Komunikaty PR

Dlaczego i jak wprowadzić automatyzację organizacji wyjazdu służbowego w firmie

2023-11-30  |  16:00
Biuro prasowe

Według raportu “2023 Business Travel Index™ Outlook” opracowanego przez Global Business Travel Association już w 2024 roku wartość rynku globalnych podróży służbowych powróci do przedpandemicznego poziomu 1,4 biliona dolarów i wzrośnie do prawie 1,8 biliona dolarów do końca 2027 roku. Okazuje się, że pandemia nie zmieniła podejścia przedsiębiorstw co do znaczenia organizacji wyjazdów służbowych w osiąganiu celów biznesowych. Wpłynęła jednak na sposób ich organizacji - coraz więcej firm dostrzega zalety wprowadzenia cyfrowej transformacji również w tym obszarze.  

W ankiecie przeprowadzonej przez GBTA wśród 4700 osób podróżujących służbowo w 22 krajach i czterech regionach (Ameryka Północna, Europa, Azja i Pacyfik oraz Ameryka Łacińska) 82% ankietowanych ocenia podróże służbowe jako bardzo (48%) lub umiarkowanie (34%) opłacalne w osiąganiu celów biznesowych. Po raz pierwszy od 2020 r. pandemia Covid-19 nie występuje już jako kluczowa determinanta aktywności w zakresie podróży służbowych.

Liczby te pokazują, że pandemia nie spowodowała zmiany postrzegania wartości fizycznego udziału pracowników w różnego rodzaju branżowych targach, konferencjach czy osobistych negocjacjach. Firmy inwestują w podróże służbowe, bo widzą, że te się po prostu opłacają. 

Pandemia zmieniła jednak inny obszar w zakresie podróży służbowych, a mianowicie sposób ich organizacji. Coraz więcej firm dostrzega to, że i w tym aspekcie warto wprowadzać transformację cyfrową i automatyzację. Jest to oczywiście podyktowane potencjalnymi oszczędnościami, jak i dążeniem do zwiększenia komfortu podróży dla pracowników. 

Jak to zrobić? 

Warto by punktem wyjścia w tym obszarze było wprowadzenie precyzyjnej polityki podróży dedykowanej danej firmie. Powinna ona uwzględniać np. to, w jakiej klasy hotelach mogą nocować pracownicy, a także z usług jakich preferowanych linii lotniczych korzystać, czy powinni wynajmować samochód czy zdawać się na transfer prywatny lub też transport publiczny. Jest to oczywiście często zróżnicowane w zależności od kraju, miasta, okresu w roku czy statusu pracownika. Te elementy wpływają na całościowy budżet, którego tzw. “widełki” też powinny być z góry określone. Im więcej precyzyjnych informacji zostanie zawartych w takim zbiorczym dokumencie, tym propozycja podróży przedstawiona później przez zewnętrzną firmę ją organizującą będzie bardziej precyzyjnie odpowiadać potrzebom konkretnego pracownika. 

Jak działa outsourcing w tej branży?

W obecnych czasach, kiedy chcemy podróżować sprawnie, bezpiecznie, ale i odpowiedzialnie wobec środowiska, kluczową kwestią pozostaje optymalizacja. Specjaliści w organizacji wyjazdów szytych na miarę potrzeb podróżnego, w tym przypadku podróżującego pracownika, mają dostęp do preferencyjnych stawek oferowanych przez bazę hotelową i usługową na całym świecie oraz integracji wielu rozwiązań w jednym. 

- Uzupełnieniem usługi planowania podróży jest często organizacja wszelkich formalności, takich jak odprawy online, gromadzenie potwierdzeń czy nawet udostępnienie danemu pracownikowi interaktywnego przewodnika na wyjazd. W przypadku, kiedy np. pracownik w ramach podróży do jednego kraju planuje odwiedzić kilka oddziałów firmy zlokalizowanych w różnych miastach, wystarczy by wskazał czas i trasę przemieszczania się, a firma zewnętrzna może przygotować zoptymalizowany plan podróży oparty na przeszukaniu wszystkich możliwych opcji transportu i hoteli w danym budżecie. Oprócz tego, może liczyć również na wskazanie najbardziej optymalnego parkingu przy lotnisku, transferu prywatnego czy najlepszej konfiguracji dojazdu, kiedy zdecyduje się na korzystanie z komunikacji miejskiej - mówi Grzegorz Mikielewicz, założyciel i CEO Getaway, platformy pełniącej funkcję intuicyjnego, inteligentnego i kompletnego kreatora podróży “szytej na miarę”.

