Czym jest Krajowy System e-Faktur?

E-faktura i Krajowy System e-Faktur to kolejny etap wdrażania pionierskich e-usług administracji, ułatwiających rozliczenia między firmami. Ma on zbierać wszystkie e-faktury wystawiane przez przedsiębiorców. Krajowy System e-Faktur będzie oparty o dane z faktur, nie zaś o dane wskazane w JPK. Z uwagi na to, że KSeF będzie służył do wystawiania i udostępniania/otrzymywania faktur praktycznie w czasie rzeczywistym, a nie przekazywane co miesiąc jak JPK.

Za nadrzędny cel powołania Krajowy System e-Faktur uznaje się możliwość analizowania i doglądania zgodności faktur VAT wystawionych przez przedsiębiorców swoim kontrahentom. Można wobec tego powiedzieć, że rząd chce mieć nad wszystkim większą kontrolę i zapobiec stosowaniu nieuczciwych praktyk względem Urzędu Skarbowego. Przejrzystość dokumentacji ma pomóc w wyłapywaniu przestępstw podatkowych i wszelkiego typu nadużyć z tym związanych. Zaletą wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur jest automatyzacja całego procesu związanego z przeprowadzaniem kontroli podatkowych – mniejsze zaangażowanie w to przedsiębiorców i skrócenie ich czasu.

Od kiedy działać będzie KSeF?

Krajowy System e-Faktur zacznie funkcjonować w Polsce od 01.01.2022 roku. Natomiast, na październik 2021 roku, planowany jest pilotaż z przedsiębiorcami w temacie funkcjonowania platformy.

Jak działać będzie KSeF?

KseF ma skupiać wszystkie e-faktury wystawiane przez przedsiębiorców. Według założeń będą one przekazywane m.in. za pośrednictwem konta – przez ministerialną platformę. Podstawową funkcjonalnością będzie łączenie się z KSeF za pośrednictwem API i aplikacji księgowej podatnika w celu wystawiania faktury lub nadania uprawnień. Każdy podatnik będzie posiadać osobiste konto do celów podatkowych. Jego obsługa ma być możliwa z komputera i każdego urządzenia mobilnego. 

Omawiana nowelizacja ustawy o VAT wprowadza również regulacje dotyczące funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur. System ten dostępny będzie m.in. poprzez stronę internetową, a dostęp do niego będzie możliwy po uwierzytelnieniu się przez osobę upoważnioną do korzystania z niego. Uwierzytelnienie będzie następowało m.in. za pomocą podpisu elektronicznego bądź Podpisu zaufanego.

Nadawanie uprawnień będzie odbywało się w systemie poprzez wskazanie danej osoby bez konieczności składania oficjalnych zawiadomień do US. Tylko w przypadku, gdy podatnik niebędący osobą fizyczną, nie ma możliwości uwierzytelnienia się w KSeF (nie ma pieczęci kwalifikowanej) będzie mógł złożyć “papierowe” zawiadomienie do US oraz wskazać osobę fizyczną, która będzie już dalej nadawać uprawnienia w systemie.

Jednocześnie, podatnicy będą mieli obowiązek poinformowania naczelnika urzędu skarbowego o podmiotach uprawnionych do dostępu do systemu w celu wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Wyjątek stanowić będzie osoba prowadząca jednoosobową działalność, gdzie ustawodawca domyślnie uznał, że właściciel firmy będzie uprawniony do wystawiania faktur.

Czy korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe ?

Początkowo polscy przedsiębiorcy będą korzystać z niego dobrowolnie. E-faktury będą funkcjonować obok faktur papierowych i dostępnych już w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży. Korzystanie z e-faktury stanie się obowiązkowe dopiero po okresie przejściowym w 2023 roku.

Jakie benefity będą dla korzystających z systemu? ( w okresie przejściowym i od momentu, gdy jest obowiązkowy)

Wdrożenie e-faktur ułatwi rozliczanie obrotu między przedsiębiorcami, usprawni kontrolę i przyspieszy wykrywanie prób wyłudzenia podatku, a więc uszczelni lukę w VAT. Urząd Skarbowy będzie miał możliwość porównania faktur wystawionych przez przedsiębiorcę z fakturami wykazanymi  w pliku JPK_ V7. Korzystanie z systemu przyniesie wiele korzyści w zakresie bezpieczeństwa, ponieważ faktura nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy też zaginięciu - pozostanie na stałe w bazie danych Ministerstwa Finansów. 

Kolejnym atutem jest wygoda i przyspieszenie obrotu. E-faktury będą wydawane według jednego wzorca, co zapewni łatwość korzystania z systemu. Na koncie przedsiębiorcy będą widoczne wszystkie faktury. Podatnik będzie miał każdorazowo możliwość wglądu w ich treść. 

Dodatkowo podatnicy korzystający z e-faktury otrzymają zwrot VAT o 20 dni szybciej, gdyż termin zwrotu skróci się z 60 na 40 dni. Będą też zwolnieni z obowiązku samodzielnego archiwizowania faktur elektronicznych. 

Kolejna zachęta dotyczy faktur korygujących “in minus”. Nie trzeba będzie stosować ogólnych zasad korygowania podstawy opodatkowania, o których mowa w ust. 19A ustawy o VAT, co oznacza, iż nie będzie już konieczny warunek posiada dokumentacji, która potwierdzałaby uzgodnienie korekty pomiędzy sprzedającym a nabywcą.

Jak będzie można skorzystać z KSeF?

E-faktury będą otrzymywane i wystawiane za pomocą Krajowego systemu e-faktur ( KSeF) . Będzie mógł je wystawić Podatnik lub osoba upoważniona. Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy zyskają m.in. dzięki specjalnemu kontu, które będzie opracowywane w ramach e-Urzędu Skarbowego. Obsługa tego konta ma być możliwa z komputera i każdego urządzenia mobilnego.

Autorem komentarza jest Mariola Biela z Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych.