować wartość vouchera do przychodu (gdy wartość vouchera przekracza limit według ustawy) – doradza Eryk Skłodowski.

Nota księgowa

Nota księgowa, zwana również obciążeniową, uznaniową lub obciążeniowo-uznaniową służy
do ewidencjonowania transakcji nieobjętych ustawą o VAT.

Nota może być stosowana tylko w sytuacjach, w których nie mają zastosowania przepisy ustawy
o podatku od towarów i usług. Nie mogą być dokumentowane transakcje dostawy towaru
lub świadczenia usługi. Mają zastosowanie w przypadku sprzedaży voucherów. W momencie wydania vouchera kupującemu, jest wystawiana nota księgowa, na podstawie której klient płaci za vouchery,
a fakturę otrzymuje dopiero w momencie realizacji vouchera.

Nota obciążeniowa nie może stanowić podstawy zapisu w księdze przychodów i rozchodów, jednak 
jeśli posiada dane wymienione w ustawie par. 12 ust. i nie można uzyskać na udokumentowanie
kosztów innych dowodów (np. faktury, refaktury, rachunku itp.), to nota może stanowić podstawę
do ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów – podsumowuje ekspert podatkowy.

Nota taka powinna zawierać”

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących
  w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych, oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W przypadku zakupu voucherów nie można zaksięgować tego wydatku w koszty na podstawie noty księgowej. Dopiero w momencie zrealizowania vouchera można ująć ten wydatek w kosztach uzyskania przychodu.