Dzięki wprowadzeniu cyfrowej transformacji w zakresie organizacji takiej podróży, pracownik jeszcze przed wyjazdem może otrzymać kartę eSIM, opłacone na czas podróży ubezpieczenie, a także zostanie odprawiony na lot, czy też np. poinformowany o lokalizacji stacji benzynowej przed lotniskiem, aby zwrócić wypożyczony samochód z pełnym bakiem i nie tracić czasu na poszukiwania. To wszystko sprawia, że pracownik skupia się w trakcie podróży na celu, który ma do zrealizowania, a nie na tym, by “odnaleźć się” w nowej rzeczywistości i jak dotrzeć na czas na spotkanie. Wszystkie informacje na temat samej podróży ma w zasięgu jednego kliknięcia w interaktywnym przewodniku na smartfonie. 

Korzyści dla pracodawcy 

Wyoutsourcowanie organizacji podróży służbowej pozwala firmie zwiększyć kontrolę nad jej kosztami. Pozwala to np. uniknąć rezerwacji na “ostatnią chwilę”. 

- Pochłonięci własnymi obowiązkami pracownicy często nie mają czasu, by zaplanować wyjazd z wyprzedzeniem, stąd generują dodatkowe koszty, ponieważ np. bilety lotnicze zakupione kilka dni przed wylotem są znacznie droższe niż te kupione odpowiednio wcześniej. Ponadto rezerwowanie każdej “składowej” podróży osobno, jak np. lotu i hotelu jest mocno czasochłonne, powierzenie więc tej czynności firmie zewnętrznej stanowi dużą oszczędność również tego zasobu. Dodatkową zaletą jest przejrzystość w rozliczaniu kosztów i obiegu dokumentów - dodaje Grzegorz Mikielewicz z Getaway. 

Podsumowując, decydując się na wyoutsourcowanie organizacji podróży służbowej w firmie, możemy liczyć na oszczędność czasu, jak i pieniędzy, otrzymując przy tym najlepszą możliwą konfigurację wyjazdu. Dodatkową zaletą jest zwiększenie komfortu pracownika, który może czuć się “zaopiekowany” podczas wyjazdu i ma przestrzeń na realizację własnych zadań. 

O Getaway    

Getaway to platforma, która pełni funkcję intuicyjnego, inteligentnego i kompletnego kreatora podróży “szytej na miarę”. Narzędzie oszczędza klientowi zarówno czas, jak i pieniądze, dostarczając klientom najlepszą możliwą konfigurację wyjazdu. Uzupełnieniem usługi planowania podróży jest pełna opieka 24/7 oraz organizacja wszelkich formalności, takich jak odprawy online, gromadzenie potwierdzeń i udostępnienie klientowi interaktywnego przewodnika na wyjazd. 

Misją twórców Getaway jest rozwój platformy w kierunku kompleksowego, zaawansowanego technologicznie narzędzia do komponowania dowolnych podróży i ich obsługi w czasie rzeczywistym, co może przyczynić się do rewolucji w nowoczesnym podróżowaniu. Marka Getaway jest tworzona przez zespół zaangażowanych ekspertów z pasją do podróżowania i nowoczesnych technologii. 

Więcej informacji dostępnych jest na stronie www.getaway.pl 

 

Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.
Ostatnio dodane
komunikaty PR z wybranej przez Ciebie kategorii
Turystyka BRATANKI W ZAKOPANEM – ROŚNIE ZAINTERESOWANIE WĘGIERSKICH TURYSTÓW Biuro prasowe
2024-02-22 | 10:00

BRATANKI W ZAKOPANEM – ROŚNIE ZAINTERESOWANIE WĘGIERSKICH TURYSTÓW

BRATANKI W ZAKOPANEM – ROŚNIE ZAINTERESOWANIE WĘGIERSKICH TURYSTÓW ZIMOWYM WYPOCZYNKIEM W POLSCE Ciekawa oferta, umiarkowane ceny, nowoczesne obiekty i smaczna kuchnia –
Turystyka Dział IT katalizatorem procesu rozwoju – rozmowa z Dyrektorem IT B&B HOTELS
2024-02-07 | 13:26

