Efektywna praca zdalna

Zanim zostaliśmy postawieni w sytuacji przymusowej pracy zdalnej, wielu osobom wydawało się, że praca z domu jest mniej wydajna. Nie brakuje przecież czynników, które mogą oderwać nas od pracy. Jednak badania przeprowadzone przez firmę AIRTASKER w Stanach Zjednoczonych na grupie 1004 pracowników biurowych, z których połowa pracowała z domu, wykazały, że osoby pracujące z domu marnują o dziesięć minut dziennie efektywnego czasu pracy mniej niż te obecne w biurze.

Co więcej, w sytuacji kiedy pracownik wiedział, że przełożeni monitorują, ile czasu spędza przy komputerze, aż 56% osób pracujących z biura próbowało znaleźć sposób, by pracować krócej. Podczas gdy osoby pracujące z domu, niepoddawane presji współpracowników i szefa, tylko w 36% przypadków starały się zrobić sobie dodatkowe wolne. Najczęściej brak bezpośredniej presji i większa możliwość zarządzania własnym czasem zwiększa nie tylko zaangażowanie pracowników, ale również pozwala zaoszczędzić czas spędzany na dojazdy do biura (średnio ok. 400 godzin rocznie w grupie ankietowanej) oraz wydatki na wyjazdy czy te związane z obiadem, lunchem w godzinach pracy.

Dostęp do nowoczesnych narzędzi

Wiele wskazuje na to, że umożliwienie pracownikom dostępu do nowoczesnych rozwiązań technologicznych jest bardzo pomocne. Coraz więcej narzędzi – również z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi – przenosi się w tak zwaną chmurę. Oznacza to między innymi możliwość dostępu do nich z dowolnego miejsca na świecie, gdzie tylko będziemy mieć dobre łącze internetowe. Narzędzia te to chociażby dostęp do swoich danych, zarówno tych twardych – jak na przykład pasek płacowy, stan urlopowy – jak również miękkich, czyli formularz oceny okresowej, ścieżki kariery i tak dalej. Coraz częstsze jest oferowanie pracownikom możliwości na przykład składania zdalnego wniosku urlopowego, jak również interaktywnej oceny okresowej wykonywanej anonimowo przez współpracowników, szefa i samego siebie – efektem czego jest skorelowana ocena, będąca wypadkową ocen udzielonych przez inne osoby o nas. Za przykład może służyć Bamboohr.com czy Appraisal-smart.com

Istnieją nawet serwisy internetowe, które za stosunkowo nieduży miesięczny abonament oferują możliwość prowadzenia działu HR za pomocą aplikacji internetowej, włączając w to audyt procesów, oceny czy proces wprowadzania pracownika do organizacji. Przykładem mogą być serwisy Bambee.com czy Trainual.com – skupiający się głównie na możliwości tworzenia i prowadzenia szkoleń online.

Firmy oferujące narzędzia i rozwiązania do pracy zdalnej, jak na przykład CITRIX, przedstawiają krótkie instrukcje dla menedżerów o tym, jak zapewnić, aby praca podwładnego była maksymalnie wydajna, ale również bezpieczna z punktu widzenia sprzętu, który mu udostępniamy. Mowa tu o odpowiednio częstej zmianie hasła czy każdorazowym wylogowaniu się ze stron, które zawierają wewnętrzne dane firmy.

Zarządzanie zespołem rozproszonym, złożonym zwłaszcza z ludzi z mniejszym doświadczeniem, nie jest łatwe. Na rynku pojawia się sporo narzędzi technologicznych, które ułatwiają kontakt z drugą osobą, dają dostęp do danych czy też pozwalają monitorować pracę podwładnych. Wydaje się jednak, że nic nie zastąpi kontaktu osobistego. Dlatego przewidujemy, że nawet jeśli sytuacja pracy zdalnej będzie przedłużała się, to firmy naturalnie będą dążyć do umożliwienia spotkań na żywo, nawet jeśli miałyby sporadyczny charakter. Potocznie mówi się, że wiele spraw „nie nadaje się na telefon”, a co dopiero na wideokonferencje, które mogą być przecież nagrywane.

Marek Wróbel

Partner zarządzający

Optiveum