Komunikaty PR

Pięć najważniejszych czynników, które zapewnią wydajną obsługę listy płac

2023-04-20  |  10:00
Biuro prasowe

Firmy na całym świecie, po pandemii COVID-19, stanęły przed wyzwaniem wdrożenia działań poprawiających efektywności operacyjną i prowadzących do obniżenia – i tak stale rosnących – kosztów. Największym problemem okazały się, często nieefektywne, procesy obsługi listy płac — i nie bez powodu. Nieskoordynowany proces naliczania płac, w którym pojawia się wiele błędów, może bowiem poważnie utrudnić każdej firmie szybkie wejście na rynek, zaszkodzić strategiom wzrostu i wpłynąć na cele związane z przychodami.

Pandemia ujawniła wiele problemów, nie tylko tych codziennych, ale także technicznych, dotyczących chociażby struktur listy płac. Tym samym zauważono pilną potrzebę zmiany jej obsługi z nieprzewidywalnej i reaktywnej na opartą na danych i strategiczną. Wygląda na to, że te problemy nie zostaną jednak tak prędko rozwiązane, ponieważ firmy doświadczają trudności związanych ze znalezieniem specjalistów ds. obsługi pasków płac. Menedżerowie stoją przed dużym wyzwaniem – jak zbudować odporność biznesu.

Jako że coraz trudniej o utalentowanych pracowników, w wielu firmach dobre samopoczucie zespołów stało się jednym z najważniejszych obszarów wprowadzania ulepszeń. Lista płac może tutaj odgrywać istotną rolę. Odpowiednie i terminowe przekazywanie wynagrodzeń wpływa bowiem na dobre samopoczucie pracowników.

Dodatkowo, ludzkie błędy popełniane przy rozliczaniu list płac mogą narażać firmy na straty, zarówno w wymiarze finansowym, jak i zaufania pracowników. Inwestycja w efektywność listy płac to inwestycja w dobrostan firmy i zespołu, gwarantująca sprawne działanie i zadowolony zespół. Przy tym nie należy postrzegać tej inwestycji jako kosztownej, bowiem nawet firmy średniej wielkości dostrzegają jej rentowność. Biorąc pod uwagę cenę i korzystny wpływ na kondycję organizacji oraz przyszły potencjał rozwojowy, jest to niewielka inwestycja.

Co powinno się więc zrobić, by zoptymalizować obsługę listy płac? Warto skupić się na pięciu najważniejszych czynnikach.

1. Inwestycje w odpowiednie technologie

Firmy powinny inwestować w technologie, które pozwolą na ograniczenie zarówno kosztów, jak i ryzyka. Ujednolicone rozwiązanie oparte na chmurze, rozwijające się wraz z progresem przedsiębiorstwa, powinno umożliwiać skalowanie, co zwiększy bezpieczeństwo, ale też dostępność danych. Podczas oceny technologii globalnej listy płac firmy muszą jednak odpowiedzieć sobie na trzy zasadnicze pytania: w jaki sposób nowy system wyraźnie poprawi efektywność obecnych działań dotyczących listy płac? Czy dostawca zaprojektował platformę do obsługi listy płac pod kątem przyspieszenia wzrostu wydajności rozwoju firmy? W jaki sposób oferowane rozwiązanie pomoże firmie zwiększyć wydajność na nowych rynkach?

2. Dbanie o to, aby obsługa lista płac działała sprawnie i była przewidywalna

Poprawa wydajności listy płac to nie tylko łatwość i dokładność wyliczania wynagrodzenia brutto i netto. To także uwzględnianie niuansów lokalnych przepisów prawa pracy, przestrzeganie ich i wypłacanie wynagrodzenia na konta bankowe pracowników. Optymalna lista płac musi więc działać sprawnie i być przewidywalna.

Firmy zwykle starają się poprawić swoją efektywność, obniżając koszty utrzymania systemów, ograniczając dodatkowe koszty w postaci np. kar z tytułów nieprawidłowości związanych z podatkami od wynagrodzeń, doraźnej łączności, wypłat wynagrodzeń i zarządzania pracownikami. Największym — i możliwym do uniknięcia — kosztem związanym z nieefektywnymi działaniami z zakresu obsługi listy płac są kary nakładane przez organy regulacyjne za brak zgodności z przepisami prawa pracy.

3. Zwiększanie przejrzystości w celu ułatwienia podejmowania decyzji 

Firmy nie są w stanie kontrolować tego, czego nie widzą. Aby zapewniać maksymalną przejrzystość, rozwiązanie do obsługi płacowej musi być w pełni zintegrowane z systemem zarządzania zasobami ludzkimi oraz księgowymi. Dzięki temu zespoły mają dostęp do spójnych informacji, a to przekłada się na lepszą współpracę między poszczególnymi działami i ułatwia podejmowanie decyzji. Niektórzy dostawcy, jak ADP, od lat współpracują ze wszystkimi liczącymi się dostawcami technologii HR i stale inwestują w innowacyjne technologie integracyjne. Umożliwiają one mapowanie i przekształcanie danych z systemów zewnętrznych. Co ważne, większa przejrzystość ułatwia dostęp do danych w zespołach ds. finansów i HR, co znacząco poprawia ogólne wyniki firmy.

4. Wdrażanie elastycznych systemów

Warto postawić na elastyczne systemy stworzone do płynnego przetwarzania listy płac, które łatwo dostosowują się do nowych sposobów pracy, zwłaszcza gdy firma rozwija się na nowych rynkach. Jeśli zespół ds. obsługi płac może szybko przekazywać wiarygodne dane dotyczące płac kierownikom wyższego szczebla, prognozowanie trendów związanych z płacami staje się znacznie prostsze, co ułatwia podejmowanie decyzji. Jeszcze lepiej, gdy te informacje można prezentować wizualnie, ponieważ ogranicza to ryzyko nieporozumień. Równie istotna jest skalowalność — elastyczny system umożliwia skalowanie w miarę rozwoju firmy zarówno na nowych, jak i dotychczasowych rynkach.

Dodatkowym atutem automatyzacji listy płac jest dynamiczny pulpit nawigacji, który pokazuje wyniki w poszczególnych krajach i z wyprzedzeniem powiadamia dział HR o problematycznych obszarach. Dzięki temu odpowiednie zespoły mogą błyskawicznie interweniować, aby rozwiązać problem, zanim ten eskaluje.

5. Zwiększanie zaangażowania zespołów

Skoncentrowanie się wyłącznie na roli technologii w zwiększaniu efektywności procesu obsługi listy płac i poprawieniu wydajności może być kuszące. Jednak, czy nie należy pomyśleć o pracownikach, którzy stoją za wdrożeniem i procesem obsługi listy płac?

Według przeprowadzonej przez nas ankiety dotyczącej listy płac, globalna lista płac wiąże się często z wieloma funkcjami biznesowymi. Oznacza to, że jest kilka grup interesariuszy, którzy odpowiadają za strategiczny kierunek tej usługi — a każda z nich inaczej zapatruje się na to, co należy zmienić.

Niezależnie od tego, czy obsługa listy płac jest scentralizowana, regionalna czy oparta na modelu usług wspólnych w ramach „centrum doskonalenia” w danej lokalizacji, warto upewnić się, że firma jest przygotowana na sukces w tym zakresie. W tym celu od początku prac nad systemem obsługi płac w należy dopytać przedstawicieli działów płacowych, HR i finansów o to, co dla nich oznacza efektywna obsługa listy płac. Warto im przypomnieć również, że dane, które można uzyskać na podstawie danych listy płac, będą niezwykle ważne dla strategii dotyczących ekspansji firmy.

W ankiecie przeprowadzonej wśród specjalistów wyższego szczebla ds. obsługi listy płac na całym świecie trzy czwarte respondentów (75 proc.) przyznało, że nie jest w stanie zarządzać listą płac ze 100 proc. skutecznością. Podejmując działania opisane wyżej, można przełamać trendy i usprawnić procesy obsługi płacowej, co pomoże zrealizować plany rozwojowe firmy, zamiast je komplikować.

Newseria nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz inne materiały (np. infografiki, zdjęcia) przekazywane w „Biurze Prasowym”, których autorami są zarejestrowani użytkownicy tacy jak agencje PR, firmy czy instytucje państwowe.
Ostatnio dodane
komunikaty PR z wybranej przez Ciebie kategorii
Gospodarka BCC: budżet, inwestycje, podatki Biuro prasowe
2024-12-30 | 08:00

BCC: budżet, inwestycje, podatki

Polska gospodarka w ostatnich latach rozwija się w sposób dynamiczny, jednak nie bez wyzwań. Tempo wzrostu, chociaż nieco słabsze od oczekiwań z początku roku 2024 było solidne, a w
Gospodarka Cyfrowe Priorytety Polskiej Prezydencji w Radzie Unii Europejskiej
2024-12-28 | 13:00

Cyfrowe Priorytety Polskiej Prezydencji w Radzie Unii Europejskiej

W grudniu odbyła się prezentacja polskich priorytetów cyfrowych na czas prezydencji z udziałem wicepremiera i ministra cyfryzacji Krzysztofa Gawkowskiego, wiceministra cyfryzacji
Gospodarka Rok 2024 jest rekordowym pod względem niewypłacalności na świecie
2024-12-20 | 11:00

Rok 2024 jest rekordowym pod względem niewypłacalności na świecie

Jest to niestety rekord, z którego nikt się nie cieszy, zwłaszcza w kluczowej dla polskiej gospodarki Europie Zachodniej – mającej największy wkład w globalną liczbę

Kalendarium

Więcej ważnych informacji

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Handel

Konsumenci w sieci narażeni na długą listę manipulacyjnych praktyk sprzedażowych. Zagraniczne platformy wymykają się unijnym regulacjom

Wraz z pojawieniem się na polskim i europejskim rynku platform sprzedażowych spoza UE rośnie też liczba przypadków stosowania tzw. dark patterns, czyli manipulacyjnych technik sprzedażowych. Nowe regulacje UE – w tym rozporządzenie w sprawie jednolitego rynku usług cyfrowych oraz akt o usługach cyfrowych – mają lepiej chronić przed nimi konsumentów, a podmiotom stosującym takie praktyki będą grozić wysokie kary finansowe. Problemem wciąż pozostaje jednak egzekwowanie tych przepisów od zagranicznych platform, które wymykają się europejskim regulacjom. – To jest w tej chwili bardzo duże wyzwanie dla całego rynku cyfrowego, że w praktyce regulacje nie dotyczą w takim samym stopniu wszystkich graczy – mówi Teresa Wierzbowska, prezeska Związku Pracodawców Prywatnych Mediów.

Fundusze unijne

Europejscy młodzi twórcy w centrum polskiej prezydencji w Radzie UE. Potrzebne nowe podejście do wsparcia ich karier

Wsparcie startu kariery młodych artystów i debata nad regulacjami dla sektora audiowizualnego, które będą odpowiadać zmieniającej się rzeczywistości technologicznej – to dwa priorytety polskiej prezydencji w Radzie UE z zakresu kultury. Najbliższe półrocze będzie także okazją do promocji polskich twórców w państwach członkowskich i kandydujących, a współpraca z artystami z innych krajów ma pokazać, że kultura może łączyć i być platformą dialogu międzynarodowego.

Ochrona środowiska

Tylko 1 proc. zużytych tekstyliów jest przetwarzanych. Selektywna zbiórka może te statystyki poprawić

Wraz z nowymi przepisami dotyczącymi gospodarki odpadami od stycznia 2025 roku gminy w Polsce wprowadziły selektywną zbiórkę zużytych tekstyliów. To oznacza, że przykładowo zniszczonych ubrań nie można już wyrzucić do frakcji zmieszane. Część gmin wprowadza ułatwienia dla mieszkańców w postaci dodatkowych kontenerów. W innych mieszkańcy będą musieli samodzielnie dostarczyć tekstylia do punktów selektywnej zbiórki odpadów komunalnych (PSZOK).

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.