Dział IT katalizatorem procesu rozwoju – rozmowa z Dyrektorem IT B&B HOTELS

W 2023 roku sieć B&B HOTELS zanotowała 40% wzrost w naszym kraju. W najbliższych latach Grupa chce utrzymać szybkie tempo rozwoju, co w przyszłości ma ją doprowadzić do pozycji lidera
Turystyka FERIE NA PÓŁMETKU: GÓRALE NARZEKAJĄ, ZA TO JEST W CZYM WYBIERAĆ
2024-02-06 | 09:00

FERIE NA PÓŁMETKU: GÓRALE NARZEKAJĄ, ZA TO JEST W CZYM WYBIERAĆ

FERIE NA PÓŁMETKU: GÓRALE NARZEKAJĄ, ZA TO JEST W CZYM WYBIERAĆ Po mocnym starcie z warszawskimi turystami w roli głównej, zimowe ferie wytraciły rozpęd.

Kalendarium

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Zdrowie

Coraz gorsza kondycja psychiczna polskich nastolatków. Szkoły potrzebują narzędzi, żeby reagować na depresję i kryzysowe sytuacje

Stan psychiczny dzieci i młodzieży w Polsce się pogarsza. – W polskich szkołach brakuje psychologów, często też wrażliwości i wsparcia. A jeśli dziecko nie będzie mieć go w domu, to tym bardziej powinno mieć je w szkole – mówi Barbara Nowacka, ministra edukacji. – Statystyki pokazują, że w Polsce na depresję cierpi 2 proc. dzieci w wieku 6–12 lat i aż 20 proc. w grupie młodzieńczej – mówi Katarzyna Dubno, członkini zarządu Fundacji Adamed. Na te niepokojące dane w ostatnich latach wpłynęły m.in. izolacja spowodowana pandemią, sytuacja geopolityczna zaburzająca poczucie bezpieczeństwa. To dodatkowo nakłada się na sytuacje kryzysowe w domu czy szkole. Fundacja Adamed nawiązała współpracę z ekspertami serwisu Życie warte jest rozmowy, a efektem tego partnerstwa program Wspierająca Szkoła, którego celem jest profilaktyka zachowań samobójczych.

Zagranica

Dwa lata po wybuchu wojny zainteresowanie Polaków pomocą dla Ukraińców jest dużo mniejsze. Potrzeby się zmieniły, ale wciąż są poważne

Po dwóch latach wojny w Ukrainie zainteresowanie Polaków pomaganiem jest dużo mniejsze niż na początku konfliktu. Jednak ta pomoc wciąż jest bardzo potrzebna, ponieważ z każdym dniem rośnie liczba poszkodowanych i strat wywołanych wojną, a w Polsce nadal pozostaje około miliona ukraińskich uchodźców. – Istotnym wyzwaniem są w tej chwili zagadnienia związane z ich integracją. Koncentrujemy się też na pomocy tym uchodźcom z Ukrainy, którzy są osobami naprawdę potrzebującymi, czyli na matkach samotnie wychowujących kilkoro dzieci, osobach starszych czy z niepełnosprawnościami – mówi Michał Mikołajczyk, członek zarządu Polskiego Czerwonego Krzyża.

Firma

Polski rynek IT cierpi na niedobór specjalistów od cyberbezpieczeństwa. Podnoszenie kompetencji cyfrowych kobiet mogłoby częściowo zaradzić tym brakom

Branża IT, która cierpi na niedobór pracowników, wciąż ma słabą reprezentację kobiet. 40 proc. respondentek podkreśla, że ich firmy w ogóle nie zatrudniają kobiet w działach IT, a tylko 15,5 proc. wskazuje, że kobiety zajmują w nich stanowiska kierownicze lub zarządzające – wynika z badania „Wyzwania kobiet w zakresie cyfryzacji i bezpieczeństwa cyfrowego”. Czynnikiem, który mógłby zwiększyć udział kobiet na tym rynku jest podnoszenie ich kompetencji cyfrowych i szkolenia umożliwiające przebranżowienie. Bez tego trudno będzie spełnić cel z rządowego programu, by do końca dekady co trzeci pracownik na rynku ICT był kobietą. Szczególnie ważnym obszarem takich działań powinno być cyberbezpieczeństwo.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.